Paramétrer les comptes auxiliaires

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Deux réglages décident de la vie comptable de vos tiers : la forme des codes auxiliaires attribués automatiquement, et les règles qui envoient chaque famille de tiers vers son compte collectif. Les deux se règlent sur un seul écran, et se testent sur un tiers réel avant d’engager quoi que ce soit.

Ce paramétrage se prépare avant une bascule, mais reste modifiable ensuite.

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1. Choisir la forme des codes #

Dans Finances > Comptabilité > Paramètres > Format des codes auxiliaires, le champ Gabarit des codes décrit la forme que prendront les codes attribués automatiquement. L’aperçu, juste en dessous, se met à jour pendant que vous saisissez : vous voyez le résultat sur trois noms d’exemple avant d’enregistrer quoi que ce soit.

Les éléments disponibles :

Quelques gabarits courants :

Astuce : Le compteur, affiché sous l’aperçu, ne redescend jamais. C’est ce qui garantit qu’un code déjà transmis à votre comptable ne sera pas réattribué à un autre tiers.

Deux gabarits sont refusés, et l’écran vous dit pourquoi :

• un gabarit sans compteur, sans nom, sans champ et sans identifiant externe, qui donnerait le même code à tous les tiers. Des zéros de remplissage ne distinguent personne : CLI{pad:10} donnerait CLI0000000 à tout le monde, il est donc refusé comme CLI seul ;
• un gabarit qui produirait des codes de plus de 32 caractères, longueur de remplissage comprise.

Le motif du refus s’affiche sous le champ dès la saisie, et l’enregistrement n’est proposé que lorsque le gabarit est correct : vous corrigez, vous revoyez l’aperçu, vous enregistrez. Le gabarit précédent reste en place tant que vous n’avez pas enregistré.

Obtenir des codes de longueur constante #

Beaucoup de plans comptables demandent des codes auxiliaires tous de la même longueur. Il faut alors distinguer deux façons de compléter avec des zéros :

• {seq:11} complète le compteur sur 11 chiffres. Si ce qui le précède varie de longueur, comme un identifiant de boutique, la longueur totale du code varie aussi : 39146-00000000000 fait 17 caractères, 3169-00000000000 en fait 16.
• {pad:17} complète le code entier jusqu’à 17 caractères, quelle que soit la longueur des autres éléments. 39146- et 3169- donnent alors tous deux un code de 17 caractères exactement.

Écrivez donc {extid}-{pad:17} plutôt que {extid}-{seq:11} dès que la longueur totale compte. L’aperçu vous le montre directement : il est calculé sur trois identifiants de longueurs différentes, et les trois codes obtenus ont la même longueur.

Le remplissage ne raccourcit jamais un code : si les autres éléments dépassent déjà la longueur demandée, le code est conservé en entier plutôt que tronqué, pour que deux tiers ne se retrouvent jamais sur le même compte auxiliaire.

Et lorsqu’un tiers n’a pas d’identifiant externe, par exemple un client saisi à la main, Kafinea construit son code à partir de son nom en conservant la longueur que vous avez choisie : votre balance reste homogène.

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2. Définir les règles de compte collectif #

Une règle répond à une question simple : quelle famille de tiers va sur quel compte collectif, et avec quelle forme de code.

Depuis l’écran du format, le bouton Gérer les règles ouvre la liste des règles. Une règle se compose de :

La première règle qui correspond gagne. Une règle sans critère s’applique donc à toute sa famille : donnez-lui une priorité élevée (par exemple 900) pour qu’elle serve de filet, après vos règles plus précises.

Exemple : Vous distinguez vos clients export. Créez une règle Clients export, priorité 100, type Clients, champ du critère cf_zone, valeur Export, compte collectif 411200. Puis une règle Clients France, priorité 900, sans critère, compte collectif 411000. Tout client dont la zone vaut Export part sur 411200, tous les autres sur 411000.

Deux points de vigilance, que l’écran contrôle pour vous :

• Le compte collectif doit être un vrai compte collectif, sans propriétaire. Si vous désignez le compte dédié d’un fournisseur, la règle est refusée : elle aurait imputé toute la famille sur ce seul fournisseur.
• Si vous renseignez un champ de critère, renseignez aussi sa valeur. Une règle à moitié écrite est refusée plutôt que d’être appliquée à contresens.

Ces contrôles s’appliquent partout, y compris lorsque les règles sont créées par l’API.

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3. Tester avant d’engager #

En bas de l’écran du format, la section Tester sur un tiers répond à la seule question qui compte : et pour ce client-là, ça donne quoi ?

Choisissez la famille, puis saisissez le début du nom d’un tiers réel : Kafinea vous propose les tiers de cette famille qui portent ce nom, et il n’y a donc pas d’orthographe à retrouver. Cliquez ensuite sur Tester. Kafinea affiche :

• le tiers trouvé ;
• le compte collectif qu’il obtiendrait, et d’où vient cette décision (une règle, les paramètres, ou le compte livré par défaut) ;
• la règle appliquée, s’il y en a une ;
• le code auxiliaire qu’il recevrait, et le gabarit utilisé.

Note : Le test est une simulation : le compteur ne bouge pas et la fiche du tiers n’est pas modifiée. Vous pouvez le relancer autant de fois que nécessaire.

C’est le moyen le plus rapide de vérifier une règle : créez-la, testez-la sur trois tiers que vous connaissez, ajustez la priorité si une autre règle passe devant.

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4. Paramétrer depuis l’API #

Les règles sont des enregistrements ordinaires : elles se créent, se lisent, se modifient et se suppriment par l’API, comme un client ou une facture, avec les mêmes droits. C’est ce qui permet de préparer le paramétrage d’une instance depuis un script de reprise, en même temps que l’import des tiers.

Les mêmes refus s’appliquent, avec le même message : une règle pointant vers le compte dédié d’un tiers est rejetée par l’API comme elle l’est à l’écran.

Le champ Code auxiliaire des fiches client, fournisseur et personne est lui aussi accessible par l’API : vous pouvez donc importer vos tiers avec leurs codes historiques.

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5. Questions fréquentes #

Dois-je créer des règles ?
Non. Sans aucune règle, chaque famille utilise le compte collectif livré avec Kafinea. Les règles servent à distinguer plusieurs comptes collectifs, par exemple France et export, ou groupe et hors groupe.

Que se passe-t-il si deux tiers obtiennent le même code ?
Kafinea ajoute un numéro d’ordre au second, de façon reproductible. Choisissez plutôt un gabarit qui distingue naturellement vos tiers, par exemple en y incluant un compteur.

Puis-je changer le gabarit après coup ?
Oui. Les codes déjà attribués ne bougent pas, et les tiers suivants prennent la nouvelle forme. Les compteurs des anciens gabarits restent à leur valeur.

J’importe des tiers avec des codes existants. Le compteur va-t-il les heurter ?
Non : Kafinea relève le compteur au niveau du plus grand code repris. Vous pouvez vérifier sa valeur sous l’aperçu, avant et après un import de masse.

Les clients créés par ma boutique en ligne suivent-ils mon gabarit ?
Oui. Kafinea mémorise l’identifiant du client dans la boutique, puis lui attribue le code de votre convention : un gabarit bâti sur {extid} s’applique donc aussi aux clients arrivés par une commande en ligne, sans intervention de votre part. Un client déjà mouvementé en comptabilité, lui, conserve le code sous lequel ses écritures ont été enregistrées.

Un tiers peut-il avoir un compte collectif à lui seul ?
Oui : renseignez-le sur sa fiche, il l’emporte sur toutes les règles.

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Références liées #

• Les comptes auxiliaires
• Basculer vers les comptes auxiliaires
• Les stratégies comptables