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Recherchez une fiche, retrouvez une rubrique ou ouvrez un formulaire de création en quelques mots. La même recherche est accessible sur l’accueil et depuis les autres écrans de Kafinea.
Note : Cette présentation est disponible lorsque votre administrateur active Recherche unifiée. Sinon, vous conservez la recherche habituelle de la barre supérieure. Les recherches et les filtres propres aux listes restent disponibles dans les deux cas.
1. Retrouver une fiche ou un écran #
- Depuis l’accueil, cliquez dans le grand champ Rechercher dans Kafinea s’il est affiché. Si vous l’avez réduit, ou depuis un autre écran, cliquez sur Rechercher dans la barre supérieure pour ouvrir le panneau de recherche.
- Saisissez au moins deux caractères : un nom, une adresse électronique, un numéro, une référence ou les mots qui décrivent l’écran recherché.
- Parcourez les propositions, qui se complètent pendant la recherche.
- Cliquez sur une proposition pour ouvrir la fiche, la rubrique ou le formulaire indiqué.
Sur l’accueil, lorsque le grand champ est affiché, la loupe de la barre supérieure permet aussi de le rejoindre. Depuis tous les écrans, Ctrl+K ou Cmd+K donne accès à la recherche au clavier.
Depuis une fiche ou un formulaire, le panneau s’ouvre par-dessus votre travail en cours. Pour reprendre ce travail, fermez-le avec Échap ou le bouton Fermer la recherche : le focus revient à l’élément depuis lequel vous l’avez ouvert. Ouvrir un résultat vous conduit à la destination choisie.
Sur l’accueil d’un petit écran, ouvrir la recherche replie l’assistant pour garder les propositions accessibles. Son brouillon est conservé.
Pour utiliser des critères détaillés, choisissez Recherche avancée, l’action secondaire du panneau. Pour filtrer uniquement les fiches d’une liste, utilisez la recherche et les filtres de cette liste.
Les libellés Fiche, Rubrique et Action permettent de distinguer la nature des propositions. Les écrans de paramétrage apparaissent selon vos droits : un administrateur à accès limité retrouve uniquement les réglages qui lui sont autorisés.
| Vous cherchez… | Exemple de saisie |
|---|---|
| Un client ou un contact | Son nom ou son adresse électronique |
| Un document commercial | Son numéro ou sa référence |
| Une rubrique | devis, congés, rapports |
| Un réglage comptable | longueur des comptes auxiliaires |
| Un formulaire de création | créer un devis |
La recherche porte sur les modules et les champs sélectionnés par votre administrateur. Les fiches proposées respectent vos droits d’accès et la société active.
Astuce : Pour retrouver un document précis, commencez par son numéro complet. Pour un nom composé, essayez également un élément distinctif du nom.
2. Formuler une demande métier #
Lorsque l’option Suggestions de recherche assistées est activée, vous pouvez formuler une demande avec des critères directement dans le champ de recherche. Sans cette aide, saisissez les mots présents dans la fiche ou dans le nom de la rubrique ; utilisez les filtres de liste pour combiner des critères.
| Exemple | Résultat recherché |
|---|---|
clients de Lyon |
Clients dont la ville de facturation correspond |
factures du client Atelier Horizon |
Factures liées au client indiqué |
devis de septembre 2026 |
Devis dont la date appartient au mois indiqué |
factures impayées |
Factures ayant un reste à payer positif |
factures impayées du client Atelier Horizon |
Factures de ce client ayant un reste à payer positif |
Le nom « Atelier Horizon » est un exemple fictif : remplacez-le par celui du client recherché. La disponibilité des résultats dépend des données, des champs ouverts à la recherche et de vos droits.
Le bloc Critères compris indique les critères utilisés pour rechercher les fiches. Vérifiez-les avant de poursuivre. Ouvrir cette liste filtrée permet de reprendre le travail dans la liste correspondante lorsqu’elle peut reproduire tous ces critères. Ce lien n’est notamment pas proposé pour une recherche par client lié ou pour certains textes particuliers : les fiches trouvées restent accessibles depuis le panneau.
Indiquez le mois et l’année pour une recherche par période. Une facture impayée désigne ici une facture qui conserve un montant à régler, que son échéance soit dépassée ou non.
Lorsque le sens d’un critère demande une précision, Kafinea vous l’indique. Par exemple, « commandes en retard » peut concerner la livraison, le traitement ou une autre échéance : précisez votre besoin dans la liste des commandes et utilisez ses filtres, ou poursuivez avec l’assistant IA s’il est disponible.
3. Comprendre les résultats progressifs #
Les premières propositions sont utilisables pendant que la recherche continue. Vous pouvez donc ouvrir la fiche souhaitée dès qu’elle apparaît.
Selon la recherche, plusieurs commandes peuvent être proposées :
| Commande | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Afficher plus de fiches | Charger la page suivante de résultats. La présence de ce bouton est un fonctionnement normal. |
| Poursuivre la recherche | Parcourir d’autres rubriques ou reprendre une recherche qui s’est arrêtée avant la fin du parcours prévu. |
| Élargir la recherche | Chercher également à l’intérieur des valeurs et dans les champs supplémentaires autorisés par votre administrateur. |
| Réessayer | Relancer une recherche lorsqu’une partie des résultats n’a pas pu être chargée. |
Le nombre affiché correspond aux propositions déjà trouvées. Un message de recherche incomplète concerne un parcours effectivement interrompu ; une simple page supplémentaire ne signifie pas que la recherche a rencontré un problème.
Le détail Informations déjà consultées, lorsqu’il est proposé, permet de comprendre où la recherche a porté. Si vous ne trouvez pas une fiche, essayez une référence plus précise ou Élargir la recherche, puis vérifiez avec votre administrateur que le module et le champ sont inclus dans la recherche.
Note : La recherche initiale privilégie le début des valeurs. Élargir la recherche peut donc trouver une correspondance située plus loin dans un nom, même si votre administrateur n’a pas prévu de champs supplémentaires. Vos droits d’accès continuent de s’appliquer.
4. Ouvrir un formulaire depuis une recherche #
Une proposition marquée Action ouvre le formulaire correspondant. Vous pouvez alors compléter les champs, vérifier les valeurs et enregistrer normalement.
Lorsqu’une fiche est identifiée sans ambiguïté, des actions peuvent la reprendre comme point de départ. Par exemple, après avoir trouvé un client, une proposition de création de devis peut ouvrir le formulaire avec ce client déjà sélectionné. Le nom de la fiche concernée apparaît dans la proposition.
Certaines demandes explicites, comme « créer un devis pour Atelier Horizon », peuvent également préparer cette référence. Si plusieurs fiches correspondent ou si le lien ne peut pas être renseigné, choisissez la fiche dans le formulaire.
L’ouverture du formulaire prépare votre travail : vérifiez le client et les autres valeurs avant d’enregistrer le document.
5. Utiliser les suggestions assistées #
Votre administrateur peut activer des Suggestions de recherche assistées. Elles aident à rapprocher vos mots d’une rubrique autorisée et à comprendre certaines phrases de recherche. Elles peuvent apparaître pendant la saisie, sans attendre une validation par Entrée.
Cette aide complète la recherche de fiches et de rubriques. Si elle est momentanément indisponible, vous pouvez continuer à utiliser les résultats déjà trouvés.
Pour une demande qui nécessite une analyse, le lien Demander à l’assistant IA de Kafinea peut apparaître si vous avez accès à l’assistant. Lorsque cette orientation est recommandée, le bouton principal devient Demander à l’IA. Il ouvre l’assistant avec votre demande préparée en brouillon. Relisez-la, complétez-la si nécessaire, puis envoyez-la lorsque vous êtes prêt : l’analyse commence à cet envoi.
Si un autre brouillon est déjà présent, choisissez Ajouter à mon brouillon, Nouvelle conversation ou Annuler. L’ajout conserve le texte précédent. Après le choix d’une nouvelle conversation, Restaurer le brouillon précédent permet de le retrouver tant que la page reste ouverte. L’annulation conserve votre travail tel quel.
Si l’assistant est activé et que vous y avez accès, utilisez Continuer avec l’assistant pour poursuivre une recherche métier. Vous pouvez cocher l’option Joindre cette recherche à l’assistant, décochée par défaut, pour reprendre les critères compris. Le contexte joint est visible dans l’assistant et peut être retiré avant l’envoi. Il décrit les critères, sans joindre toutes les fiches trouvées ni présenter la première page comme un résultat exhaustif. Au moment de l’envoi, Kafinea vérifie à nouveau les accès nécessaires ; si ce contexte ne peut plus être utilisé, retirez-le du brouillon ou relancez la recherche avant de renvoyer la demande.
Note : L’activation des suggestions assistées autorise l’utilisation d’un service d’IA externe pour comprendre vos demandes. La phrase saisie peut être transmise avec les informations que vous y écrivez, notamment les noms, numéros de téléphone et références. Pour les suggestions de rubriques, les intitulés et courtes descriptions des destinations autorisées peuvent aussi être transmis. Les fiches trouvées et leur contenu ne sont pas joints à ces demandes de suggestion.
6. Garder vos tableaux de bord à portée de main #
Lorsque le grand champ de recherche est affiché, les onglets de vos tableaux de bord se trouvent juste en dessous. Vous pouvez continuer à consulter vos indicateurs, changer de tableau de bord et organiser vos widgets.
Pour donner plus de place aux widgets, cliquez sur Réduire en haut de la recherche. Le bouton Rechercher de la barre supérieure et Ctrl+K / Cmd+K restent disponibles pour ouvrir le panneau ponctuellement. Le message qui suit propose Annuler pour rétablir immédiatement le grand champ.
Pour retrouver durablement le grand champ, restez sur l’accueil, ouvrez le panneau de recherche, puis cliquez sur Garder sur l’accueil. Votre choix est mémorisé pour votre compte et conservé lors de vos prochaines connexions, y compris depuis un autre navigateur. Il correspond au réglage Afficher la recherche sur l’accueil de votre fiche utilisateur.
Ouvrir ou fermer ponctuellement le panneau ne change pas ce choix. Pour revenir à vos widgets après une recherche, fermez les propositions ou le panneau avec Échap. Vous pouvez aussi effacer la saisie avec Effacer la recherche. La disposition de vos tableaux de bord est conservée.
Au clavier :
- Flèche bas / Flèche haut : parcourir les propositions.
- Entrée : ouvrir la proposition sélectionnée ; sans sélection, lancer ou afficher la recherche, ou ouvrir l’assistant lorsque le bouton principal indique Demander à l’IA.
- Ctrl+K / Cmd+K : rejoindre la recherche depuis n’importe quel écran.
- Échap : dans le grand champ de l’accueil, fermer les propositions en conservant le texte saisi ; dans le panneau, le fermer et reprendre le travail en cours.
- Tabulation : atteindre les commandes de recherche et les autres éléments accessibles à l’écran.
Questions fréquentes #
Pourquoi un collègue voit-il d’autres propositions ?
Les fiches, rubriques et actions dépendent des droits de chacun et de la société active. Les réglages réservés à l’administration ne sont proposés qu’aux utilisateurs autorisés.
La recherche a trouvé un client, mais ne propose pas de créer un devis.
Les actions disponibles dépendent de vos droits de création et des liens que le formulaire peut renseigner. Ouvrez le client ou la rubrique Devis pour poursuivre votre travail.
Puis-je demander une analyse financière dans le champ de recherche ?
La recherche sert à retrouver des fiches et des écrans. Pour une analyse ou une demande à plusieurs étapes, utilisez Demander à l’assistant IA de Kafinea, lorsque cette proposition apparaît, ou ouvrez directement l’assistant.
Je ne vois pas la recherche sur l’accueil.
Si vous avez réduit le grand champ, ouvrez Rechercher depuis la barre supérieure de l’accueil, puis choisissez Garder sur l’accueil. Si cette commande n’est pas proposée et que vous disposez de la recherche habituelle, demandez à votre administrateur si Recherche unifiée est activée.
Puis-je ouvrir la recherche pendant la saisie d’un formulaire ?
Oui. Cliquez sur Rechercher ou utilisez Ctrl+K / Cmd+K. Le panneau s’ouvre par-dessus le formulaire. Fermez-le avec Échap ou Fermer la recherche pour retrouver votre saisie et le focus précédent.