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Les états analytiques permettent de comprendre les produits et les charges d’une société par projet, activité ou autre axe défini dans Kafinea. Ils partent des écritures comptables enregistrées et présentent leurs montants dans la devise comptable de la société.
Choisir une société, une période et un axe #
Le compte de résultat et le grand livre de la comptabilité générale se lisent par axe : dans Rapports > Finance, ouvrez le Compte de résultat ou le Grand livre, cliquez sur Modifier les filtres et choisissez un Axe analytique. Revenez à Aucun pour retrouver l’état de la comptabilité générale. Le Croisement analytique reste un état à part. Les états analytiques portent sur la société choisie en haut de l’écran ; la barre de filtres la rappelle, avec la période et l’axe affichés.
Le Tableau de bord analytique donne la vue d’ensemble d’un axe : ouvrez-le dans Rapports > Finance ou depuis l’onglet États financiers de la comptabilité. Voir Suivre la marge par activité ou par site.
Le sélecteur Valeur de l’axe permet de se concentrer sur un projet ou une activité. Le grand livre propose aussi Non ventilé pour retrouver les montants sans valeur sur cet axe, ainsi qu’un second axe et un numéro de pièce. Lu par axe, un état n’est pas limité à un exercice : choisissez librement les dates Du et Au.
Pour un tableau croisé, choisissez deux axes différents : le premier forme les lignes, le second les colonnes. Les deux côtés conservent une ligne ou une colonne Non ventilé.
Quand des répartitions de clôture ont été validées pour la société, le filtre Répartitions de clôture apparaît. Par défaut elles sont incluses : les montants communs sont lus sur les valeurs qui les ont reçus. Choisissez Exclues pour lire les montants tels que saisis et mesurer l’effet d’une répartition. Les liens vers le grand livre conservent ce choix. Voir Répartir les montants communs à la clôture.
Note : La période analytique commence au plus tôt à la date de démarrage choisie pour la société. Le bandeau du rapport indique la date effectivement utilisée.
Suivre la marge par activité ou par site #
Le Tableau de bord analytique répond aux questions de pilotage : quelle activité est la plus rentable, quel site porte le résultat, comment chacun évolue dans l’année. Choisissez un axe et une période ; l’état présente, pour chaque valeur de l’axe :
- les produits, les charges et la marge, avec le taux de marge et, quand la marge totale est positive, la part de la marge que porte chaque valeur ;
- un graphique qui compare ces trois montants d’une valeur à l’autre ;
- la marge mois par mois des principales valeurs, en tableau et en courbe, les autres valeurs étant regroupées.
Les valeurs sont classées de la meilleure marge à la moins bonne, et Non ventilé vient en dernier. Cliquez sur une valeur pour ouvrir son compte de résultat analytique, et sur Non ventilé pour ouvrir le grand livre des montants à affecter.
Le filtre Comparaison place à côté de chaque marge celle de la période précédente de même durée, ou des mêmes dates un an plus tôt, avec l’écart. Si la période de comparaison n’a pas d’exercice comptable, le bandeau l’indique et l’état n’est pas comparé.
Quand des écritures de la période n’ont pas encore leur part analytique, l’état affiche l’écart de couverture et le signale dans le bandeau : la marge totale des valeurs est alors inférieure au résultat comptable.
Comprendre le compte de résultat analytique #
Les rubriques suivent le compte de résultat comptable. Pour chacune, l’état distingue :
| Colonne | Lecture |
|---|---|
| Ventilé | Somme des montants portant une valeur sur l’axe choisi. Si une valeur est filtrée, cette colonne montre seulement sa part. |
| Non ventilé | Montants repris dans l’analyse sans valeur sur cet axe, y compris lorsque le montant est nul. |
| Autres valeurs | Avec un filtre de valeur, part affectée aux autres valeurs de l’axe. |
| Comptabilité générale | Total de référence de toutes les écritures de la rubrique sur la période. |
| Écart de couverture | Montant comptable qui ne correspond pas encore aux montants analytiques repris. |
Sans filtre de valeur, Ventilé + Non ventilé + Écart de couverture = Comptabilité générale pour chaque rubrique. Avec un filtre, la colonne Autres valeurs complète l’égalité. Vous pouvez ainsi lire une part précise tout en gardant le total de référence sous les yeux.
Le filtre Comparaison permet de placer la période précédente ou la même période de l’année précédente à côté de la période courante. Utilisez-le avec les mêmes axes et la même société pour comparer des montants de périmètre identique.
Parcourir le grand livre analytique #
Le grand livre affiche les lignes comptables avec leur date, compte, pièce, libellé, valeur de l’axe et montants au débit ou au crédit. La colonne Origine de l’affectation indique si la valeur vient d’une saisie, d’un champ du document, d’une règle ou d’une clé de répartition. Elle distingue aussi un montant Sans valeur d’un montant Hors périmètre de l’axe. Cliquez sur une écriture ou une pièce pour ouvrir sa fiche ; le trombone qui suit une pièce affiche le fichier joint au document, comme le PDF d’une facture fournisseur, dans la visionneuse, d’où vous pouvez aussi le télécharger. Le filtre Comptes limite la liste : choisissez un ou plusieurs comptes de charges ou de produits, retrouvés par leur numéro ou leur libellé, ou saisissez un début de numéro, 6 pour les charges, 7 pour les produits, 706 pour les ventes de services. Le filtre Numéro de pièce retrouve aussi une partie du numéro : saisissez les caractères que vous connaissez pour isoler les écritures de ce justificatif.
Après un reclassement d’une période close, le grand livre montre à la date de correction un retrait et un ajout de même montant. Le total comptable reste inchangé ; les valeurs de l’axe reflètent le transfert. Voir comment corriger une affectation après clôture.
Sans filtre de valeur, les lignes Écart de couverture montrent les montants comptables qui ne sont pas encore repris par les ventilations. Leur présence permet de rapprocher le total de la liste avec la comptabilité générale. Avec un filtre de valeur, le tableau ne montre que la part choisie ; le bandeau rappelle que le total comptable concerne toujours la période complète.
Si la période contient beaucoup d’écritures, réduisez les dates ou précisez les comptes pour obtenir un grand livre lisible.
Lire un tableau croisé #
Chaque cellule représente le résultat crédit moins débit pour la combinaison des deux valeurs. La dernière ligne et la dernière colonne donnent les totaux. Les montants sans valeur sur un axe restent visibles dans Non ventilé.
Sans filtre de comptes, une cellule additionne produits et charges : c’est une marge. Pour comparer le chiffre d’affaires, saisissez 7 (ou 70) dans le filtre Comptes ; pour les charges, 6. Le filtre accepte plusieurs comptes ou débuts de comptes, comme dans le grand livre.
Cliquez sur le montant d’une cellule pour ouvrir le grand livre avec les deux valeurs et les comptes déjà sélectionnés. Vous y retrouvez les écritures et les pièces qui composent ce montant. Les mêmes filtres sont conservés dans les exports.
Exemple : En plaçant « Projet » en lignes et « Activité » en colonnes, vous voyez à la fois le résultat de chaque projet et la contribution de chaque activité. Le total général n’est compté qu’une fois.
Exporter et contrôler les chiffres #
Les boutons XLSX et PDF reprennent les filtres affichés. Avant de partager un état, vérifiez la société, la période, les axes et, le cas échéant, la valeur choisie. Le bandeau indique la devise et signale les écritures encore à reprendre dans l’analyse.
Le rapport Export tabulaire analytique fournit un fichier XLSX pour les analyses détaillées. Chaque ligne correspond à une seule part comptabilisée ou à un mouvement de reclassement daté ; chaque axe apparaît dans sa propre colonne. Vous pouvez ainsi filtrer ou faire un tableau croisé dans votre tableur sans multiplier les montants par le nombre d’axes. Le fichier rappelle la société, la période et la devise comptable. Il indique séparément si des écritures restent à reprendre dans l’analyse.
Le bilan disponible dans Finances > Comptabilité > États financiers reste un bilan comptable classique. Les filtres analytiques de cette page concernent les produits et les charges.
Questions fréquentes #
Pourquoi le grand livre affiche-t-il des mouvements sans pièce ?
Ce sont les mouvements d’une répartition de clôture. Leur origine est « Répartition de clôture », la colonne écriture affiche le code du cycle et mène à l’historique des répartitions. Sur chaque compte, ces mouvements se compensent : ils déplacent un montant entre valeurs sans changer le total comptable.
« Non ventilé » est-il une erreur ?
Pas nécessairement. Il indique qu’un montant repris dans l’analyse n’a pas de valeur sur l’axe choisi. C’est normal si cet axe est facultatif ou sans objet pour le montant ; celui-ci reste dans le total. Pour un axe obligatoire et applicable aux comptes concernés, vérifiez les pièces ou les règles d’affectation afin de ramener « Non ventilé » à zéro.
L’écart de couverture est différent : il correspond à une écriture comptable sans part analytique enregistrée. Contrôlez les écritures concernées avant de vous appuyer sur le rapprochement global.
Dans Comptabilité > Contrôles > Rapprochement analytique, le bouton Voir les parts sans valeur ouvre le grand livre déjà filtré sur la société, la période, l’axe et Non ventilé. Cliquez sur un montant de la colonne Non ventilé pour ajouter le compte au filtre. Les liens vers l’écriture et la pièce permettent ensuite de vérifier ou de corriger l’affectation.
Pourquoi le résultat d’un projet diffère-t-il du résultat de la société ?
Le projet n’est qu’une partie de la société. Affichez toutes les valeurs, puis « Non ventilé », pour retrouver l’ensemble du périmètre.
Que se passe-t-il avec une facture en devise étrangère ?
L’état utilise le montant comptabilisé dans la devise de la société, ce qui permet de rapprocher ses totaux avec la comptabilité générale.
Que faire si la devise comptable de la société a changé ?
Sélectionnez une période par devise comptable. Kafinea signale une plage qui comprend plusieurs devises pour éviter d’additionner des montants incomparables.