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Le Centre de rapports regroupe, dans sa catégorie Finance, les états de la comptabilité générale. Ils sont calculés sur toutes les écritures de la société, quelle que soit leur origine : factures de vente et d’achat, banque, paie, saisies manuelles, imports. Chaque état s’affiche à l’écran, s’exporte en PDF et en Excel, et peut aussi être demandé à l’assistant IA de Kafinea.
1. Les états disponibles #
| État | Ce qu’il montre |
|---|---|
| Tableau de bord financier | Chiffre d’affaires, résultat, trésorerie nette, fonds de roulement, besoin en fonds de roulement, créances clients et dettes fournisseurs, puis la même lecture mois par mois. |
| Balance générale | Pour chaque compte : solde initial, débits et crédits de la période, solde débiteur ou créditeur. Les totaux par classe suivent. |
| Grand livre | Toutes les écritures de la période, compte par compte, avec le solde progressif. |
| Journaux | Les totaux de chaque journal, puis les écritures de la période, journal par journal. |
| Bilan | L’actif et le passif à une date de l’exercice, en modèle complet ou simplifié. |
| Compte de résultat | Les produits, les charges et le résultat depuis le début de l’exercice, en modèle complet ou simplifié. |
| Contrôle des à-nouveaux | L’ouverture de l’exercice comparée, compte par compte, à la clôture de l’exercice précédent. |
Ces états sont aussi listés dans l’onglet États financiers de la comptabilité.
2. Du montant à la pièce #
Chaque état mène au détail de ses chiffres :
- dans le bilan et le compte de résultat, cliquez sur un montant : la liste des comptes qui le composent s’affiche, avec leur total, égal au montant cliqué. Le bouton Retour à l’état vous ramène à l’état ;
- dans la balance, cliquez sur un numéro de compte pour ouvrir son grand livre sur les mêmes dates ;
- dans le grand livre et les journaux, le code journal ouvre le journal sur les mêmes dates, et le numéro de pièce ouvre l’écriture comptable ;
- la colonne Justificatif de ces deux états indique le document à l’origine de l’écriture, par exemple « Facture fournisseur 00001 », et ouvre sa fiche. Le trombone qui le suit affiche le fichier joint au document, comme le PDF d’une facture fournisseur reçue, dans la visionneuse ; le bouton Télécharger le fichier de la visionneuse l’enregistre si besoin. Pour une écriture importée depuis un fichier FEC, le justificatif est l’import lui-même, qui s’ouvre de la même façon ;
- les tiers des lignes (codes auxiliaires, comptes de tiers) mènent à leur fiche quand vous pouvez la consulter.
3. La présentation du bilan et du compte de résultat #
Le filtre Présentation propose :
- Officielle (par défaut) : les cadres de la liasse fiscale, avec les intitulés des rubriques regroupées, le code de chaque case et les montants à l’euro. L’export PDF reprend cette présentation ;
- Détaillée : les mêmes rubriques sous leurs titres, au centime, avec la variation par rapport à l’exercice précédent.
Le bilan et le compte de résultat s’ouvrent comparés à l’exercice précédent. Quand l’exercice précédent n’est pas tenu dans Kafinea, le bilan est comparé aux à-nouveaux de l’exercice, c’est-à-dire au bilan d’ouverture. Décochez Comparer à l’exercice précédent pour afficher l’exercice seul.
Le bilan et le compte de résultat sont calculés depuis le début de l’exercice jusqu’à la date Au : la date Du ne s’applique pas à ces deux états, et la barre de filtres affiche la période réellement calculée.
4. Choisir la société, l’exercice et les dates #
Cliquez sur Modifier les filtres :
- Société : les états portent toujours sur la société choisie en haut de l’écran, rappelée dans la barre de filtres. Pour passer à une autre société, changez-la en haut de l’écran ;
- Exercice : par défaut, l’exercice en cours de la société ;
- Du et Au : une période à l’intérieur de l’exercice. Un bilan ou un compte de résultat arrêté en cours d’exercice est une situation intermédiaire ;
- Du compte et Au compte : une plage de comptes, par exemple de
401à409pour les fournisseurs. Saisissez un numéro ou une partie du libellé pour retrouver un compte du plan, ou gardez le début de numéro saisi ; - Code auxiliaire et Détail par code auxiliaire (balance) : la balance d’un tiers, retrouvé par son code ou son nom, ou la balance des clients et des fournisseurs tiers par tiers ;
- Journaux : un ou plusieurs journaux, choisis dans la liste ;
- Montant minimal, Montants ronds et Écritures du week-end (grand livre et journaux) : les sélections usuelles d’une revue d’écritures ;
- Comparer à l’exercice précédent : ajoute la même période de l’exercice précédent et la variation ;
- Axe analytique (compte de résultat et grand livre, quand la comptabilité analytique est activée) : lit l’état par axe, avec les montants ventilés, non ventilés et l’écart avec la comptabilité générale. Les dates ne sont alors plus limitées à un exercice. Voir Lire les états analytiques.
Les montants sont dans la devise de la société. Le solde initial d’une période comprend les à-nouveaux et les écritures de l’exercice antérieures à la période.
5. Exporter en PDF ou en Excel #
Les boutons PDF et XLSX produisent l’état tel qu’il est filtré. Le fichier porte le nom de l’état, de la société et des dates couvertes, par exemple « Compte de résultat – Ma société – du 2025-10-01 au 2026-09-30.pdf ». Le PDF reprend en tête la société, l’exercice et la période ; il passe en format paysage quand l’état compte de nombreuses colonnes. Le fichier Excel contient toutes les lignes (jusqu’à 50 000) ; l’écran et le PDF en montrent une partie quand le grand livre est très long, et le disent.
6. Le contrôle des états #
Le bilan et le compte de résultat suivent les rubriques des modèles officiels. Sous l’état, un contrôle vous indique :
- les comptes ayant un solde qui ne sont repris dans aucune rubrique ;
- les comptes repris plusieurs fois ;
- l’écart entre l’actif et le passif ;
- l’écart entre le résultat de l’état et le résultat des écritures des comptes de charges et de produits.
Un plan comptable qui s’écarte du plan comptable général, par exemple celui d’une copropriété, se voit à cet endroit (une copropriété dispose de ses propres annexes, voir la section suivante). Les comptes qu’aucune rubrique ne reprend sont listés à part, en fin d’état, sous Comptes non repris par le modèle, avec un total qui les inclut : le bilan s’équilibre et le compte de résultat retrouve le résultat des écritures, sans qu’un compte soit rangé dans une rubrique qui n’est pas la sienne.
Le contrôle des comptes du tableau de bord financier #
Un indicateur juste ne vaut que si les écritures le sont. Avant ses indicateurs, le tableau de bord financier affiche donc le résultat d’un contrôle des comptes :
- Incohérence : les montants ne peuvent pas être justes en l’état. C’est le cas d’un journal dont les débits et les crédits ne sont pas égaux, ou d’à-nouveaux qui ne reprennent pas la clôture de l’exercice précédent.
- À vérifier : un solde inhabituel, à comparer avec vos documents. Par exemple un compte d’attente ou des virements internes non soldés, une banque ou une caisse créditrice, des fournisseurs débiteurs, ou un compte bancaire dont le solde communiqué par la banque diffère de la comptabilité.
Le bandeau indique les indicateurs concernés et ceux qui ne le sont pas. Dépliez-le pour voir chaque point, ce qu’il faut faire et un lien vers le grand livre, le journal ou le contrôle de continuité. Sur chaque indicateur touché, un badge rappelle le nombre de points. Quand rien n’est relevé, le bandeau liste les contrôles effectués.
Les points « À vérifier » ne sont signalés qu’au-delà de 1 % du chiffre d’affaires (et au moins 1 000), pour ne pas noyer l’essentiel sous les centimes.
Comprendre chaque indicateur #
Le bouton à droite du nom d’un indicateur, ou son badge, ouvre son explication : ce qu’il mesure, comment il se calcule et comment le lire. Il s’ouvre d’un clic ou d’un toucher et se ferme en touchant à côté ; sur téléphone, l’explication s’affiche en bas de l’écran.
Les courbes et le tableau mois par mois s’arrêtent au dernier mois qui contient des écritures. La mention au-dessus des indicateurs précise alors jusqu’à quelle date les écritures sont saisies.
7. Les annexes comptables des copropriétés #
Une copropriété présente ses comptes à l’assemblée générale sous la forme de cinq annexes réglementaires (décret n° 2005-240 du 14 mars 2005), et non sous la forme d’un bilan et d’un compte de résultat. Une fois la fonctionnalité Annexes comptables des copropriétés activée dans Paramètres > Fonctionnalités, le Centre de rapports les propose dans la catégorie Finance. Tant qu’elle ne l’est pas, un administrateur dont la comptabilité ressemble à celle d’une copropriété voit, sur la page États financiers, une mention discrète qui permet de l’activer en un clic :
| Annexe | Ce qu’elle montre |
|---|---|
| Annexe 1 : état financier après répartition | La trésorerie, les provisions et avances (provisions pour travaux, avances, fonds de travaux, solde en attente sur travaux), les créances et les dettes à la clôture. |
| Annexe 2 : compte de gestion général | Les charges et les produits de l’exercice par nature, les opérations courantes d’une part, les travaux et autres opérations exceptionnelles d’autre part, avec l’excédent ou l’insuffisance affecté aux copropriétaires. |
| Annexe 3 : compte de gestion pour opérations courantes | Les charges courantes et les produits affectés par catégorie de charges du règlement de copropriété (charges générales, ascenseur, bâtiment…), puis les provisions appelées et le solde. |
| Annexe 4 : compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles | Les dépenses, les provisions appelées et le solde de l’exercice, opération par opération : travaux, puis opérations exceptionnelles. |
| Annexe 5 : état des travaux et opérations exceptionnelles non clôturés | Pour chaque opération en cours : les travaux réalisés, les appels, emprunts et subventions reçus, et le solde en attente, dont le total est celui du solde en attente sur travaux de l’annexe 1. |
Chaque annexe présente l’exercice précédent à côté de l’exercice clos. Deux filtres leur sont propres :
- Journal des écritures de clôture : une comptabilité importée d’un autre logiciel solde souvent les comptes de travaux, le dernier jour de l’exercice, vers le solde en attente sur travaux. Choisissez ce journal pour que les annexes 2 à 5 montrent les travaux de l’exercice. Quand Kafinea repère de telles écritures, l’annexe vous indique le journal à choisir ;
- Axe des catégories de charges (annexe 3) : l’axe analytique dont les valeurs sont les catégories de charges de la copropriété. Sans axe, les charges forment une seule catégorie ; les charges qui ne sont ventilées sur aucune valeur figurent dans Non ventilé.
Une opération de travaux réunit les comptes de provisions, de charges et d’appels de fonds qui portent le même suffixe (par exemple 102004, 671004, 702004 et 705004).
Ce que vous devez compléter vous-même avant l’assemblée générale :
- les budgets votés, ainsi que le montant voté, la date d’assemblée, les travaux payés et les financements à recevoir de chaque opération, et le montant restant dû des emprunts : leurs colonnes et lignes restent vides ;
- la répartition de l’excédent ou de l’insuffisance des opérations courantes entre les copropriétaires : tant qu’elle n’est pas comptabilisée, l’annexe 1 la présente sur une ligne distincte des copropriétaires, pour que les deux côtés de l’état restent égaux, et le signale.
Sous chaque annexe, un contrôle vérifie l’égalité des deux côtés de l’état financier, l’accord des annexes 3 et 4 avec l’annexe 2, le rapprochement de l’annexe 5 avec le solde en attente sur travaux, et liste les comptes hors nomenclature des copropriétés.
8. Interroger l’assistant IA #
L’assistant IA de Kafinea utilise ces mêmes états, avec vos droits. Exemples :
- « Donne-moi la balance générale de l’exercice clos le 30/09/2025 en Excel » ;
- « Quels fournisseurs nous doivent encore de l’argent, ou à qui devons-nous de l’argent, au 30/09/2026 ? » ;
- « Prépare le compte de résultat de l’exercice et compare-le à l’an dernier » ;
- « Les à-nouveaux de l’exercice correspondent-ils à la clôture de l’exercice précédent ? » ;
- « Liste les écritures passées un week-end ou d’un montant rond supérieur à 5 000 € » ;
- « Fais-moi un PDF du tableau de bord financier pour mon conseil » ;
- « Sors-moi le compte de résultat par activité en Excel » : l’assistant produit aussi les fichiers des états lus par axe analytique ;
- « Prépare l’annexe 1 et l’annexe 2 de la copropriété pour l’exercice clos le 30/09/2026, en PDF ».
L’assistant indique toujours la société, l’exercice et les dates de ses chiffres, et vous donne un lien de téléchargement pour les fichiers. Les fichiers restent disponibles sept jours.
9. Les droits #
L’accès à ces états se règle dans les profils, par le droit États comptables du Centre de rapports. À sa création, ce droit est donné aux profils qui consultent déjà les écritures comptables. Un état porte sur toute une société : s’il contient une écriture que vous ne pouvez pas voir, il est refusé en entier plutôt que faux.
La lecture par axe du compte de résultat et du grand livre relève des droits de la comptabilité analytique : une personne qui n’a que ces droits ouvre ces deux états directement sur leur lecture par axe.