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Un indicateur porte les quantités qui servent à répartir les montants communs : les ETP de chaque activité, la surface occupée par chaque site, les heures passées par projet, ou des montants que vous voulez attribuer exactement. Une clé de répartition fondée sur un indicateur lit ces quantités à chaque répartition de clôture.
Créer un indicateur #
Dans Indicateurs de répartition, créez une fiche et renseignez :
- Axe analytique : l’axe dont les valeurs portent les quantités, par exemple Activité.
- Unité : ce que mesurent les quantités (ETP, m², heures, ou une devise pour des montants).
- Lecture sur une période : la façon de lire les quantités sur la période d’une répartition.
| Lecture | Pour | Exemple |
|---|---|---|
| Moyenne sur la période | Effectifs, surfaces | 4 ETP au premier trimestre (90 jours) et 6 au deuxième (91 jours) font 5,01 ETP sur le semestre |
| Somme sur la période | Heures, montants | 300 heures puis 500 heures font 800 heures sur le semestre |
| Dernière valeur saisie | Une photographie à date | Les ETP du dernier trimestre saisi |
La moyenne est pondérée par le nombre de jours : chaque quantité compte pour les jours de sa période compris dans la période répartie, et les jours sans quantité comptent pour zéro. La somme reprend chaque quantité au prorata des jours de sa période compris dans la période répartie : 900 heures saisies pour un trimestre comptent pour 300 heures dans une répartition d’un mois de ce trimestre. La dernière valeur saisie reprend, pour chaque valeur, la quantité de la période la plus récente qui recoupe la période répartie, sans prorata.
Pour des montants à atteindre (un chiffre d’affaires par activité, par exemple), choisissez la somme et saisissez les montants dans la devise comptable de la société, au centime.
Saisir les quantités #
Sur la fiche de l’indicateur, cliquez sur Saisir les quantités. La grille présente une ligne par valeur de l’axe et une colonne par mois, trimestre ou année, au choix.
- Tapez une quantité dans chaque case ; la touche Entrée passe à la ligne suivante.
- Collez un bloc copié d’un tableur : il se répartit dans les cases à partir de celle sélectionnée.
- Recopier vers… reprend les quantités de la colonne précédente, pratique quand les effectifs changent peu d’un trimestre à l’autre.
- Une case vide efface la quantité.
Les cases modifiées sont surlignées, les totaux de colonne se mettent à jour pendant la saisie et seules les cases modifiées sont enregistrées.
Exemple : Au troisième trimestre, saisissez 3,5 ETP en Édition, 2 en Communication, 1 en Matériel et 0,5 en Jeux. Une répartition au 30 septembre en cumul lit la moyenne de ces quantités depuis le début de l’exercice.
Bien couvrir la période #
Quand les quantités ne couvrent qu’une partie de la période répartie, les jours sans quantité comptent pour zéro et la simulation l’indique par un avertissement. Saisissez donc une quantité pour chaque période de l’exercice, ou choisissez la lecture Dernière valeur saisie si seule la photographie à date compte.
Deux quantités d’une même valeur ne peuvent pas se chevaucher : saisissez toujours sur la même grille (par trimestre par exemple). Les quantités saisies sur une autre grille restent visibles en changeant de grille.
Une quantité est un nombre positif ou nul, avec six décimales au plus ; une valeur à zéro ne reçoit rien. Les valeurs inactives de l’axe apparaissent en fin de grille : une quantité positive sur une valeur inactive bloque la répartition.
Modifier une quantité après une répartition #
Une quantité reste modifiable après une répartition validée. La répartition déjà validée garde, dans son détail, les quantités qu’elle a utilisées ; un bandeau sur l’écran des répartitions signale qu’elle n’est plus à jour. En mode cumul, la situation suivante intègre la correction. Pour refaire la dernière situation, relancez-la depuis l’historique tant que sa période comptable est ouverte.
Qui saisit les quantités #
La saisie demande le droit de modifier l’indicateur. Une personne des ressources humaines ou un responsable d’activité peut donc saisir les ETP sans pouvoir valider les répartitions, réservées aux personnes qui peuvent modifier les cycles. Les quantités se saisissent aussi par l’Assistant Kafinea ou par l’API, avec les mêmes contrôles.