Une facture fournisseur ou un avoir fournisseur peut concerner plusieurs projets, activités ou services. L’affectation analytique indique à quoi se rapporte chaque ligne, sans changer le montant de la pièce ni son écriture comptable.
Laisser faire l’affectation automatique #
Dans une facture saisie manuellement, dans le contrôle d’une facture importée ou dans un avoir fournisseur, ouvrez Affectation analytique sous la ligne concernée. Chaque axe actif propose d’abord Automatique. Gardez ce choix lorsque le projet de la ligne, une correspondance ou une règle de comptabilité donne déjà le bon résultat. Vous n’avez alors aucun champ supplémentaire à remplir.
Le panneau n’apparaît pas lorsqu’aucun axe n’est actif pour la société et la date de la facture. La date de la pièce doit être renseignée pour afficher les choix disponibles.
Corriger une ligne directement dans la facture #
Pour un axe, choisissez l’une des options suivantes :
| Choix | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Choisir une valeur | Toute la dépense de la ligne se rapporte à un seul projet ou à une seule activité. |
| Utiliser une clé de répartition | La dépense doit être partagée selon une clé fixe, par exemple 60 % pour un projet et 40 % pour un autre. Les parts de la clé s’affichent avant l’enregistrement. |
| Sans valeur | La dépense entre dans l’analyse, mais cet axe ne lui correspond pas. Elle apparaîtra dans Non ventilé dans les états. |
| Automatique | Vous revenez à l’affectation déterminée à partir du document et des règles. |
Les choix sont propres à chaque ligne et à chaque axe. Un projet déjà indiqué sur la ligne reste visible ; il n’est pas effacé lorsque vous ouvrez le panneau analytique.
Exemple : Une facture de 200 € comporte une ligne de dépense commune. Sur l’axe « Projet », choisissez la clé « Atlas 60 % / Boreal 40 % ». Lors de la comptabilisation, Kafinea affecte les montants dans la devise comptable de la société. Le total de l’écriture reste celui de la comptabilité générale.
Vérifier ce qui a été comptabilisé #
Après l’enregistrement, la fiche de la facture montre l’Affectation comptabilisée sur les lignes concernées : valeurs, montants dans la devise comptable de la société et origine du choix. En rouvrant la facture pour la modifier, le panneau rappelle également le résultat actuellement comptabilisé. Les parts affichées pour une clé avant l’enregistrement sont des pourcentages ; les montants définitifs proviennent des écritures comptables, notamment si la facture est en devise étrangère.
Si la facture est encore sur un compte d’attente et qu’aucun compte de charge ou de produit n’entre dans le périmètre de l’axe, aucune affectation analytique n’est comptabilisée pour cette ligne. Terminez d’abord le rapprochement comptable du document.