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Menu principal > Ventes > Notes de débit
Introduction #
Une note de débit réclame à un client une somme qui n’entre pas dans le champ de la TVA et ne constitue pas un chiffre d’affaires :
- les pénalités de retard d’une facture payée en retard ;
- l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € entre professionnels ;
- une indemnité ou un dédommagement, une perte ou un sinistre refacturé ;
- des débours, c’est-à-dire des frais payés au nom et pour le compte du client, remboursés à l’euro près sur justificatifs.
Une note de débit n’est pas une facture : elle ne porte pas de TVA, a sa propre numérotation et ses propres écritures comptables. Une somme soumise à la TVA (un complément de prix, une prestation oubliée) se facture : créez dans ce cas une facture ou une facture rectificative.
Le module est accessible via Menu principal > Ventes > Notes de débit. À son installation, seuls les administrateurs y ont accès : ouvrez-le aux autres utilisateurs depuis leurs profils lorsque votre organisation en a besoin.
1. Paramétrer les notes de débit #
Les articles utilisables en note de débit #
Une note de débit n’accepte que des articles prévus pour cet usage. Sur la fiche du produit ou du service, dans le bloc Utilisations, cochez Utilisable en note de débit. Créez de préférence un service par motif (« Pénalités de retard », « Indemnité forfaitaire de recouvrement », « Débours », etc.), sans taxe.
Le compte comptable de chaque article se règle comme pour les autres articles. Choisissez un compte de produits hors chiffre d’affaires ou un compte de débours : un article sans compte est comptabilisé en compte d’attente, à reclasser par votre comptable.
La numérotation #
Les notes de débit et leurs annulations ont chacune leur série : ND2026-00001, AND2026-00001, etc., remises à zéro chaque année. Vous pouvez modifier ces formats dans Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation.
Les pénalités de retard #
Pour réclamer les pénalités de retard en un clic depuis une facture, renseignez sur la fiche de votre société, dans le bloc Notes de débit :
- le taux annuel des pénalités de retard prévu par vos conditions générales de vente (au moins trois fois le taux d’intérêt légal) ;
- l’article des pénalités de retard et l’article de l’indemnité de recouvrement, deux services utilisables en note de débit.
2. Créer une note de débit #
- Accédez au module Notes de débit et cliquez sur Ajouter une note de débit.
- Renseignez :
- le client et la date de la note ;
- la nature : Note de débit ;
- le motif, et sa précision lorsque le motif est Autre ;
- la facture d’origine, si la note se rapporte à une facture ;
- l’objet, repris sur le PDF.
- Ajoutez les lignes avec les articles utilisables en note de débit, leur quantité et leur prix.
- Cliquez sur Enregistrer.
À l’enregistrement, Kafinea vérifie que la note ne contient ni TVA, ni frais de port, ni article non prévu pour les notes de débit, et que le motif est renseigné. Si une règle n’est pas respectée, un message vous indique quoi corriger et votre saisie reste à l’écran.
Les conditions de paiement du client s’appliquent comme sur une facture et donnent l’échéance de la note.
3. Réclamer les pénalités de retard d’une facture #
Sur une facture finalisée dont l’échéance est passée et qui n’est pas entièrement réglée, le menu des actions propose Réclamer les pénalités de retard. Kafinea ouvre une note de débit préremplie :
- le client, la facture d’origine, le motif Pénalités de retard et l’objet ;
- une ligne de pénalités : reste dû × taux annuel × nombre de jours de retard / 365, avec le détail du calcul dans la description de la ligne ;
- une ligne d’indemnité forfaitaire de 40 €.
Vérifiez la note avant de l’enregistrer : vous pouvez ajuster les montants, et supprimer la ligne d’indemnité lorsque le client est un particulier, l’indemnité ne s’appliquant qu’entre professionnels.
4. Finaliser, imprimer et envoyer #
- Finaliser verrouille la note : elle ne peut plus être modifiée et ses écritures comptables sont générées.
- PDF produit le document « Note de débit », avec la mention « Opération hors du champ d’application de la TVA » et, pour des débours, la mention correspondante.
- La note s’envoie au client par e-mail comme tout document, ou par l’extranet client si vous y avez activé les notes de débit.
Une note de débit n’est pas transmise à la plateforme de facturation électronique : ce n’est pas une facture.
5. Annuler une note de débit #
Une note de débit finalisée ne se supprime pas et ne s’annule pas par un avoir. Depuis sa fiche, cliquez sur Annuler cette note de débit : Kafinea ouvre une annulation préremplie avec les lignes de la note, numérotée dans sa propre série.
Vous pouvez annuler une note en partie en modifiant les montants de l’annulation. Le total des annulations d’une note ne peut pas dépasser son montant, et le bouton disparaît une fois la note entièrement annulée. Le PDF de la note indique ensuite le montant annulé, ce qui a été réglé et ce qui reste dû.
6. Encaisser une note de débit #
Une note de débit se règle comme une facture :
- depuis sa fiche, avec Ajouter un paiement ;
- ou en affectant un paiement client existant : les notes de débit à régler du client figurent à côté de ses factures.
Le bloc Informations financières de la fiche indique le montant de la note, ses annulations, les paiements reçus et les sommes dues.
7. Comptabilité et suivi #
Écritures comptables #
Une note de débit débite le compte du client et crédite le compte de chaque article, sans ligne de TVA et sans passer par un compte de chiffre d’affaires. Son annulation passe les écritures inverses. Le règlement est lettré comme celui d’une facture.
Balance âgée et encours #
Les notes de débit restant dues figurent dans la balance âgée client, dans l’encours du client et dans les tableaux de bord des créances, à côté des factures. Si votre comptabilité suit les notes de débit hors de vos comptes clients, activez Balance âgée clients : exclure les notes de débit dans Paramètres > Gestion des modules > Fonctionnalités.
Rapport de contrôle #
Le rapport Notes de débit par motif et par client, dans le centre de rapports (Finance), présente sur la période choisie le nombre de notes, les montants émis, annulés, nets et restant dus, par motif et par client. Il permet de vérifier que les notes de débit restent réservées aux sommes hors TVA.
Exports #
Les notes de débit et leurs annulations figurent dans l’export rapide des données du module (avec leur nature et leur motif) et dans les exports d’écritures comptables, avec un taux de TVA nul.