La région fiscale d’un document indique quelle grille de taux utiliser pour ses articles. Elle permet, par exemple, d’appliquer un taux de destination ou une exonération sans changer la catégorie de TVA du catalogue.
Lorsque votre administrateur active la proposition automatique, Kafinea tient compte de l’adresse de livraison et du profil du client. Vous gardez la main sur les choix déjà saisis. Le fonctionnement est commun aux devis, commandes client, factures et avoirs client, qu’ils soient créés directement ou issus d’un autre document.
Note : Les exemples de cette page sont fictifs. Les noms de régions sont illustratifs : utilisez les régions et taux validés pour votre entreprise.
1. Créer un document avec une proposition automatique #
- Choisissez l’organisation vendeuse et le client.
- Vérifiez l’adresse de livraison portée par le document, notamment le pays et le code postal. Elle peut différer de la facturation et de l’adresse habituelle du client.
- Consultez la région proposée et le message qui l’accompagne.
- Ajoutez vos articles et contrôlez leurs taux et le total.
Sur un nouveau document encore sans choix fiscal explicite, la proposition peut être appliquée automatiquement. Si vous changez le client ou l’adresse, elle est réexaminée. L’enregistrement attend la fin de la proposition en cours pour utiliser un état cohérent.
Lorsqu’une région ou des taxes ont été choisies manuellement, Kafinea les conserve et peut présenter une autre proposition avec l’action Appliquer cette région. Utilisez cette action après avoir vérifié son effet sur les lignes. Lorsqu’un lien d’annulation est proposé après application, il restitue l’état précédent.
La proposition est un résultat de configuration. Elle ne vérifie pas à votre place les justificatifs d’exonération, l’inscription à un régime déclaratif ou le traitement juridique de chaque marchandise.
2. Comprendre d’où vient la région #
Les informations déjà présentes sur le document précèdent la proposition automatique.
| Situation | Comportement |
|---|---|
| Région choisie explicitement | Ce choix est conservé ; une autre proposition demande votre action |
| Taxes saisies explicitement, y compris zéro | La proposition ne les remplace pas d’elle-même |
| Document déjà enregistré | Il conserve sa région et ses taxes ; modifier un réglage ne le recalcule pas |
| Document créé à partir d’un autre | La région et les taxes transmises par le document d’origine sont préservées |
| Nouveau document sans choix ni héritage, dans le périmètre activé | Kafinea recherche l’exception territoriale ou le pays, puis le choix correspondant au profil du client |
| Attribution automatique désactivée | En saisie directe, le défaut du tiers reste le mécanisme de proposition utilisé ; voir ci-dessous le fonctionnement propre aux imports |
| Achat | Le contexte fournisseur s’applique ; les conditions professionnelles des clients ne sont pas utilisées |
Une absence de région transmise par un document d’origine peut elle aussi être conservée. Elle ne signifie pas forcément que le calcul automatique a échoué.
Avec l’attribution par adresse active, une correspondance territoriale ou pays prime sur la région par défaut du client pour un nouveau document sans choix protégé. Le défaut du client peut servir lorsqu’aucune correspondance n’existe ; il ne résout pas un conflit entre règles ni une référence de région invalide.
Exemple : Atelier Sillage a établi un devis pour une livraison aux Pays-Bas avec une région choisie par l’opérateur. Lors de sa transformation en commande, ce choix est conservé, même si la règle du pays a changé entre-temps. La personne qui traite le dossier vérifie si une modification explicite est nécessaire.
3. Pourquoi deux clients livrés au même endroit peuvent avoir des régions différentes #
Une règle peut définir une région de base et des régions différentes pour Professionnel et Particulier. Elle peut aussi poser une condition supplémentaire pour le professionnel : une autorisation cochée sur la fiche client, ou un numéro de TVA d’un autre pays que le pays de départ (la case d’autorisation cochée vaut alors aussi).
Dans l’exemple fictif suivant, l’administrateur a configuré une région de base taxable et une région professionnelle exonérée sous condition d’autorisation :
| Client livré dans le pays configuré | Proposition |
|---|---|
| Particulier | Région prévue pour les particuliers, ou région de base si aucun choix particulier n’est renseigné |
| Professionnel autorisé | Région professionnelle exonérée |
| Professionnel non autorisé | Région de base et avis de vérification |
| Nature inconnue ou Organisme public | Région de base |
« Exonération intracommunautaire autorisée » est une case manuelle sur la fiche client. Une personne habilitée la renseigne après les vérifications prévues par l’entreprise. Elle n’est utilisée que lorsque la règle l’exige.
La case ne lance pas une vérification VIES, ne contrôle pas automatiquement la présence du numéro de TVA et n’expire pas automatiquement. La personne qui gère le dossier conserve les preuves et révise la décision lorsque nécessaire. Cocher cette case n’exonère pas toutes les ventes à ce client : la destination, la règle applicable et les choix du document restent déterminants.
Le numéro de TVA de la fiche client sert lorsque la règle exige un numéro de TVA d’un autre pays. Seuls sa présence et son préfixe de pays comptent. La case Exonération intracommunautaire autorisée cochée remplit aussi cette condition, pour un client dont le numéro n’est pas renseigné. Un client professionnel sans numéro adapté ni case cochée reçoit la région de base et l’avis correspondant.
Vous trouverez les trois modes et leur paramétrage dans La configuration des taxes.
4. Vérifier le taux d’une ligne #
La région sélectionne une grille ; la catégorie de taxe de l’article détermine quelle ligne de cette grille utiliser. Des valeurs propres à l’article peuvent compléter ou remplacer les valeurs générales.
Pour comprendre un taux, vérifiez dans cet ordre :
- le taux effectivement enregistré sur la ligne ;
- son origine éventuelle : saisie manuelle, document précédent ou commande de boutique ;
- la région du document ;
- la catégorie de taxe de l’article et ses éventuelles valeurs régionales ;
- la grille générale de cette catégorie.
Ainsi, un taux différent de la grille actuelle peut être cohérent avec un document historique ou une taxe source conservée. La bonne correction dépend de cette origine.
Astuce : Après une modification des grilles, vérifiez le résultat dans un nouveau formulaire. Un formulaire déjà ouvert peut encore contenir les valeurs chargées avant la modification. Enregistrez ou abandonnez d’abord vos saisies en cours avant de le rouvrir.
5. Traiter « TVA à vérifier » et les écarts de montant #
TVA à vérifier explique qu’une information ou une décision mérite votre attention. Un écart de montant compare le total du document au montant source conservé. Les deux indications répondent à des questions différentes : des totaux identiques ne prouvent pas que les taux sont corrects.
| Indication | Vérification utile |
|---|---|
| Région non déterminée | Vérifier l’adresse, la correspondance du pays et la région par défaut du client |
| Plusieurs règles de même priorité | Demander à l’administrateur de départager les exceptions |
| Région supprimée ou devenue indisponible | Remplacer la correspondance dans les réglages |
| Autorisation intracommunautaire à vérifier | Examiner le dossier client avant de cocher l’autorisation ou d’effectuer un choix explicite |
| Client professionnel sans numéro de TVA d’un autre pays | Vérifier le numéro de TVA sur la fiche client, puis la région du document |
| Commande de société sur un client enregistré comme particulier | Vérifier la nature du client sur sa fiche ; Kafinea ne la modifie pas d’elle-même |
| Contexte nécessitant un choix explicite | Vérifier l’organisation, le départ réel et la nature biens, services ou mixte |
| Taxes de boutique différentes de la grille | Comparer la commande source, la configuration et les justificatifs avant de décider d’une correction |
Ces avis ne bloquent pas la facturation. L’utilisateur décide du traitement, dans le respect des droits, des validations et des verrous habituels. Une donnée indispensable absente ou contradictoire peut en revanche empêcher un calcul ou un import : le message indique alors la configuration ou les données à compléter.
Le champ est informatif. Il ne constitue pas un statut d’approbation et ne fournit pas un visa de conformité fiscale.
6. Comprendre une commande importée d’une boutique en ligne #
Le réglage commun s’ajoute au fonctionnement du connecteur de votre boutique. Lorsqu’il est désactivé, la déduction géographique éventuellement prévue par ce connecteur reste applicable. Lorsqu’il est activé, le contexte et les profils communs aux documents sont également utilisés.
Kafinea reprend les taxes historiques de la commande, y compris une exonération établie, plutôt que le taux aujourd’hui affiché sur la fiche produit de la boutique. Une région proposée différente peut donner lieu à un avis sans remplacer la taxe facturée.
Pour le port, vérifiez les fonctions prises en charge par votre connecteur, puis le réglage Source de la TVA des frais de port sur la boutique. Il choisit entre le taux facturé par la boutique et les règles fiscales Kafinea. La page consacrée aux frais de port détaille cette distinction.
Rafraîchir depuis la boutique reprend les données de la commande source avec les réglages actuels. Avant de le lancer, examinez l’historique et les pièces liées : une correction effectuée dans Kafinea peut être remplacée par les données de la boutique. Conservez les corrections humaines en excluant les documents concernés de votre sélection de reprise. Les contrôles habituels des documents verrouillés et des pièces liées restent applicables.
Le rafraîchissement est refusé quand une facture, un bon de livraison ou un avoir reprend déjà les lignes du document : le message nomme ce document, et la commande reste inchangée. Lorsque la boutique recalcule la région et qu’aucune ne s’applique plus avec le paramétrage actuel, la commande n’en porte plus et l’avis TVA à vérifier l’indique.
7. Questions fréquentes #
Changer une règle corrige-t-il les factures déjà émises ?
Le changement prépare les nouvelles propositions. Les documents existants restent conservés ; une régularisation suit la procédure appropriée à leur état, après vérification.
Une adresse française suffit-elle à choisir la région France ?
Le pays est une première information. Le code postal ou la subdivision peuvent désigner un territoire soumis à une autre règle. Complétez l’adresse avant de vous fier à la proposition.
Je vends aussi des services. Le même automatisme décide-t-il de leur TVA ?
Le mode documenté concerne les ventes de biens dans le contexte activé. Les services, opérations mixtes et autres origines fiscales demandent un choix adapté. Vérifiez également que la nature de l’opération portée par le document correspond à son contenu.
Pourquoi le testeur donne-t-il une autre réponse que mon devis ?
Comparez d’abord les mêmes entrées : adresse de livraison du document, organisation, nature du client, autorisation et nature de l’opération. Vérifiez ensuite si le devis conserve un choix manuel, un héritage ou des taxes source. Le test d’adresse seul ne simule pas toutes ces priorités.
Puis-je demander de l’aide à l’assistant IA ?
Oui. Donnez-lui le document à expliquer et précisez le résultat attendu. Il doit distinguer les données observées des informations manquantes, vérifier l’origine des taxes et expliquer la règle utilisée. Une région nommée « Exonéré », un total sans TVA ou une case cochée ne suffisent pas à conclure à la conformité juridique.