Les comptes auxiliaires

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Un compte auxiliaire permet de suivre chaque client et chaque fournisseur individuellement sans créer un compte comptable par tiers. Les écritures sont imputées sur un compte collectif unique (411000 pour les clients, 401000 pour les fournisseurs), et chaque tiers y est identifié par son code auxiliaire.

C’est la manière dont travaillent les cabinets comptables, et c’est ce que la plupart des logiciels comptables attendent en import.

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1. Deux façons de tenir les comptes de tiers #

Kafinea sait fonctionner selon deux modes. Votre instance en utilise un seul à la fois, et vous choisissez le moment d’en changer.

Les deux modes produisent exactement les mêmes états financiers. Ce qui change, c’est la façon dont le détail par tiers est porté : par le numéro de compte dans le premier cas, par le code auxiliaire dans le second.

Note : Tant que vous n’avez pas basculé votre instance, rien ne change : vos comptes dédiés continuent de fonctionner comme avant, et vos exports sont identiques.

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2. Pourquoi passer aux comptes auxiliaires #

• Un plan comptable qui reste lisible. Une entreprise de 20 000 clients a un plan comptable de quelques centaines de comptes au lieu de 20 000.
• Des exports que votre cabinet attend. Le fichier des écritures comptables (FEC) remplit ses colonnes « compte auxiliaire », et les formats destinés aux logiciels comptables portent le code du tiers.
• Une balance âgée par tiers et un lettrage qui restent naturels : le tiers est porté par l’écriture, pas déduit du numéro de compte.
• Des reprises de données plus simples : le code auxiliaire d’un tiers importé depuis votre ancien logiciel peut être conservé tel quel.

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3. Le code auxiliaire d’un tiers #

Le code auxiliaire est visible sur la fiche du client, du fournisseur ou de la personne, dans le champ Code auxiliaire, à côté du compte comptable.

Ce que vous pouvez en faire :

• Le laisser vide : Kafinea l’attribue automatiquement selon le format paramétré.
• Le saisir vous-même, notamment pour reprendre le code utilisé par votre ancien logiciel.
• L’importer, par un import de fichier comme par l’API.

Une seule règle, simple : le code reste modifiable tant qu’aucune écriture comptable ne le porte. Dès qu’une écriture est imputée sous ce code, il est figé : c’est ce qui garantit qu’un code déjà transmis à votre comptable désigne toujours le même tiers.

Astuce : Une fiche client qui a dix ans de comptabilité mais pas encore de code auxiliaire reste librement modifiable. Vous pouvez donc préparer sereinement vos codes avant une bascule.

Un code déjà utilisé par un autre tiers est refusé, avec un message qui le dit. Un code trop long est refusé également : il n’est jamais tronqué en silence.

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4. Le compte collectif d’un tiers #

Le compte collectif est le compte sur lequel les écritures du tiers sont imputées. Kafinea le détermine dans cet ordre :

1. le compte collectif choisi sur la fiche du tiers, s’il y en a un ;
2. la première règle qui correspond au tiers, par ordre de priorité croissante ;
3. le compte collectif défini dans les paramètres de comptabilité ;
4. à défaut, le compte livré avec Kafinea : 411000 pour les clients, 401000 pour les fournisseurs.

Cette chaîne garantit qu’un tiers a toujours un compte collectif, même si aucun paramétrage n’a été fait : la création d’un client n’est jamais bloquée par une question de paramétrage comptable.

Pour définir vos propres règles, voir Paramétrer les comptes auxiliaires.

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5. Consulter le compte d’un tiers #

Avec un compte collectif, ouvrir 411000 affiche les écritures de tous vos clients. Pour retrouver celles d’un seul, partez de sa fiche : dans le menu d’actions de la fiche d’un client, d’un fournisseur ou d’une personne, l’entrée Compte comptable ouvre son grand livre.

Vous y retrouvez exactement ce que vous connaissez : les écritures dans l’ordre, avec justificatif, journal, débit, crédit et solde progressif, mais limitées à ce tiers. Un bandeau en haut de l’écran nomme le tiers affiché et son code, avec un lien Tout le compte pour revenir au collectif entier.

Le bouton Imprimer produit l’extrait de ce que vous voyez : l’en-tête du document nomme le tiers, et le nom du fichier porte son code, de sorte que deux extraits du même collectif sur la même période ne se confondent pas.

Astuce : Le grand livre d’un tiers se lit aussi depuis l’écran de comptabilité, en saisissant le compte collectif puis en filtrant la colonne Code tiers. L’entrée de la fiche vous évite d’avoir à connaître le code par cœur.

Sur une instance qui n’utilise pas encore les comptes auxiliaires, la même entrée ouvre le compte dédié du tiers : le chemin est identique dans les deux modes.

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6. Ce qui change dans vos exports #

Après la bascule, les dix sorties comptables continuent de fonctionner, chacune selon ce que son destinataire attend :

Note : Si vos codes auxiliaires reprennent les numéros de vos anciens comptes dédiés (c’est ce que fait la bascule par défaut), les fichiers produits après la bascule sont identiques à ceux d’avant. Votre cabinet ne voit aucune rupture.

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7. Questions fréquentes #

Faut-il basculer pour utiliser les codes auxiliaires ?
Non pour les saisir : le champ Code auxiliaire est disponible dès maintenant sur les fiches de tiers, et vous pouvez le remplir ou l’importer. Oui pour que la comptabilité les utilise comme clé d’imputation.

Mes états financiers vont-ils changer ?
Non. Le compte de résultat est identique, et le bilan reclasse les tiers un par un : un client en avance devient une dette au passif, exactement comme il le faisait déjà avec son compte dédié.

Puis-je revenir en arrière ?
Oui. La bascule conserve l’imputation d’origine de chaque écriture et de chaque tiers, et sait la restaurer. Voir Basculer vers les comptes auxiliaires.

Comment imputer une saisie manuelle sur un tiers ?
Dans la colonne Compte de la ligne, saisissez le nom du tiers ou son code auxiliaire et choisissez la proposition marquée Tiers : la ligne est imputée sur son compte collectif avec son code. Dans un fichier de lignes importé, indiquez le code dans la cinquième colonne, Code auxiliaire, ou directement à la place du numéro de compte. Voir Les saisies manuelles.

Mes anciens comptes dédiés sont-ils supprimés ?
Non, ils sont désactivés. Ils restent consultables, et une marche arrière les réactive dans l’état exact où ils étaient.

Est-ce compatible avec plusieurs sociétés et plusieurs devises ?
Oui. Le code auxiliaire s’ajoute à l’imputation, il ne remplace ni la société ni la devise d’une écriture.

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Glossaire #

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Références liées #

• Paramétrer les comptes auxiliaires
• Basculer vers les comptes auxiliaires
• Les écritures comptables
• L’export de comptabilité au format FEC
• Les outils pour vérifier sa comptabilité