View Categories

Importer un fichier FEC

12 minutes

0:00 14:27

📍 Où trouver ce module ?
Menu principal > Finances > Comptabilité > Imports

Le fichier des écritures comptables (FEC) contient toute la comptabilité d’un exercice. Kafinea sait le charger : vous retrouvez ensuite les écritures, les journaux, les comptes et les tiers de l’exercice dans votre comptabilité, avec la garantie que la balance de Kafinea est identique à celle du fichier, au centime près.

Les usages les plus courants :

  • charger la comptabilité d’une société pour l’analyser dans Kafinea ;
  • reprendre l’historique d’un exercice tenu dans un autre logiciel ;
  • récupérer le plan comptable, les journaux et les tiers d’un dossier.

1. Avant de commencer #

  • Vos droits. L’import est ouvert aux profils qui ont accès aux imports comptables. À l’installation, ce droit suit celui des écritures manuelles : les profils comptables l’ont, votre administrateur peut l’ajuster profil par profil.
  • Un exercice, un fichier. Un FEC s’importe sur un exercice. Kafinea propose l’exercice d’après les dates du fichier ; il le crée s’il n’existe pas. Un exercice existant n’est jamais remplacé sans votre accord.
  • Les formats acceptés. Un fichier texte (.txt ou .csv, séparé par des tabulations, des barres verticales ou des points-virgules), une archive .zip qui le contient, ou un classeur .xlsx dans lequel le fichier a été ouvert puis enregistré. L’encodage et la présentation des montants (débit et crédit, ou montant et sens) sont reconnus automatiquement.

2. Les quatre étapes de l’assistant #

Sélectionnez d’abord, en haut de l’écran, la société dont vous importez les écritures : le fichier est importé dans cette société, et la liste des imports ne montre que les siens. Ouvrez ensuite Comptabilité > Imports, puis déposez votre fichier. L’assistant vous guide en quatre étapes, suivies d’une cinquième, facultative, pour reprendre vos pièces (section 6). Vous pouvez quitter la page à tout moment : l’import garde le fichier, vos décisions et son avancement, et se rouvre là où vous l’avez laissé.

Étape 1 – Fichier #

Kafinea lit le fichier sans rien écrire dans votre comptabilité et vous présente :

  • la période des écritures, le nombre de lignes et d’écritures ;
  • le total des débits et des crédits ;
  • le format reconnu.

Certains logiciels donnent un numéro à chaque ligne au lieu d’un numéro par écriture. Kafinea reconstitue alors les écritures (par journal et par jour, ou par pièce) de façon à ce que chacune soit équilibrée, et garde le numéro d’origine sur chaque ligne.

Si les accents du fichier sont abîmés (« RÚmunÚration » au lieu de « Rémunération »), Kafinea vous propose de les réparer, avec un aperçu.

Une écriture déséquilibrée arrête l’import : l’assistant la nomme (journal, numéro, date, écart). Corrigez-la dans le logiciel d’origine puis déposez le nouveau fichier. Kafinea n’équilibre jamais une écriture à votre place.

Étape 2 – Société et exercice #

  • Société : c’est la société sélectionnée en haut de l’écran. Si le nom du fichier porte un SIREN, Kafinea vérifie qu’il est bien celui de cette société ; s’il ne l’est pas, l’import est arrêté. Sélectionnez alors la bonne société et déposez de nouveau le fichier. Un import commencé dans une société se reprend depuis cette même société.
  • Exercice : Kafinea propose de créer l’exercice ou d’utiliser celui qui existe. Si un exercice vide chevauche celui du fichier (par exemple l’année civile créée à l’ouverture de votre espace, alors que votre exercice va d’octobre à septembre), vous choisissez de le décaler ou de le supprimer. Si l’exercice a déjà été importé, vous pouvez remplacer l’import précédent.
  • À-nouveaux : les écritures d’ouverture du fichier sont reconnues, par leur journal ou par leurs libellés (« A nouveau », « R.A.N. »). Par défaut, ce sont celles du fichier qui font foi. Si l’exercice précédent est déjà dans Kafinea, l’assistant les compare à la clôture qu’il a calculée et vous montre les comptes en écart, du plus important au plus petit, avec l’ouverture du fichier et la clôture de Kafinea. Sans exercice précédent dans Kafinea, l’ouverture du fichier est retenue d’office ; vous pouvez toujours choisir de l’importer comme des écritures ordinaires. Si l’ouverture porte des comptes de charges ou de produits que l’exercice ramène à zéro, comme les travaux en cours d’une copropriété, l’assistant vous en informe simplement. S’ils gardent un solde, ce qui est inhabituel, il vous le signale : ces lignes sont importées telles quelles et comptent dans le résultat de l’exercice. Vérifiez-les avec votre logiciel d’origine, ou importez l’ouverture du fichier comme des écritures ordinaires.

Étape 3 – Correspondances #

Trois onglets présentent les comptes, les journaux et les tiers du fichier, avec ce qu’ils deviennent dans Kafinea : retrouvés, à créer, ou à décider.

  • Les comptes sont retrouvés par leurs chiffres significatifs (401000 et 40100000 désignent le même compte). Si les numéros du fichier sont plus courts que ceux de Kafinea, ils sont complétés ; si votre espace ne contient encore aucune écriture, Kafinea adopte la longueur des comptes du fichier.

  • Un même numéro peut avoir un autre sens d’un plan comptable à l’autre : dans un plan de copropriété, le 6211 est la rémunération du syndic, dans le plan comptable général le personnel intérimaire. Quand un compte retrouvé porte un autre libellé dans le fichier, l’assistant vous demande lequel garder. Le libellé du fichier est proposé si votre comptabilité ne contient encore aucune écriture ; une annulation de l’import rend aux comptes leur libellé.

  • Un journal du fichier qui ressemble à un journal existant (même nom, code différent) vous est présenté : rattachez-le ou créez-le.

  • Les tiers sont créés, ou retrouvés quand ils existent déjà (par leur code, puis par leur nom). Un fichier peut porter ses tiers de deux façons, et Kafinea accepte les deux, quel que soit le mode de vos comptes de tiers :

    • un compte collectif et un code auxiliaire (411000 et le code du client) ;
    • un compte par tiers (401DUPONT) : Kafinea en déduit le tiers et garde le numéro du fichier comme code.

    Les copropriétaires en 450 sont classés parmi les clients ; vous pouvez choisir une autre famille. Les autres comptes de tiers dont la racine n’indique ni un client ni un fournisseur (associés, débiteurs divers) vous sont soumis une fois par racine : clients, fournisseurs, personnes, ou compte sans tiers. Ils gardent leur racine : un copropriétaire classé parmi les clients reste en 450. À l’import de l’exercice suivant, la famille sous laquelle ces tiers existent déjà vous est proposée.

Quand il n’y a rien à décider, l’étape vous le dit et se franchit d’un clic.

Étape 4 – Contrôle et import #

L’assistant récapitule ce qui va être créé, puis vous lancez l’import. Il se déroule en tâche de fond, mois par mois : vous pouvez le mettre en pause et le reprendre.

À la fin, le bouclage compare la balance du fichier et celle de Kafinea, compte par compte (et code auxiliaire par code auxiliaire), puis classe par classe. Un écart nul est la preuve que tout le fichier est passé.

3. Valider ou annuler #

Tant que vous ne l’avez pas validé, un import s’annule en entier : toutes ses écritures sont retirées. Kafinea vous propose ensuite de supprimer ce que l’import avait créé et que plus rien n’utilise (comptes, journaux, tiers, exercice), ou de le garder.

Valider rend l’import définitif. Clôturer l’exercice le valide également.

Une écriture importée mène à son import : la colonne Justificatif du grand livre et des journaux, ou le champ Pièce justificative de l’écriture, ouvre la fiche de l’import. Son résumé indique la société et l’exercice, la période, le contenu et les totaux du fichier, puis le résultat du bouclage. Le bouton Ouvrir le dossier d’import y mène pour valider, annuler ou reprendre les pièces.

4. Ce que l’import garde du fichier #

Chaque ligne importée conserve les colonnes du FEC d’origine : numéro d’écriture, référence et date de pièce, date de validation, lettrage, montant en devise. L’export FEC de l’exercice les restitue, si bien que le fichier exporté correspond à celui que vous avez importé.

Le lettrage du fichier est conservé et restitué à l’export. La reprise des pièces (section 6) s’en sert pour rapprocher les règlements des factures.

5. Importer depuis l’assistant IA ou par l’API #

L’import est le même quel que soit le chemin :

  • l’assistant IA de Kafinea : déposez le fichier dans la conversation et demandez son import. L’assistant analyse le fichier, vous pose chaque décision et ne lance, n’annule ou ne valide rien sans votre accord ;
  • l’API et le serveur MCP : les intégrateurs disposent des mêmes étapes (préparer, consulter, décider, lancer, contrôler). Pour un gros fichier, déposez-le compressé en .zip.

Un import commencé par un chemin se poursuit par un autre : par exemple, préparé par l’assistant IA, il se termine à l’écran.

6. Reprendre les factures, avoirs et règlements #

Quand vous passez à Kafinea, le FEC de votre ancien logiciel suffit à reprendre vos factures et avoirs clients et fournisseurs, vos règlements et ce qui reste dû, avec les PDF d’origine. Une fois l’import passé, l’étape 5 Reprise des pièces s’ouvre dans le dossier d’import : elle est facultative et distincte du contrôle comptable de l’étape 4, qui l’annonce en bas de page.

  1. Préparer la reprise. Kafinea reconstitue les pièces à partir des écritures, sans rien créer : chaque facture avec ses lignes par compte et sa TVA, chaque règlement, et le rapprochement des règlements avec les factures d’après le lettrage du fichier.

  2. Choisir ce qui est repris. Clients et fournisseurs sont cochés, comme les autres tiers que vous avez classés parmi eux, par exemple les copropriétaires : leurs appels de fonds deviennent des factures clients. Les personnes (notes de frais et règlements) et les tiers d’une autre famille se cochent si vous le souhaitez. Chaque case affiche ce qu’elle créerait ; une pièce d’une famille non cochée est marquée Hors périmètre.

  3. Décider ce que le fichier ne dit pas. Le mode de règlement des règlements de chaque compte de banque, le taux de TVA d’une pièce que le fichier ne permet pas de trancher, et, pour un compte sans lettrage, si les règlements soldent automatiquement les pièces les plus anciennes (proposé par défaut).

  4. Vérifier la prévisualisation. Pour chaque type de pièce : ce qui sera créé, avec son montant et son reste dû, et ce qui est écarté, avec la raison. Kafinea propose une solution plutôt que d’écarter :

    • une journée que votre ancien logiciel avait regroupée est lue pièce par pièce, grâce à la référence de chaque pièce ;
    • une ligne partagée entre plusieurs tiers, comme un appel de fonds noté en une seule ligne pour tous les copropriétaires, est répartie au prorata de leurs montants ; le détail de chaque pièce, marquée Répartie, indique sa part ;
    • un numéro déjà utilisé est complété par le journal et le numéro de l’écriture d’origine, par exemple PIECE-AF-4230001 ;
    • une compensation entre deux tiers qui ne règle aucune pièce est gardée comme règlement non affecté ;
    • une ligne dont la référence est le numéro de compte d’un tiers lui revient, comme les contreparties d’un appel de travaux annulé copropriétaire par copropriétaire ;
    • une pièce suit son tiers : une régularisation de charges sur un copropriétaire classé client devient une facture ou un avoir client, avec ses lignes sur les comptes de charges, de fonds de travaux ou d’attente ;
    • une pièce à 0,00 €, dont les lignes s’annulent, n’est pas créée : elle est seulement signalée ;
    • un taux de TVA absent de Kafinea, un total qui diffère du fichier ou des lignes qui s’annulent vous sont demandés, pièce par pièce.

    Chaque solution se refuse : choisissez alors d’écarter les pièces concernées.

    Le tableau Points d’attention du fichier, en tête de l’étape, rassemble ce qui mérite un coup d’œil : en orange une anomalie du fichier, comme un même numéro de facture réutilisé chez un fournisseur ; en bleu ce que Kafinea a fait pour reprendre une pièce ; en rouge les pièces écartées. Voir liste les pièces concernées, et chacune porte dans la liste une pastille de la même couleur. Imprimer la liste édite le tout, regroupé par point. Cliquez sur une pièce pour voir ses lignes, ses règlements et l’écriture du fichier dont elle vient. Le contrôle des tiers vérifie, client par client et fournisseur par fournisseur, que le reste dû repris égale le solde du fichier, au centime.

  5. Joindre les PDF. Déposez un .zip des PDF de vos pièces. Chaque PDF va à la pièce dont la référence commence son nom de fichier, quel que soit le dossier où il se trouve ; une facture électronique Factur-X est reconnue par son numéro et son montant. Si vos fichiers sont nommés autrement, ajoutez à la racine du .zip un fichier pieces.csv qui associe chaque fichier à sa référence (fichier;référence). Vous voyez le rapprochement avant de joindre.

  6. Créer les pièces. La création se fait en tâche de fond.

Les pièces reprises gardent leur numéro d’origine, sans consommer de numéro de votre numérotation Kafinea. Elles sont verrouillées, ne passent aucune écriture (elles sont déjà dans la comptabilité par l’import) et ne sont jamais transmises à la plateforme de facturation électronique. Leur fiche indique qu’elles sont reprises du logiciel précédent.

Un règlement que vous saisissez ensuite dans Kafinea se ventile normalement sur une facture reprise : la balance âgée et les relances partent ainsi du bon reste dû dès le premier jour.

La reprise suppose de passer à Kafinea en début d’exercice. Pour reprendre deux exercices, reprenez d’abord le plus ancien : les pièces encore dues à sa clôture continuent dans l’exercice suivant, sans être recréées, et ses règlements s’y rattachent. Votre ancien logiciel peut détailler l’ouverture autrement, par exemple une facture et ses prélèvements pas encore lettrés, là où Kafinea garde la facture partiellement réglée : le reste dû de chaque tiers part quand même de l’ouverture du fichier. Si l’ouverture d’un tiers diffère de ce qui restait dû, une pièce de solde couvre l’écart et vous est signalée.

La balance âgée reprend les pièces restant dues et les règlements non affectés, comme un acompte ou un prélèvement que votre ancien logiciel n’avait pas encore lettré : le total de chaque tiers correspond au solde de son compte.

Annuler la reprise retire les pièces, règlements et PDF qu’elle a créés, sans toucher aux écritures de l’import. Une pièce qu’un règlement saisi depuis vient solder est gardée et signalée.

Questions fréquentes #

Combien de temps dure un import ? L’analyse prend quelques secondes. L’import d’un exercice de 50 000 lignes prend environ cinq minutes, création des tiers comprise.

Puis-je importer plusieurs exercices ? Oui, un fichier par exercice, dans l’ordre que vous voulez. L’ouverture de chaque exercice importé reste celle de son fichier ; celle d’un exercice tenu ensuite dans Kafinea est calculée à partir du dernier exercice importé.

Que deviennent les écritures si je relance le calcul de la comptabilité ? Rien : les écritures importées sont reconstruites à l’identique à partir de l’import.

Le fichier d’origine est-il conservé ? Oui, avec son empreinte, dans l’import.

La reprise des pièces modifie-t-elle la comptabilité ? Non. Les pièces reprises ne passent aucune écriture, et relancer le calcul de la comptabilité ne les comptabilise pas.

Puis-je reprendre les pièces d’une comptabilité de trésorerie ? Non : un tel FEC ne contient pas les factures non payées.