L’archivage marque des documents comme appartenant à un historique, par exemple des factures reprises d’un ancien logiciel sans leurs règlements. Un document archivé reste consultable comme avant : son statut, ses montants et ses écritures comptables ne changent pas. La case Archivé vous permet de le distinguer des autres dans les listes et dans les rapports.
L’archivage est disponible sur :
- les devis, les commandes client et les commandes fournisseur ;
- les factures client et les factures fournisseur ;
- les avoirs client et fournisseur, et les notes de débit client ;
- les règlements client et fournisseur.
1. Archiver un document #
- Ouvrez la fiche du document.
- Cliquez sur le menu ⋮ en haut à droite, puis sur Archiver.
- Confirmez.
La case Archivé de la fiche passe à Oui et l’onglet Modifications garde la trace de l’opération : qui l’a faite, et quand.
Un document finalisé peut être archivé : l’archivage ne touche à aucune de ses données.
2. Archiver plusieurs documents à la fois #
- Dans la liste, cochez les documents à archiver (ou tous ceux de la liste filtrée).
- Ouvrez le menu des actions de masse, puis cliquez sur Archiver.
- Confirmez.
Un message indique le nombre de documents archivés. Les documents que vous n’avez pas le droit de modifier sont laissés de côté et comptés à part.
3. Désarchiver #
Sur la fiche d’un document archivé, le menu ⋮ propose Désarchiver. Dans la liste, l’action de masse Désarchiver fait de même pour la sélection.
4. Retrouver les documents archivés #
La case Archivé s’ajoute comme une autre colonne :
- dans une liste, ajoutez-la à la vue, ou créez un filtre Archivé = Non pour n’afficher que les documents courants ;
- dans un rapport, utilisez-la comme condition pour exclure ou isoler l’historique.
5. Qui peut archiver #
Archiver ou désarchiver demande le droit de modifier le module concerné (devis, factures, règlements…) et de voir le document. Ces droits se règlent dans le profil de l’utilisateur : voir les droits d’accès.