Répartir les montants communs à la clôture

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À la saisie, une partie des charges et des produits ne peut pas être attribuée à une activité : le loyer, les salaires de la direction, les frais bancaires, une vente qui concerne plusieurs activités. Ces montants restent sur une valeur commune ou en « Non ventilé ». À chaque situation, mensuelle ou trimestrielle, et au bilan, les répartitions de clôture les distribuent entre vos valeurs analytiques selon la règle de gestion de votre choix : des pourcentages fixes, les effectifs (ETP) de chaque activité, des surfaces, des heures, des montants que vous saisissez ou le poids de chaque activité sur d’autres comptes.

La comptabilité générale ne change pas. Une répartition déplace des montants entre valeurs analytiques, datée du dernier jour de la période : sur chaque compte, le total analytique reste égal au solde comptable.

Les trois éléments d’une répartition #

Une clé à pourcentages fixes sert aussi à la saisie des pièces. Une clé fondée sur un indicateur ou sur des montants comptabilisés se calcule à chaque répartition, sur la période répartie : elle ne sert qu’aux cycles de clôture.

Créer un cycle #

Ouvrez Répartitions de clôture puis Nouveau cycle, et renseignez :

• Axe analytique : l’axe dont les valeurs reçoivent la répartition, par exemple Activité.
• Comptes répartis : un numéro vaut pour tous les comptes qui commencent ainsi. « 6 » reprend toutes les charges, « 641 ; 645 » deux familles, « 70105-70999 » une plage de comptes de produits. Une borne de plage compare le même nombre de chiffres : « 601-609 » reprend aussi le compte 6091. Seuls les comptes de charges et de produits (classes 6 et 7) se répartissent.
• Montants répartis : Valeurs choisies (le cas habituel) ou Tous les montants de ces comptes.
• Clé de répartition : une clé du même axe et de la même société.
• Calcul : Cumul depuis le début de l’exercice ou Période seule (voir plus bas).
• Ordre : les cycles s’exécutent par ordre croissant ; un cycle tient compte du résultat des précédents.
• Dates de validité et Actif : un cycle inactif ou hors de ses dates n’est pas exécuté.

Sur la fiche du cycle, cliquez sur Choisir les valeurs réparties et cochez les valeurs communes ainsi que « Non ventilé ». Les valeurs qui reçoivent la répartition ne se cochent pas : leurs montants propres restent en place.

Exemple : Le cycle « Charges communes » reprend les comptes 6 des activités « Commun Édition + Matériel + Jeux » et « Non ventilé », et les répartit selon la clé « Prorata des ETP » en cumul depuis le début de l’exercice.

Avec Tous les montants, le cycle reprend la totalité des comptes choisis, y compris ce qui est déjà affecté à une valeur, et le redistribue entier selon la clé : la ventilation faite à la saisie est alors remplacée par celle de la clé pour ces comptes.

Choisir la clé #

Sur la fiche de la clé, le champ Base de répartition propose trois choix. Le formulaire n’affiche que les champs utiles au choix retenu.

• Pourcentages fixes : la répartition se saisit par Modifier la répartition, avec un total de 100 %.
• Indicateur : choisissez l’indicateur. Avec l’usage Au prorata, ses quantités donnent les proportions (4 ETP contre 2 font deux tiers et un tiers). Avec Montants à atteindre, chaque valeur reçoit exactement le montant saisi : c’est la façon de saisir directement un chiffre d’affaires par activité. Le total saisi doit alors égaler le montant à répartir ; désignez une valeur qui reçoit l’écart si une différence doit être acceptée. Les montants saisis ne peuvent pas dépasser le montant à répartir, même avec une valeur qui reçoit l’écart.
• Montants comptabilisés : chaque valeur pèse ce qu’elle porte sur les comptes de référence pendant la période, par exemple « 70 » pour répartir au prorata du chiffre d’affaires. Une valeur dont le montant est négatif sur ces comptes bloque la répartition.

Saisir le chiffre d’affaires total de chaque activité : utilisez une clé en Montants à atteindre et un cycle en Tous les montants sur les comptes de produits concernés. Le montant à répartir est alors tout le chiffre d’affaires de ces comptes, et chaque activité finit avec exactement le montant saisi, quelle que soit la ventilation faite à la saisie. Avec Valeurs choisies, le montant à répartir n’est que la part portée par les valeurs cochées (« Non ventilé » par exemple) : saisissez alors seulement ce que chaque activité doit recevoir en plus de ce qu’elle porte déjà.

Qui reçoit la répartition #

Les destinataires sont les valeurs qui ont une part dans la clé :

• avec des pourcentages fixes, les valeurs saisies dans la clé ;
• avec un indicateur, les valeurs qui ont une quantité positive sur la période ;
• avec des montants comptabilisés, les valeurs qui ont un montant positif sur les comptes de référence.

Une valeur à zéro, ou sans quantité sur la période, ne reçoit rien. Une valeur inactive bloque la répartition : désactivez-la seulement après sa dernière répartition, ou retirez-la de la clé.

En mode Valeurs choisies, une valeur que le cycle répartit ne reçoit jamais de part, même si elle a une quantité : ses montants sont entièrement transférés aux autres valeurs, comme une section auxiliaire vidée dans les sections principales. Sa quantité ne compte pas non plus dans le total qui sert à calculer les pourcentages. La simulation indique alors les valeurs écartées. Avec Tous les montants, chaque valeur de la clé reçoit sa part, y compris celles qui portaient déjà des montants. Si la clé ne donne de part qu’à des valeurs réparties, la répartition est refusée.

Ce qui est réparti, et comment #

Pour chaque compte choisi, le montant à répartir est le solde analytique des valeurs réparties sur la période : débit moins crédit pour une charge, crédit moins débit pour un produit. Un avoir réduit donc ce montant ; un solde négatif se répartit en négatif avec les mêmes proportions. Le solde comprend les ventilations des écritures, les reclassements et les répartitions des cycles d’ordre inférieur.

Chaque part reste sur le même compte : 1 000 € de loyer (compte 613) de l’activité commune deviennent par exemple 500 € de loyer en Édition et 500 € en Communication. Les autres axes de la part d’origine sont conservés : un loyer commun d’un site reste sur ce site après sa répartition entre activités.

Les montants sont répartis au centime près : la somme des parts égale toujours le montant réparti, compte par compte, et chaque destinataire reçoit exactement sa part du total. Les pourcentages affichés sont arrondis à deux décimales ; le calcul utilise les quantités exactes.

Exemple : Au 30 septembre, 24 032,82 € de charges communes sont répartis selon les ETP : 50 % en Édition (12 016,41 €), 28,57 % en Communication (6 866,52 €), 14,29 % en Matériel (3 433,26 €) et 7,14 % en Jeux (1 716,63 €).

Simuler puis valider #

1. Ouvrez Répartitions de clôture. La colonne de gauche liste vos cycles dans leur ordre, avec ce qui reste à corriger.
2. Choisissez la période : un mois (menu Mois), un trimestre, le semestre, l’exercice ou des dates libres. La période reste dans un même exercice et la répartition est datée de son dernier jour.
3. Cliquez sur Simuler la répartition. Pour chaque cycle, Kafinea affiche le montant à répartir, ce qui a déjà été réparti dans l’exercice, le montant déplacé, les valeurs reprises, le détail par compte et, pour chaque destinataire, sa base, son pourcentage et son montant. En cumul, les destinataires se partagent le montant à répartir de l’exercice à date, et le montant déplacé est la différence passée à cette date. Rien n’est encore écrit.
4. Si tout est correct, cliquez sur Valider la répartition. Tous les cycles simulés sont validés ensemble, ou aucun.

Les cycles d’une même date forment une seule répartition dans l’historique.

Cumul depuis le début de l’exercice ou période seule #

En mode cumul, chaque situation recalcule l’exercice depuis son début, avec les écritures et les quantités connues à date, puis passe seulement la différence avec ce que le cycle a déjà réparti dans l’exercice. C’est le choix habituel pour des situations mensuelles ou trimestrielles suivies d’un bilan : répartir chaque mois ou chaque trimestre donne le même cumul à date.

Exemple : Au 31 mars, 10 000 € de charges communes sont répartis à 75 % en Édition et 25 % en Communication. Au 30 juin, l’exercice à date compte 22 000 € avec les mêmes proportions : la cible est 16 500 € et 5 500 €. La situation du 30 juin passe 9 000 € et 3 000 €, la différence avec le 31 mars. Si les ETP du premier trimestre sont corrigés entre-temps, cette correction est intégrée au 30 juin : la situation du 31 mars reste telle qu’elle a été arrêtée.

Au bilan, la répartition de l’exercice reflète donc les quantités de toute l’année. Une simulation relancée sans nouvelle écriture ni nouvelle quantité affiche « À jour » : il n’y a rien de plus à répartir, et la validation est refusée. Un cycle en cumul se répartit à des dates successives : une date antérieure ou égale à sa dernière répartition est refusée. Au premier jour d’un nouvel exercice, le cumul repart de zéro.

En mode période seule, chaque répartition porte uniquement sur la période choisie, sans revenir sur les précédentes. Deux répartitions d’un même cycle ne peuvent pas couvrir des jours communs.

Corriger une répartition #

La section Historique liste les répartitions validées et annulées, avec leur date, leur auteur et le montant déplacé. Tant que sa période comptable est ouverte, la dernière répartition peut être :

• relancée : Kafinea la recalcule avec les écritures et les quantités du moment, la simule, puis remplace la précédente à la validation ;
• annulée : les états reviennent aux montants d’avant cette répartition.

Seule la dernière répartition se corrige, parce que les suivantes ont été calculées à partir d’elle. Pour corriger une répartition plus ancienne, annulez d’abord les plus récentes, dans l’ordre. Une répartition annulée ou remplacée reste dans l’historique avec la personne et la date de l’annulation.

Quand des écritures, des quantités ou le paramétrage ont changé depuis la dernière répartition, un bandeau le signale sur cet écran et dans l’audit analytique, avec un lien pour simuler la relance.

Une fois la période comptable close, sa répartition ne peut plus être validée, relancée ni annulée. Une correction tardive passe par la situation suivante en mode cumul.

Lire le résultat #

Tous les états analytiques intègrent les répartitions validées : compte de résultat analytique, grand livre, tableau croisé, tableau de bord, audit et exports Excel. Dans le grand livre, leurs mouvements portent l’origine « Répartition de clôture » et le code du cycle, avec un lien vers le détail de la répartition. Le filtre Répartitions de clôture des états permet de les exclure pour lire les montants tels que saisis, et de mesurer leur effet par différence.

Le détail d’une répartition de l’historique conserve, pour chaque cycle, la clé et sa base au moment de la validation, la période lue, les avertissements, et pour chaque destinataire sa quantité, son pourcentage et son montant. Une quantité modifiée plus tard ne change pas ce détail.

Droits #

• Consulter les cycles, simuler et lire l’historique : lecture des cycles de répartition, accès au compte de résultat analytique et accès à la société.
• Valider, relancer ou annuler : en plus, la modification des cycles de répartition.
• Saisir les quantités d’un indicateur : la modification de cet indicateur. Une personne des ressources humaines peut ainsi saisir les ETP sans pouvoir valider de répartition.

L’Assistant Kafinea et l’API appliquent les mêmes droits et les mêmes contrôles que l’écran ; l’Assistant demande toujours une confirmation avant de valider ou d’annuler.

Traçabilité et comptabilité générale #

• Les écritures, le grand livre général, la balance, les états financiers et le fichier des écritures comptables (FEC) ne sont pas modifiés : une répartition de clôture n’est pas une écriture comptable.
• Une répartition validée n’est jamais supprimée : une annulation la conserve, avec son auteur et sa date.
• Les exports comptables vers votre cabinet transmettent les écritures avec leur ventilation de saisie, sans les répartitions de clôture. Pour remettre l’analyse après répartition, exportez en Excel le compte de résultat analytique ou le grand livre analytique.
• Un indicateur qui a des quantités, une clé utilisée par un cycle et un cycle déjà réparti ne peuvent pas être supprimés : désactivez-les.

Messages et solutions #

Limites #

• Un cycle utilise une seule clé : pour répartir avec des clés différentes selon les comptes, créez plusieurs cycles et ordonnez-les.
• Les proportions d’une clé valent pour tout le cycle : elles ne varient pas selon la valeur d’un autre axe (par exemple des ETP différents par site).
• La répartition croisée entre plusieurs valeurs qui se facturent mutuellement (prestations réciproques) n’est pas calculée.
• Une répartition reste sur le compte d’origine ; un transfert vers un autre compte général relève d’une écriture comptable.

Questions fréquentes #

Pourquoi le résultat d’une activité a-t-il changé alors que personne n’a rien saisi ? Une répartition de clôture a peut-être été validée. Dans le grand livre analytique, filtrez sur l’activité et repérez l’origine « Répartition de clôture », ou comparez le compte de résultat avec et sans le filtre Répartitions de clôture.

Combien une activité a-t-elle reçu de charges communes ? Ouvrez le détail de la répartition dans l’historique, ou le grand livre analytique de cette activité limité aux mouvements de répartition.

J’ai corrigé des ETP après la situation du trimestre. Que faire ? En cumul, rien de plus : la prochaine situation intègre la correction. Si la situation doit être refaite et reste la dernière, relancez-la depuis l’historique.

Faut-il attendre le bilan pour répartir ? Non : répartissez à chaque fin de mois ou de trimestre, avant de clore la période comptable. Une période close ne se répartit plus.

Une valeur commune a des ETP. Reçoit-elle une partie de ses propres charges ? Non, en mode Valeurs choisies : elle est écartée et la simulation le signale.

La répartition modifie-t-elle la déclaration fiscale ou la liasse ? Non : elle ne concerne que l’analyse et laisse intacte la comptabilité générale.

Références associées 🔗 #

• Saisir les indicateurs de répartition
• Lire les états analytiques
• Paramétrer la comptabilité analytique
• Corriger une affectation après clôture