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Un inventaire de stocks permet de comparer les quantités réellement comptées avec celles enregistrées dans Kafinea, puis de régulariser les écarts. Le même écran permet de reprendre un stock initial. Vous pouvez saisir les articles un par un ou importer un fichier Excel ou CSV.
Créer le brouillon #
- Ouvrez Gestion des stocks > Inventaires de stocks, puis créez un inventaire.
- Donnez-lui un libellé et choisissez la date de l’inventaire. Cette date s’applique à toutes les lignes, même si vous saisissez le document plus tard.
- Choisissez Comptage physique ou Stock initial. Vous pouvez aussi ajouter un commentaire général.
- Ajoutez les articles manuellement ou importez un fichier. Pour chaque ligne, indiquez un article, un dépôt ou un emplacement et la quantité. Un commentaire de ligne peut préciser un constat sur place.
- Cliquez sur Vérifier les lignes. La quantité théorique à la date choisie et l’écart apparaissent à côté de la quantité saisie.
- Enregistrez le brouillon, y compris si certaines lignes sont signalées. Vous pouvez le rouvrir et les corriger avant la finalisation.
Exemple : Vous saisissez le 7 octobre le résultat d’un comptage effectué le 30 septembre. Choisissez le 30 septembre dans l’entête. Les écarts sont calculés par rapport au stock enregistré à cette date.
Pour un comptage physique, la quantité comptée doit être positive ou nulle. Une quantité 0 signifie que vous avez compté zéro unité. Une ligne absente du document n’est pas interprétée comme un zéro.
Pour un stock initial, indiquez le solde à reprendre. Il peut être négatif. Le coût unitaire initial est facultatif, y compris au moment de finaliser. Vous pouvez réaliser toute la reprise en laissant cette colonne vide.
Pour retrouver une ligne dans un grand comptage, recherchez l’article par sa référence ou son nom, choisissez un emplacement ou affichez uniquement les écarts. Les 100 premières lignes correspondantes sont affichées ; Afficher d’autres lignes permet de poursuivre la lecture. Effacer les filtres rétablit la première page. Le filtrage et la pagination ne retirent aucune ligne du brouillon.
Importer un fichier Excel ou CSV #
Cliquez sur Télécharger un modèle pour obtenir le modèle Excel. Remplissez-le, puis importez directement le fichier .xlsx avec Importer un fichier Excel ou CSV. Un fichier CSV UTF-8 convient aussi. Les lignes apparaissent dans le formulaire : vous pouvez les relire, les compléter, les supprimer ou en ajouter avant l’enregistrement.
| Colonne | Utilisation |
|---|---|
reference |
Référence, code-barres ou identifiant Kafinea de l’article. Obligatoire. |
produit |
Nom de l’article, facultatif. Il aide à contrôler le fichier, mais n’est pas utilisé pour identifier l’article. |
depot ou emplacement |
Code du dépôt ou nom, code ou identifiant de l’emplacement de stockage. Obligatoire. Si les deux colonnes existent, le dépôt identifie l’emplacement. |
quantite |
La même colonne sert au comptage physique et au stock initial ; le type d’inventaire choisi détermine son sens. |
lot |
Lot de l’article, si nécessaire. |
commentaire |
Note propre à la ligne. |
cout_unitaire_initial |
Coût unitaire initial facultatif. Vous pouvez omettre la colonne ou la laisser vide. |
Le CSV peut utiliser le point-virgule ou la virgule comme séparateur. Chaque fichier peut contenir au plus 10 000 lignes et peser au plus 8 Mo. Un fichier Excel doit avoir une seule feuille et au plus 256 colonnes. Les quantités peuvent contenir jusqu’à trois décimales. La date n’est pas une colonne du fichier : elle est définie dans l’entête.
Les contrôles de format et de sécurité portent sur le fichier complet. Si une formule figure dans une colonne utilisée, remplacez-la par sa valeur avant de relancer l’import. Les formules des colonnes ignorées ne sont pas exécutées.
Les articles ou dépôts inconnus et les autres anomalies sont signalés sur les lignes concernées. Le fichier complet est chargé et peut être enregistré en brouillon avec ces lignes. Utilisez À corriger uniquement pour les retrouver, puis corrigez les valeurs et cliquez sur Vérifier les lignes.
Si vous créez ou corrigez un article, un emplacement ou un lot dans un autre onglet, revenez au brouillon et cliquez sur Actualiser les anomalies. Vous pouvez aussi cliquer sur Réexaminer cette ligne pour contrôler une ligne précise. L’analyse consulte les données actualisées et conserve vos saisies, sans recharger la page ni modifier le stock. Vérifier les lignes recalcule les quantités théoriques et les écarts de l’ensemble du document. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour conserver les corrections dans le brouillon.
Vous pouvez aussi supprimer une ligne ou utiliser Retirer les lignes à corriger. Pour conserver les données et les motifs des lignes que vous écartez, exportez les anomalies avant le retrait.
Vous pouvez compter plusieurs fois le même article dans le même emplacement. Chaque ligne et son commentaire sont conservés. Kafinea additionne les quantités par article, emplacement et, si nécessaire, par lot ; le groupe affiche un seul stock théorique et un seul écart. Par exemple, deux lignes de 4 et 5 unités pour un stock théorique de 10 donnent un écart de −1.
Exporter les anomalies avant de les retirer #
Le bouton Exporter les anomalies indique le nombre de lignes À corriger dans le document. Il propose deux formats :
| Format | Pour quel usage ? |
|---|---|
| Excel (.xlsx) | Préparer les corrections et suivre manuellement le traitement des lignes écartées. |
| Conserver ou partager un état daté des anomalies. |
Les deux fichiers comprennent toutes les lignes à corriger de la saisie en cours, y compris celles masquées par la recherche, les filtres ou la pagination. Ils indiquent le nom de votre société, le libellé de l’inventaire, sa date et la date d’export. Chaque ligne conserve ses valeurs saisies, même incorrectes : référence de l’article, code du dépôt ou de l’emplacement tel qu’il figure dans le fichier importé, lot, quantité, coût éventuel et commentaire. Si Kafinea a reconnu l’emplacement, son nom apparaît dans un champ distinct du code d’origine. Le numéro de ligne dans l’inventaire, celui du fichier d’origine lorsqu’il est disponible et tous les motifs d’anomalie facilitent les corrections.
- Cliquez sur Exporter les anomalies, puis choisissez Excel (.xlsx) ou PDF.
- Vérifiez le fichier téléchargé et conservez-le dans votre dossier de suivi du comptage ou de la reprise de stock.
- Si vous souhaitez écarter ces lignes de ce document, cliquez ensuite sur Retirer les lignes à corriger. La confirmation rappelle leur nombre et permet aussi de télécharger les exports avant de confirmer le retrait.
- Enregistrez le brouillon pour conserver ce retrait. Seules les lignes restantes participeront à la finalisation.
L’export ne retire aucune ligne et ne modifie pas le stock. Le fichier représente la saisie au moment du téléchargement : si vous la modifiez ensuite, exportez à nouveau les anomalies pour disposer d’un état actualisé. La conservation des fichiers et le suivi des corrections sont manuels. Pour reprendre des lignes écartées, ajoutez leurs valeurs corrigées au brouillon ou préparez un fichier conforme au modèle d’import à partir des données exportées.
Important : Si plusieurs lignes comptent le même article dans le même emplacement et le même lot, vérifiez que leur ensemble représente bien la totalité du comptage avant de finaliser. Lorsqu’une anomalie appartient à un groupe identifié dont d’autres lignes sont conservées, Kafinea demande de la corriger avant son retrait pour garder un comptage complet.
Finaliser les écarts #
Corrigez ou retirez les lignes signalées, puis enregistrez le brouillon vérifié et cliquez sur Finaliser l’inventaire. Une fenêtre rappelle les conséquences de cette action avant confirmation. Kafinea contrôle une dernière fois le stock théorique à la date du comptage. Si ce stock a changé depuis l’enregistrement du brouillon, rouvrez celui-ci et vérifiez les écarts actualisés avant de finaliser.
La finalisation crée les transferts et les mouvements de stock nécessaires, à la date du comptage. Les mouvements postérieurs restent pris en compte : le stock actuel reflète la régularisation et les opérations intervenues depuis cette date. Les lignes sans écart ne créent pas de transfert. Les écarts sont regroupés par emplacement et par sens du transfert : plusieurs transferts peuvent donc être liés au même inventaire. Ouvrez l’onglet des demandes de transfert de stock pour les consulter.
Un inventaire finalisé est définitif. Sa fiche affiche son statut et propose de créer un nouvel inventaire physique pour enregistrer une correction ultérieure.
La finalisation des quantités est possible sans coût unitaire initial. Si vous choisissez de renseigner ce coût, il sert à la valorisation des stocks.