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Le lettrage est natif dans Kafinea : chaque règlement ventilé lettre automatiquement la facture et le règlement. Vous n’avez rien à saisir de plus qu’aujourd’hui. Quand vous affectez un règlement à une facture (depuis le règlement, avec « Ajouter un paiement » ou lors d’un rapprochement bancaire), les écritures de la facture et du règlement reçoivent la même lettre dans les comptes clients (411) et fournisseurs (401).
1. Lire le lettrage #
Dans le grand livre, deux colonnes accompagnent chaque ligne d’un compte client ou fournisseur :
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Lettrage | La lettre du groupe : en majuscules (ABC) quand les pièces sont soldées, en minuscules (abc) quand le groupe est encore partiellement réglé |
| Date de lettrage | La date de la pièce la plus récente du groupe |
- Une lettre suivie d’une étoile (
ABC*) est celle de votre ancien logiciel, reprise avec votre fichier des écritures comptables. - Cliquez sur une lettre : le grand livre n’affiche plus que les lignes de ce groupe, quel que soit le compte.
- Sur la fiche d’une facture ou d’un règlement, le bloc Informations financières affiche la lettre à côté du solde.
Une facture et son règlement gardent leur lettre quand vous modifiez un autre élément du règlement, et un groupe qui s’agrandit (deuxième règlement d’une même facture) conserve la sienne.
2. Filtrer le grand livre par lettrage #
Dans les filtres du grand livre, le champ Lettrage propose :
| Choix | Lignes affichées |
|---|---|
| Toutes les lignes | Le grand livre habituel |
| Non lettrées | Les factures et règlements qui attendent encore leur contrepartie |
| Partiellement lettrées | Les groupes dont il reste un montant à régler |
| Lettrées | Les groupes soldés |
| Sans pièce lettrable | Les lignes saisies manuellement sur un compte de tiers |
Filtré par lettrage, le grand livre se lit depuis l’ouverture de l’exercice, à-nouveaux compris : une facture de l’exercice précédent encore due apparaît avec son numéro dans les lignes d’à-nouveau. Le lettrage affiché est celui du jour.
Astuce : pour retrouver tout ce qu’un client doit encore, filtrez sur le compte du client (ou son code auxiliaire) et choisissez « Non lettrées ».
3. Les à-nouveaux détaillés #
À l’ouverture d’un exercice, chaque facture et chaque règlement encore ouverts sur un compte client ou fournisseur font l’objet de leur propre ligne d’à-nouveau, avec leur numéro de pièce. Le règlement reçu dans le nouvel exercice lettre ainsi directement la facture de l’exercice précédent. Le solde de chaque compte et de chaque code auxiliaire reste le même ; ce qu’aucune pièce n’explique (une saisie manuelle, par exemple) reste sur une ligne d’à-nouveau sans pièce.
4. Lettrer depuis la fiche d’un tiers #
Le bouton Lettrer de la fiche d’un client ou d’un fournisseur, ou le lien Lettrer du grand livre filtré par lettrage, ouvre la liste de ses factures encore dues et de ses règlements à affecter.
- Cochez les factures et les règlements qui vont ensemble : l’écart de la sélection se met à jour.
- Cliquez sur Lettrer la sélection : les règlements sont affectés aux factures, de la plus ancienne à la plus récente, exactement comme depuis la fiche du règlement.
- S’il reste quelques centimes, le bouton Solder l’écart apparaît sur la ligne concernée.
5. Solder un petit écart de règlement #
Un client a payé 119,80 € une facture de 120,00 €, ou 120,30 € ? Le bouton Solder l’écart passe la différence en charge ou en produit et lettre la facture avec son règlement, en quelques clics. Il apparaît :
- dans le bloc Informations financières d’une facture ou d’un règlement, quand l’écart est inférieur au seuil ;
- dans la liste Écarts à solder (menu Comptabilité, Écarts de règlement) ;
- dans la fenêtre de lettrage d’un tiers.
La fenêtre rappelle d’abord la pièce : son montant, ce qui a déjà été réglé (ou affecté, pour un règlement) et l’écart restant. Elle propose ensuite la nature de l’écart, la nature par défaut en premier, chacune avec son explication, et affiche l’écriture qui sera passée, avec l’intitulé de chaque compte. La date proposée est celle du dernier règlement, si sa période est ouverte ; le libellé est facultatif. Le bouton rappelle le montant soldé.
Une fois l’écart soldé, la fenêtre indique le numéro de l’écart et la lettre obtenue, avec un lien vers le groupe dans le grand livre et un lien vers l’écart.
Solder plusieurs écarts en une fois #
La liste Écarts à solder regroupe tous les écarts sous le seuil. Recherchez une pièce ou un tiers, filtrez sur les clients ou les fournisseurs : le nombre d’écarts affichés et leur total se mettent à jour. Cochez les écarts à solder (la case d’en-tête coche ceux qui sont affichés), choisissez la nature, puis Solder la sélection : une confirmation rappelle le nombre d’écarts, leur total et la nature avant de les passer.
| Nature livrée | Comptes | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Écart de règlement (proposée par défaut) | 658 / 758 |
Arrondi, erreur de saisie du payeur |
| Frais bancaires retenus | 627 |
Virement reçu amputé des frais de la banque |
| Écart de change | 666 / 766 |
Pièce en devise réglée à un autre cours |
L’écart est enregistré comme une pièce Écart de règlement, avec son numéro, dans le journal des opérations diverses. Il n’est jamais transmis comme un encaissement à la plateforme de facturation électronique.
Une remise ou un escompte n’est pas un écart : la réduction de prix se fait par un avoir, qui porte sa TVA.
Pour annuler un écart, supprimez la pièce Écart de règlement : la facture redevient partiellement réglée. Tant qu’un écart lettre un groupe, les ventilations de ses règlements ne peuvent pas être modifiées : supprimez d’abord l’écart, comme on délettre avant de modifier.
6. Paramétrer les écarts de règlement #
Dans Comptabilité > Paramètres > Écarts de règlement, puis Modifier. Il n’est pas nécessaire d’être administrateur : il suffit que votre profil permette de modifier la comptabilité.
- le seuil au-delà duquel un écart ne se solde pas (1,00 € par défaut) ;
- les natures d’écart : libellé, explication, clients et/ou fournisseurs, payé en moins et/ou en trop, compte de charge, compte de produit, traitement de la TVA, nature proposée par défaut. Pour ajouter une nature, remplissez la ligne « Nouvelle nature » ; pour en retirer une, désactivez-la.
Les comptes se choisissent dans le plan comptable : l’intitulé du compte s’affiche sous son numéro, et un numéro absent du plan est signalé tout de suite. Sous chaque compte, un rappel indique quand il sert (le compte de charge pour un client qui paie moins ou un fournisseur payé trop, le compte de produit dans les cas inverses).
À côté de chaque nature, l’écriture qu’elle passerait pour une facture de 120,00 € réglée 119,80 € ou 120,30 € se met à jour pendant la saisie. Trois traitements de la TVA sont proposés :
| Traitement | Effet |
|---|---|
| Sans TVA | L’écart est passé tel quel sur le compte de charge ou de produit |
| TVA en attente soldée | Pour une facture en TVA sur les encaissements, la part de TVA de l’écart, jamais encaissée, solde le compte de TVA en attente |
| TVA de la facture régularisée au prorata | La TVA de la facture est réduite en proportion de l’écart |
Un compte absent du plan comptable est refusé à l’enregistrement, avec son numéro. Faites valider vos natures et leur traitement de la TVA par votre expert-comptable.
7. La balance âgée à une date passée #
La balance âgée (clients ou fournisseurs) propose un champ Au : choisissez par exemple le 31 décembre pour la clôture, ou la date demandée par votre commissaire aux comptes. La balance reprend alors les factures, avoirs et règlements datés jusqu’à ce jour, avec ce qu’il en restait dû à cette date : les ventilations faites après sont écartées et les âges sont comptés jusqu’à cette date. Les exports PDF et Excel suivent la date choisie. Le lien Revenir à aujourd’hui rétablit la balance du jour.
8. Le lettrage dans les exports et pour l’assistant #
- Le fichier des écritures comptables (FEC) porte la lettre et la date de lettrage des groupes soldés (colonnes
EcritureLetetDateLet). Les lignes reprises d’un FEC gardent la lettre de leur fichier. - Les lettres se suivent par société (
AAA,AAB…), comme la numérotation des factures. - L’assistant et l’API répondent aux questions de lettrage (« quelles factures de ce client ne sont pas lettrées ? ») et produisent, eux aussi, la balance âgée à une date passée.