Le paramétrage permet de choisir les questions auxquelles répondra l’analyse : résultat par projet, par activité, par service, ou croisement de deux de ces vues. Commencez par un axe simple et vérifiez ses chiffres avant d’en ajouter d’autres.
1. Définir la date de démarrage #
Ouvrez Finances > Comptabilité > Paramètres > Comptabilité analytique. Dans Activation par société, choisissez la société et la date à partir de laquelle les écritures doivent être reprises dans l’analyse.
Cette date borne les états analytiques. Les écritures antérieures restent consultables dans la comptabilité générale ; leur analyse suppose une reprise historique organisée séparément. Choisissez donc une date cohérente avec la première période que vous souhaitez suivre.
Astuce : Pour démarrer sur des données déjà comptabilisées, contrôlez d’abord une période courte dont les documents et les comptes sont connus.
Si des écritures existent déjà après la date choisie, leur montant peut apparaître comme écart de couverture tant que leur reprise analytique n’a pas été organisée. Avec votre intégrateur, faites préparer un aperçu et un rapprochement avant/après. La reprise conserve les montants des écritures générales ; sans affectation historique vérifiée, elle les présente dans « Non ventilé ».
2. Créer l’axe et ses valeurs #
Cliquez sur Ajouter un axe, donnez-lui un nom compréhensible, par exemple « Projet », puis choisissez sa portée : une société ou toutes les sociétés. Indiquez les comptes de produits et de charges concernés. Une plage de comptes bien ciblée évite de demander une ventilation sans utilité pour la gestion.
Ajoutez ensuite des valeurs d’axe depuis la carte correspondante. Pour l’axe « Projet », une valeur représente un projet suivi. Le code facilite son identification ; le libellé reste le nom lu dans les écrans et les rapports.
Les dates de validité d’un axe ou d’une valeur indiquent quand ils peuvent être proposés pour de nouvelles affectations. Elles sont distinctes de la date de démarrage de l’analyse pour la société.
Exemple : Une société ouvre l’axe « Projet » au 1er janvier, puis crée le projet « Atlas » au 1er mars. L’analyse peut commencer en janvier ; Atlas devient une valeur utilisable à partir de mars.
3. Faire renseigner les valeurs au bon endroit #
Une valeur peut être choisie sur les lignes des documents de gestion commerciale. Lorsqu’un projet est renseigné en en-tête, Kafinea remplit les lignes dont le projet est vide pendant l’édition et lors de l’enregistrement du document modifiable. Une valeur déjà choisie sur une ligne est conservée.
La carte Correspondances sert à relier un axe à des données existantes. Les axes fondés sur des projets peuvent ainsi reprendre les projets utilisés dans Kafinea. Vérifiez le résultat sur une pièce réelle avant de généraliser la règle.
4. Ajouter une règle ou une clé de répartition #
Utilisez les règles pour proposer une valeur selon le contexte et les comptes concernés. Une règle plus précise peut primer sur une règle générale ; les priorités et dates d’effet permettent d’organiser cette décision dans le temps.
Une clé de répartition sert lorsqu’un même montant doit être partagé entre plusieurs valeurs d’un axe. Le nom et le code d’une valeur servent à l’identifier : ils ne fixent aucun pourcentage. Les nombres utilisés pour le calcul sont enregistrés dans les parts de la clé.
Créez la clé, ouvrez sa fiche, puis cliquez sur Modifier la répartition. Ajoutez les valeurs et saisissez leur pourcentage dans la colonne Part. Le panneau de vérification affiche le total au fur et à mesure ; vous pouvez enregistrer dès qu’il atteint exactement 100 %. Les pourcentages enregistrés sont ensuite visibles directement sur la fiche de la clé. Testez enfin la clé sur une écriture connue. Kafinea conserve le montant comptable total et répartit les centimes entre les valeurs choisies.
La modification d’une clé s’applique aux prochaines comptabilisations. Les écritures déjà enregistrées conservent la répartition utilisée au moment de leur enregistrement.
Les personnes autorisées peuvent aussi consulter et modifier les parts d’une clé depuis l’Assistant Kafinea ou une intégration. Les mêmes droits et la même vérification du total à 100 % s’appliquent.
Exemple : Une charge commune de 200 € peut être ventilée à 60 % sur Atlas et 40 % sur Boreal, soit 120 € et 80 €. Le grand livre et le compte de résultat gardent 200 € comme montant de référence.
Transmettre les valeurs dans un export comptable #
Si votre cabinet utilise un format d’export doté de colonnes analytiques, ouvrez l’axe et renseignez Destination d’export. L’aide du champ indique les colonnes disponibles. Pour le format avec plan et section, renseignez aussi Code d’export : ce code désigne le plan, tandis que le code de chaque valeur désigne sa section. Un axe peut cibler plusieurs colonnes en les séparant par une virgule.
Lorsqu’une écriture est répartie entre plusieurs valeurs, le fichier contient une ligne par part. La somme reste égale au montant de l’écriture dans la devise comptable de la société. Avant de remettre le fichier au cabinet, contrôlez une écriture répartie et une écriture sans valeur ; en cas d’écart de couverture, corrigez d’abord l’analyse dans l’audit comptable.
5. Contrôler avant d’élargir #
Dans Rapports > Finance, ouvrez le Compte de résultat analytique pour comparer les montants ventilés, « Non ventilé », le total comptable et l’écart de couverture. Le Grand livre analytique permet ensuite de retrouver les écritures concernées. Enfin, le Croisement analytique vérifie la lecture simultanée de deux axes.
Dans Comptabilité > Audit, la tuile Rapprochement analytique indique le nombre d’écritures avec un écart de couverture. Ouvrez-la, choisissez un axe puis cliquez sur un compte pour retrouver ses écritures dans le grand livre. Le contrôle affiche « Non ventilé » séparément : ce montant ne crée pas d’alerte de couverture lorsque la somme analytique rejoint le montant comptable.
Les rapports analytiques sont destinés aux profils disposant d’une vue comptable complète sur la société. Les droits sur les rapports standards se règlent dans Paramètres > Profils.
Important : « Non ventilé » correspond à un montant présent dans l’analyse sans valeur sur l’axe. C’est possible si l’axe est facultatif ou sans objet pour ce montant. Un écart de couverture signale une écriture comptable sans part analytique enregistrée ; contrôlez alors la période et les pièces concernées avant de diffuser le rapport.
Pour un axe obligatoire sur les comptes sélectionnés, surveillez la colonne « Non ventilé » : elle doit tendre vers zéro après saisie et application des règles. Un axe facultatif peut garder des montants communs sans valeur de projet.
Le bilan continue à être consulté dans les états financiers classiques, sans filtre analytique.