📍 Où trouver ce module ?
Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation > Gérer les compteurs
Introduction #
Le format de numérotation décrit à quoi ressemble un numéro. Le compteur mémorise où en est la numérotation : c’est lui qui décide du prochain numéro émis.
Un module a rarement un seul compteur. Dès que le préfixe contient une date, chaque préfixe obtenu a le sien : FA-2026- et FA-2027- avancent en parallèle, tout comme les compteurs de chaque société. L’écran Gérer les compteurs les réunit au même endroit et permet de les régler sans intervention technique.
Ce que l’écran permet de faire :
- voir, pour une date de document donnée, quel compteur sera utilisé et quel numéro sortira
- reprendre une numérotation venue d’un autre outil
- préparer à l’avance le compteur de l’exercice suivant
- repérer les compteurs qui méritent votre attention
1. Ouvrir l’écran #
Deux chemins mènent au même écran :
- Paramètres > Gestion des modules > Formats de numérotation, puis le bouton Gérer les compteurs
- depuis la liste des formats de numérotation, le bouton Gérer les compteurs en haut à droite
Note : la consultation est ouverte à tous les utilisateurs qui accèdent au paramétrage ; la modification d’un compteur est réservée aux administrateurs.
2. Choisir une date de document #
Tout l’écran est piloté par le champ Date du document, en haut, positionné sur aujourd’hui par défaut.
Changez cette date et l’ensemble du tableau se recalcule : c’est ainsi que se lit le cas de janvier. Une facture datée du 31 décembre et une facture datée du 2 janvier ne tombent pas dans le même compteur, et l’écran vous montre lequel répondra, avec le numéro exact qui sera émis.
Deux autres réglages complètent la barre :
- Rechercher un module : filtre le tableau au fil de la frappe
- Afficher aussi les modules sans compteur ni format : révèle les modules qui n’ont encore émis aucun document
3. Lire le tableau #
Le tableau présente une ligne par module et par société :
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Module | le module numéroté (Factures, Devis, Commandes…) |
| Société | la société concernée |
| Format | le format appliqué, ou aucun format si le module n’en a pas encore |
| Remise à zéro | À chaque nouveau préfixe ou Numérotation continue |
| Compteur utilisé à cette date | le préfixe obtenu pour la date choisie |
| Dernier n° attribué | où en est ce compteur |
| Prochain numéro | le numéro complet qui sortira, préfixe et suffixe compris |
| Compteurs actifs | le nombre de compteurs vivants pour ce module et cette société |
| Anomalies | le nombre de compteurs qui méritent un coup d’œil |
Astuce : la colonne Prochain numéro répond seule à la question la plus courante avant une émission de documents : « à quoi ressemblera le prochain numéro ? ». Elle est renseignée même quand aucun format n’existe encore, ce qui permet de constater le numéro par défaut avant le premier document.
4. Voir les compteurs d’un module #
Le bouton Afficher les compteurs en début de ligne déplie le détail :
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Compteur | le préfixe obtenu, sans préfixe s’il est vide |
| Dernier n° attribué | la valeur mémorisée par le compteur |
| Plus grand n° sur les documents | le plus grand numéro réellement porté par un document de ce compteur |
| Documents | le nombre de documents émis sur ce compteur |
| Dernière utilisation | la date du dernier numéro attribué |
| Prochain numéro | le numéro complet à venir |
| Diagnostic | voir la section suivante |
Le compteur correspondant à la date choisie est signalé par la mention compteur de la date choisie.
Par défaut, les compteurs utilisés depuis moins de 13 mois sont affichés : l’exercice précédent reste donc visible, ce qui est précisément l’intérêt en début d’année. La case Afficher tous les compteurs révèle les plus anciens.
5. Les diagnostics #
Kafinea signale les compteurs qui méritent une décision. Ce sont des informations : l’écran ne modifie rien de lui-même.
| Diagnostic | Signification | Ce qu’il convient de faire |
|---|---|---|
| en retard | le compteur est inférieur au plus grand numéro déjà porté par un document | reprendre le compteur au-dessus de ce numéro, pour que chaque document garde un numéro unique |
| hors format | ce préfixe ne peut plus être produit par le format en vigueur | rien à faire : les documents existants gardent leur numéro, aucun nouveau document n’ira dans ce compteur |
| date invalide | le préfixe provient d’un document dont la date n’était pas renseignée correctement | vérifier la date des documents concernés ; les numéros déjà émis restent valides |
| inutilisé | compteur créé mais qu’aucun document n’utilise, et dormant depuis plus de 13 mois | rien à faire : il n’a aucun effet sur la numérotation |
6. Reprendre un compteur à un numéro donné #
C’est le geste de la reprise de données : votre outil précédent s’est arrêté à FA-2026-0287, la suite doit repartir de 288.
- Dépliez le module, repérez la ligne du compteur.
- Cliquez sur Reprendre à….
- Saisissez le prochain numéro à émettre (ici 288). L’aperçu affiche en direct le numéro complet,
FA-2026-0288, tel qu’il apparaîtra sur le document. - Cliquez sur Appliquer.
Les garanties apportées par l’écran :
- un numéro déjà émis sur ce compteur est refusé, et le message indique le numéro concerné : la continuité de votre numérotation est préservée
- tant qu’aucun document ne porte le préfixe, la valeur reste librement modifiable, ce qui permet de corriger une reprise mal calibrée
- si le compteur a avancé pendant que l’écran était ouvert, par exemple parce qu’un collègue vient d’émettre une facture, l’écran vous invite à le recharger avant de le régler
- chaque modification est enregistrée dans le journal d’événements avec son auteur
Note : lorsque le module est en Numérotation continue, c’est le plus grand numéro atteint tous compteurs confondus qui fait foi. L’écran vous le rappelle au moment de la saisie et affiche la valeur à dépasser pour que votre réglage prenne effet.
7. Préparer un compteur à l’avance #
C’est le geste de la mi-décembre : poser le compteur de l’année suivante sans attendre le premier document.
- Cliquez sur Préparer un compteur….
- Renseignez la Date de document visée, par exemple le 4 janvier de l’année suivante.
- Renseignez le Premier numéro, en général 1. L’aperçu affiche le numéro complet correspondant.
- Cliquez sur Appliquer.
Le nouveau compteur apparaît immédiatement dans la liste et le compteur de l’année en cours continue en parallèle : les documents de fin d’exercice et ceux du nouvel exercice sont numérotés chacun dans leur série.
Si le compteur visé existe déjà, l’écran vous renvoie vers Reprendre à… sur sa ligne, ce qui évite de créer un doublon.
8. Questions fréquentes #
Pourquoi mon module a-t-il plusieurs compteurs ?
Parce que son format contient une date. Chaque préfixe obtenu, par exemple une année ou un mois, dispose de son propre compteur. En mode multi-sociétés, chaque société a également les siens.
Je règle un compteur et le numéro émis ne change pas.
Le module est en Numérotation continue : il reprend le plus grand numéro atteint tous compteurs confondus. Saisissez une valeur supérieure à ce maximum, que l’écran affiche, ou cochez Réinitialiser la séquence au changement de préfixe sur le format pour donner à chaque préfixe sa propre suite.
Puis-je faire reculer un compteur ?
Oui tant qu’aucun document ne porte ce préfixe. Dès qu’un document a été émis, la valeur doit rester au-dessus du dernier numéro utilisé, ce qui garantit qu’un numéro n’est jamais attribué deux fois.
Un compteur est signalé « en retard », que se passe-t-il ?
Des documents portent des numéros supérieurs à la valeur mémorisée, généralement à la suite d’une reprise de données. Reprenez le compteur juste au-dessus du plus grand numéro affiché : la numérotation redevient continue.
Comment vérifier le prochain numéro d’une facture antidatée ?
Choisissez sa date dans Date du document en haut de l’écran : la ligne des factures affiche le compteur qui répondra et le numéro complet à venir.
Qui peut modifier un compteur ?
Les administrateurs. Les autres utilisateurs consultent l’écran sans pouvoir le modifier.