La facturation sur relevé de ventes

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Un distributeur, un dépositaire ou un commissionnaire vend vos articles pour votre compte et vous
adresse chaque mois un relevé de ventes : le détail de ses ventes et de ses retours, parfois
accompagné d’un récapitulatif par zone fiscale avec sa commission. Kafinea transforme ce relevé en
factures et en avoirs prêts à vérifier, sans retraitement dans un tableur.

Pour chaque relevé, Kafinea :

• lit le fichier tel que le partenaire l’envoie (classeur Excel .xlsx ou fichier .csv) ;
• sépare les ventes, facturées, des retours, portés sur un avoir ;
• regroupe les lignes par article et par prix ;
• établit une facture et un avoir par zone fiscale (France, Corse, intracommunautaire, hors
  Union européenne…), chacun avec le taux de TVA et les mentions de sa zone ;
• déduit la commission du partenaire ;
• contrôle les montants avec le récapitulatif du partenaire, s’il en envoie un, avant de créer quoi
  que ce soit.

Les documents sont créés en brouillon : vous les relisez, puis vous les validez comme
d’habitude.

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Activer la fonctionnalité #

L’administrateur active l’option Facturation sur relevé de ventes dans Paramètres >
Fonctionnalités, groupe Facturation. Le bouton Relevés de ventes apparaît alors en haut
de la liste des factures clients et de celle des avoirs, pour les utilisateurs autorisés à créer
ces documents.

Préparer les articles de commission #

La commission du partenaire est portée par un service ou un article, un par taux de TVA (par
exemple une commission à 5,5 % pour les livres et une à 20 % pour le reste). S’il n’en existe pas
encore, le bouton Créer un service de commission des réglages de l’import le crée avec la bonne
TVA et le choisit (un article sans livraison ni contrôle de stock si les services ne sont pas
utilisés). Le compte comptable de la commission se règle comme pour tout article, par les
stratégies comptables.

Les champs de recherche de l’assistant (partenaire, articles) suivent les réglages de
Recherche et suggestions, comme ceux des
fiches ; la loupe ouvre la liste de sélection.

Une commission ne sort pas de marchandise du dépôt : quand vous choisissez un article de commission
dans les réglages de l’import, Kafinea décoche lui-même sa livraison automatique et son contrôle
de stock sur sa fiche, et vous le confirme. Il faut pour cela le droit de modifier les articles ;
sinon, l’écran vous demande de faire régler l’article par un administrateur.

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Importer un relevé #

Depuis Ventes > Factures clients, cliquez sur Relevés de ventes, puis sur Nouveau relevé :

1. Choisissez le partenaire facturé (le distributeur ou le dépositaire) et le mois du relevé.
2. Déposez le relevé détaillé reçu. Si le partenaire envoie aussi un récapitulatif, vous pouvez le
   déposer en même temps : Kafinea reconnaît lequel est lequel.

Format du relevé #

Le relevé est lu tel que le partenaire l’envoie. Kafinea reconnaît les colonnes d’après leurs
titres ; si un titre n’est pas reconnu, vous choisissez la colonne à l’étape Réglages, et ce
choix est gardé pour les relevés suivants du partenaire.

Une ligne par vente ou par retour ; les autres colonnes du fichier ne sont pas lues. Le lien
Format attendu et fichier d’exemple, sous la zone de dépôt, rappelle ce tableau et propose un
fichier d’exemple à télécharger.

L’import se déroule ensuite en cinq étapes, rappelées en haut de l’écran. Une étape qui demande
votre attention est signalée ; les autres sont déjà prêtes.

Relevé #

Les fichiers lus, le nombre de lignes lues, retenues, à zéro et exclues, et les éventuelles lignes
illisibles (une quantité ou un montant qui n’est pas un nombre). Un clic sur les lignes à zéro
ou les lignes exclues les liste, avec leur numéro dans le fichier.

Une ligne à zéro est une ligne vide, ou une ligne où un envoi et un retour du même article
s’annulent : Kafinea suit alors le net du partenaire, comme sur son propre relevé, et ne crée
aucune ligne de document. Si la commission est un pourcentage des envois et des retours, ces lignes
comptent tout de même dans sa base.

Réglages #

Kafinea propose les colonnes du fichier d’après leurs titres : article, quantité, montant, zone
fiscale, pays. Vérifiez-les une fois : elles sont mémorisées pour ce partenaire et reprises
automatiquement les mois suivants.

C’est aussi là que se règlent :

• le récapitulatif du partenaire, en option : activez Contrôler avec le récapitulatif du
  partenaire si celui-ci en joint un à son relevé (totaux par zone et par taux, souvent avec sa
  commission). Kafinea contrôle alors le relevé avec lui au centime, et peut en reprendre la
  commission ;
• la commission : aucune, celle du récapitulatif du partenaire, ou un pourcentage de colonnes
  choisies ; et l’article de commission de chaque taux de TVA. Pour un pourcentage, Kafinea propose
  la base d’après les titres du relevé (par exemple le chiffre d’affaires brut des envois, moins
  celui des retours), et chaque liste montre des exemples de valeurs de la colonne ;
• l’entrepôt des documents (le dépôt du partenaire, repris de sa fiche) ;
• la période des retours mentionnée sur l’avoir (24 mois par défaut) et une référence de
  contrat facultative.

Zones fiscales #

Chaque zone du relevé est rattachée à une zone fiscale de Kafinea. Une zone qui porte déjà le nom
d’une zone fiscale est rattachée d’office. Pour une zone comme « Export », vous pouvez choisir une
zone fiscale selon le pays : Union européenne d’un côté, hors Union européenne de l’autre (les
territoires d’outre-mer comptent hors Union européenne).

Quand le récapitulatif du partenaire classe une partie des ventes autrement que son détail, Kafinea
le repère et propose le reclassement qui explique exactement l’écart : un clic sur
Reclasser comme le partenaire l’applique.

Articles #

Les articles sont retrouvés par leur référence. Une référence inconnue s’associe à un article
existant (le choix est mémorisé) ou s’exclut de l’import.

Le lien Voir les articles du relevé liste chaque référence du relevé avec l’article du catalogue
qui lui correspond, les quantités vendues et retournées et le montant net. La recherche porte sur
toutes les colonnes : pratique pour vérifier qu’une référence pointe bien vers le bon article.

Contrôle et création #

Le tableau de contrôle présente, pour chaque zone fiscale et chaque taux, les ventes, les retours,
le chiffre d’affaires net et la commission ; avec le récapitulatif du partenaire, il les compare
aux siens. Sous le tableau, chaque document à créer est présenté avec ses lignes et ses totaux.

S’il reste un écart, Kafinea vous demande de le confirmer (Créer les documents malgré l’écart)
avant d’aller plus loin. Un mois déjà importé pour le même partenaire demande aussi une
confirmation.

Le bouton Créer les documents crée les factures et les avoirs, avec une barre de progression.
Chaque document est daté du dernier jour du mois, reprend les conditions de paiement du partenaire
et mentionne le relevé dont il est issu. L’avoir précise qu’il porte sur les retours des factures
émises pendant la période choisie.

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Les documents créés #

La commission figure en quantité négative avec un prix positif : c’est la forme qu’exige la
facture électronique pour une ligne qui vient en déduction.

L’avoir est un avoir global : il porte la référence du contrat du
partenaire (réglage Référence du contrat) et la période des factures dont les retours peuvent
provenir. Renseignez la référence du contrat dans les réglages : sans elle, l’avoir ne peut pas être
transmis en facture électronique, et l’écran vous le signale.

Annuler un import #

Tant que les documents sont en brouillon, Annuler l’import les supprime et permet de reprendre
le relevé. Dès qu’un document a été validé, l’import est verrouillé : corrigez alors le document
lui-même, comme toute facture.

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Demander à l’assistant IA #

L’assistant IA de Kafinea peut lire un import et les réglages d’un partenaire : demandez-lui par
exemple pourquoi un relevé attend une confirmation, ou quelle commission est appliquée à un
partenaire. Il ne modifie rien : les décisions se prennent sur l’écran de l’import.

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Références associées 🔗 #

• La facturation classique
• Les avoirs client
• La facturation électronique