Un bien acheté pour durer (véhicule, machine, ordinateur, logiciel, mobilier, aménagement) n’est pas une charge de l’année : il figure à l’actif du bilan et s’amortit sur sa durée d’utilisation. Kafinea tient le registre des immobilisations de chaque société, calcule le plan d’amortissement de chaque bien et passe les écritures de dotation dans votre comptabilité.
Vous y gagnez :
- un registre toujours à jour, relié aux factures fournisseurs, aux articles et aux équipements ;
- des dotations calculées au jour près, comptabilisées en un clic chaque mois ou à la clôture ;
- les sorties (cession, mise au rebut) comptabilisées avec leur plus ou moins-value ;
- les tableaux attendus par votre expert-comptable, prêts dans le Centre de rapports.
1. Démarrer en trois étapes #
Ouvrez Comptabilité > Immobilisations. Tant que le registre est vide, l’écran rappelle les trois étapes :
- Choisir les catégories. Une catégorie porte les comptes et le plan proposé pour un type de bien. Dans l’onglet Catégories et réglages, cliquez sur Créer les catégories usuelles : Kafinea crée les catégories courantes du plan comptable (logiciels, matériel de transport, matériel informatique, mobilier, constructions…) et les comptes qui manquent à votre plan comptable. Ajustez ensuite les durées à l’usage réel de vos biens.
- Enregistrer les biens. À la main avec Nouvelle immobilisation, ou depuis les factures fournisseurs passées en compte d’immobilisation (voir Immobiliser une facture fournisseur).
- Passer les dotations. Dans l’onglet Dotations, un aperçu puis un clic (voir Comptabiliser les dotations aux amortissements).
Note : Les immobilisations suivent les droits de votre profil. À l’installation, ils reprennent ceux des écritures manuelles : les profils comptables y ont accès, votre administrateur peut l’ajuster profil par profil.
2. Créer une immobilisation #
Cliquez sur Nouvelle immobilisation. Renseignez la désignation, la catégorie, la valeur d’origine hors taxes et la date d’acquisition : la catégorie propose le mode et la durée, et le plan prévisionnel s’affiche aussitôt sous le formulaire. Vous voyez la dotation de chaque exercice avant d’enregistrer.
| Élément | Ce qu’il change |
|---|---|
| Date de mise en service | Le linéaire part de cette date, au jour près. Laissée vide, c’est la date d’acquisition. |
| Mode d’amortissement | Linéaire : la même dotation chaque année, au prorata du temps la première et la dernière année. Dégressif : des dotations plus fortes au début, pour les biens d’au moins 3 ans. Non amortissable : terrains, fonds commercial, dépôts de garantie. |
| Valeur résiduelle | La valeur que le bien gardera à la fin de son utilisation (revente prévue). Elle n’est pas amortie. |
| Plan fiscal différent | Quand la durée d’usage fiscale ou le dégressif fiscal diffèrent du plan comptable : l’écart est comptabilisé en amortissements dérogatoires. |
Choisissez ensuite :
- Enregistrer en brouillon : rien n’est calculé ni comptabilisé, le temps de vérifier ;
- Enregistrer et mettre en service : le bien entre dans les dotations.
La fiche se complète ensuite : fournisseur, facture fournisseur, article, équipement, numéro de série, emplacement, documents joints (facture, photo, contrat).
Astuce : Sur un article acheté comme immobilisation, renseignez la Catégorie d’immobilisation : elle est proposée chaque fois qu’une ligne de cet article est immobilisée.
3. La fiche d’une immobilisation #
Le résumé de la fiche réunit :
- la situation : valeur brute, amortissements et valeur nette au jour, date jusqu’à laquelle les dotations sont comptabilisées, plan et date de fin ;
- les actions de la vie du bien : Mettre en service, Comptabiliser ce qui est dû, Réviser le plan, Céder ou mettre au rebut ;
- le tableau d’amortissement exercice par exercice, les exercices déjà comptabilisés étant marqués ;
- les écritures passées, les révisions du plan et les composants.
Important : Une fois des dotations comptabilisées, la valeur, les dates, le plan et la catégorie du bien ne se modifient plus : les écritures passées en dépendent. Pour changer la durée ou la valeur résiduelle, utilisez Réviser le plan (voir Céder, mettre au rebut, réviser ou déprécier).
4. Cas particuliers #
Un bien acheté avant la tenue de la comptabilité dans Kafinea. Créez-le avec sa date et sa valeur d’origine, puis renseignez dans la fiche la section Reprise d’un bien acquis avant Kafinea : la date d’arrêté (en général la veille de votre premier exercice dans Kafinea) et les amortissements déjà pratiqués, tels qu’ils figurent dans votre bilan d’ouverture. Kafinea ne les comptabilise pas, ils sont déjà dans les à-nouveaux : il poursuit le plan à partir de cette date.
Un bien décomposé. Pour un bâtiment dont la toiture se renouvelle plus vite, ou une machine dont le moteur a sa propre durée, créez un composant par élément et indiquez Composant de : chaque composant garde son plan, l’immobilisation principale les liste.
Un matériel mis à disposition chez un client. Si le bien est suivi dans votre parc d’équipements (location, prêt), indiquez l’Équipement : la fiche de l’équipement liste l’immobilisation qui le finance.
Plusieurs sociétés. Chaque immobilisation appartient à une société ; l’écran montre la société choisie en haut de Kafinea. Pour créer un bien ou passer des écritures dans une autre société, sélectionnez-la d’abord en haut de l’écran.
5. Questions fréquentes #
L’achat est-il comptabilisé par le registre ? Non. L’achat est comptabilisé par la facture fournisseur, sur le compte d’immobilisation de son article. Le registre ajoute le plan, les dotations et la sortie.
Comment est calculé le prorata ? En linéaire, au jour près sur une année de 360 jours (mois de 30 jours), l’usage le plus répandu ; vous pouvez choisir les jours réels dans les réglages. En dégressif, au mois, à partir du premier jour du mois d’acquisition.
Mes exercices ne font pas 12 mois. Kafinea suit vos exercices tels qu’ils sont définis : un exercice court reçoit une dotation en proportion.
Un compte manque au moment de comptabiliser. Kafinea ne passe aucune écriture sur un compte absent du plan comptable et indique lequel. Créez-le dans le plan comptable, ou cliquez sur Ajouter les catégories usuelles manquantes dans Catégories et réglages, qui crée aussi les comptes usuels des dotations, des cessions et du dérogatoire.
Puis-je supprimer une immobilisation ? Un brouillon, oui. Un bien dont des écritures sont passées sort du registre par une cession ou une mise au rebut ; pour le supprimer, annulez d’abord ses écritures.
6. Glossaire #
| Terme | Définition |
|---|---|
| Valeur d’origine | Coût d’acquisition hors taxes récupérables, frais d’installation compris. |
| Dotation | Part de la valeur du bien consommée sur une période, passée en charge. |
| Valeur nette comptable | Valeur d’origine moins les amortissements et les dépréciations. |
| Amortissement dérogatoire | Écart entre l’amortissement fiscal et l’amortissement comptable, inscrit au passif. |
| Mise en service | Date à laquelle le bien commence à être utilisé : point de départ du linéaire. |