Les affichages des listes : Kanban, Cartes, Calendrier, Planning, Gantt, Carte géographique et Analyse

Une même liste peut se lire de plusieurs façons : en tableau, en Kanban pour suivre l’avancement,
en Cartes avec les photos, en Calendrier, en Planning par personne, en Gantt pour
voir les délais et les dépendances, sur une Carte géographique, ou en Analyse (tableau croisé
et graphique). L’affichage change la présentation, jamais le contenu : ce sont toujours les fiches de
la liste, avec ses conditions, sa recherche et vos droits d’accès.

---

1. Changer d’affichage #

Les boutons d’affichage se trouvent dans la barre de la liste, à côté de son nom. L’affichage en
cours porte son nom ; les autres sont des icônes, avec leur nom au survol. Sur un téléphone, ils sont
regroupés dans un menu.

Les affichages Calendrier, Planning et Gantt ne sont proposés que pour les modules qui ont des dates,
la Carte géographique pour ceux qui ont une adresse.

Kafinea retient votre dernier affichage pour chaque liste : en revenant d’une fiche, vous retrouvez
la liste telle que vous l’avez laissée. Le lien de la page (adresse du navigateur) contient aussi
l’affichage : un collègue qui l’ouvre voit la même chose.

Astuce : Le bouton Mes fiches, présent dans chaque affichage, ne garde que les fiches qui
vous sont assignées, à vous ou à l’un de vos groupes. Il est retenu pour chaque liste.

Mise à jour en direct : l’affichage suit les changements faits par vos collègues : fiches
modifiées, ajoutées ou supprimées, cartes placées dans le Kanban, dépendances et référence du Gantt.
Kafinea vérifie toutes les cinq secondes pendant que vous travaillez ou que les changements
s’enchaînent, puis de plus en plus rarement (jusqu’à une minute) quand rien ne bouge ; plusieurs
onglets ouverts sur la même liste partagent la même vérification. Quand quelque chose a changé,
l’affichage se redessine sur place et les fiches modifiées par d’autres s’éclairent un instant. Rien ne bouge
pendant que vous glissez une carte, remplissez un formulaire ou tapez une recherche : la mise à jour
attend que vous ayez fini. Le point vert à gauche des boutons d’affichage indique que le suivi est
actif ; il passe au gris après trente minutes sans activité et repart au premier clic.

Imprimer : le bouton imprimante, à côté du bouton Affichage, imprime l’affichage tel qu’il est
à l’écran, en paysage, avec le nom de la liste, la date et votre nom. Un affichage plus large que la
page est réduit pour tenir en largeur ; le Gantt est imprimé en entier, toutes ses lignes comprises.
Choisissez « Enregistrer au format PDF » dans la fenêtre d’impression pour en faire un fichier.

Exporter : le bouton de téléchargement, à côté de l’imprimante, enregistre ce que montre
l’affichage dans un fichier Excel (.xlsx) ou un fichier CSV, avec les conditions de la liste,
la recherche et Mes fiches :

Dans le fichier Excel, les montants et les dates sont de vraies valeurs (on peut trier, filtrer,
additionner) ; le CSV utilise votre séparateur décimal. Un export porte sur 20 000 fiches au plus :
au-delà, ajoutez une condition ou une recherche.

---

2. Le Kanban #

Chaque colonne correspond à une valeur d’un champ (par défaut le statut ou la phase). Les étapes
terminées (gagné, perdu, clôturé, annulé…) sont repliées au départ : le tableau montre d’abord ce
qui est en cours.

Faire avancer une fiche :

• glissez la carte dans une autre colonne : la fiche est enregistrée aussitôt ;
• sur un écran tactile, appuyez longuement sur la carte avant de la déplacer ;
• sans glisser, le menu … de la carte propose Déplacer vers… ;
• un bandeau Annuler permet de revenir en arrière pendant quelques secondes.

Le déplacement est une modification ordinaire de la fiche : les droits, les champs verrouillés et
les automatisations s’appliquent comme si vous aviez modifié le champ vous-même. Une colonne qui
n’accepte pas de fiches (valeur qui n’est plus proposée, ou réservée à d’autres rôles) apparaît grisée
pendant le glissement.

Les couloirs : le réglage Couloirs selon ajoute une ligne par valeur d’un second champ
(projet, assigné, priorité…), chaque ligne reprenant les colonnes. Glisser une carte d’un couloir à
l’autre change aussi ce champ. Les têtes de colonnes et les noms de couloirs restent visibles pendant
le défilement ; un couloir se replie avec sa flèche.

Les limites d’en-cours : dans les réglages, chaque colonne peut recevoir une limite. Au-delà, sa
tête passe en rouge et affiche par exemple « 6 / 4 ». C’est un signal pour l’équipe : les
déplacements restent possibles.

L’ordre des cartes : par défaut, les cartes suivent le tri de la liste. Avec le réglage Ordre des
cartes : Manuel, chacun place les cartes en les glissant dans leur colonne : un emplacement s’ouvre
entre les cartes pour montrer où elle va se poser. Le menu … propose aussi En haut de la
colonne et En bas de la colonne. Cet ordre appartient à la liste : tous ses utilisateurs voient
le même. Une nouvelle fiche arrive en bas de sa colonne.

Note : Une carte peut afficher une échéance (en rouge quand elle est dépassée), un badge
Bloqué quand une autre fiche la bloque, et la photo de la personne choisie dans le réglage
Personne en vignette (l’assigné, le responsable…).

---

3. Les Cartes #

Chaque fiche devient une vignette avec son image (la photo d’une personne, l’image d’un article) ou,
à défaut, ses initiales, son nom et quelques champs. Les cartes peuvent être regroupées en sections
(par exemple par ville ou par catégorie) et leur taille se règle. Un clic ouvre la fiche.

---

4. Le Calendrier #

Les fiches se placent à leur date de début, et jusqu’à leur date de fin quand elle est réglée.
Glissez une fiche pour la changer de jour ou d’heure, étirez-la pour changer sa durée.

• À planifier ouvre la liste des fiches qui n’ont pas encore de date : glissez-en une sur le
  calendrier pour la programmer.
• Week-ends masque ou réaffiche le samedi et le dimanche.
• Un clic sur le nom d’un jour ouvre la vue de ce jour, utile quand une semaine est chargée ; le
  survol d’une fiche affiche son détail.
• Ajouter à mon agenda ajoute la liste à votre agenda, après confirmation ;
  l’opération peut être annulée aussitôt.

---

5. Le Planning #

Une ligne par personne, par utilisateur ou par équipement (selon le réglage Une ligne par), avec
les fiches de la période. Chaque personne de la liste a sa ligne, même sans travail prévu, ce qui
permet de répartir la charge.

• Les absences sont hachurées : en gris quand elles sont validées, en orange quand la demande est en
  attente.
• La charge de chaque jour est soulignée en orange quand le temps de travail est atteint, en rouge
  quand il est dépassé.
• Deux fiches qui se chevauchent pour une même personne sont signalées.
• Le temps de travail d’une personne (7 h du lundi au vendredi par défaut) se modifie depuis sa ligne,
  bouton Modifier le temps de travail : la personne elle-même, ceux qui peuvent modifier sa fiche
  et les administrateurs.
• Glisser une fiche sur une autre ligne la confie à cette personne.

---

6. Le Gantt #

Une barre par fiche, de sa date de début à sa date de fin, regroupées par projet ou par jalon. La
barre se déplace ou s’étire pour replanifier, et le bandeau Annuler revient en arrière.

Les jalons apparaissent en losange : vert quand le jalon est atteint, rouge quand il est
dépassé. Quand les tâches du jalon finissent après lui, l’écart est indiqué en jours.

Les dépendances (« cette tâche bloque celle-ci ») sont dessinées par des flèches, en orange
quand la tâche suivante commence avant la fin de celle qui la bloque.

• Pour en créer une, survolez une barre et tirez le point qui apparaît à sa droite jusqu’à la barre
  de la tâche qui doit attendre. Au clavier ou au doigt : cliquez sur la barre, puis choisissez la
  tâche dans Ajouter une fiche qui attend celle-ci….
• Pour en retirer une, cliquez sur la barre et utilisez la croix à côté de la tâche liée.
• Kafinea refuse deux tâches qui s’attendraient l’une l’autre, directement ou par une chaîne de
  dépendances.

Le chemin critique : le bouton Chemin critique entoure en rouge les tâches sans marge, celles
dont le moindre retard repousse la fin. Il est calculé d’après les dates et les dépendances, sans
modifier aucune date.

Le décalage automatique : avec le bouton Décalage auto enfoncé, déplacer ou allonger une tâche
décale les tâches qu’elle bloque quand elles commenceraient avant sa fin, et ainsi de suite le long de
la chaîne. Pendant le glissement, les tâches qui vont suivre sont entourées en pointillé à leur
nouvelle place. Une tâche décalée garde sa durée et ne commence jamais un samedi ou un dimanche.
Rien n’est avancé quand une tâche est déplacée plus tôt, et les tâches terminées ou annulées ne
bougent pas. Une tâche verrouillée, ou que vous ne pouvez pas modifier, reste à sa place et un message
la nomme. Le bandeau Annuler remet toutes les tâches déplacées à leurs dates. Ce choix est le
vôtre, pour chaque liste.

La référence : le menu Référence enregistre les dates prévues des tâches affichées. Elles
apparaissent ensuite en hachures sous chaque barre, en rouge quand la tâche finit après la date
prévue ; la légende compte les tâches en retard sur la référence, et la bulle d’une tâche indique
l’écart en jours. On peut masquer la référence, la remplacer par les dates du jour ou l’effacer (après
confirmation). La référence est commune à tous ceux qui voient ces tâches ; l’enregistrer demande le
droit de modifier les fiches du module.

Important : Bloquer une tâche change son état (elle passe « Bloquée » et sa planification en
tient compte). Ajouter ou retirer une dépendance demande donc le droit de modifier la tâche
bloquée.

Le Gantt d’un projet est aussi visible depuis le projet lui-même, onglet Graphique.

---

7. La Carte géographique #

Chaque fiche est placée à son adresse (de facturation, de livraison, du site… selon le réglage
Adresse utilisée).

Une fiche sans adresse propre peut emprunter celle d’une fiche liée : une tâche de projet à l’adresse
de son site, un ticket à l’adresse de son client. Le réglage propose alors par exemple « Adresse via
« Site » », ou, pour un client qui en a deux, « Adresse de facturation via « Compte client » » et
« Adresse de livraison via « Compte client » ». La bulle de la fiche indique la fiche liée, avec son
lien. Si vous ne pouvez pas consulter la fiche liée, son adresse n’est pas montrée. Les fiches proches se regroupent en une pastille qui indique leur nombre ; un
clic sur la pastille rapproche, un clic sur une fiche affiche sa bulle (nom, champs choisis,
adresse, lien vers la fiche). Le réglage Couleur selon colore les fiches, avec la légende
au-dessus de la carte.

Les territoires : quand les fiches se répartissent entre la métropole et l’outre-mer, la carte
s’ouvre sur le territoire qui en compte le plus, et des boutons (Métropole, Guadeloupe, Martinique,
Guyane, La Réunion…) mènent aux autres.

Les fiches non localisées : le bouton Non localisées ouvre la liste des fiches absentes de la
carte et la raison : adresse vide, adresse introuvable, adresse hors de France, adresse pas encore
localisée, ou, pour une adresse empruntée, pas de fiche liée ou fiche liée non accessible. Complétez ou corrigez l’adresse : elle est localisée au prochain affichage.

Autour de : le bouton Autour de ouvre un volet pour choisir un centre (une adresse tapée,
un point cliqué sur la carte, votre position, ou Autour d’ici dans la bulle d’une fiche) et un
rayon, de 1 à 200 km. La carte ne garde que les fiches dans le cercle, et le volet les liste de la plus
proche à la plus éloignée, avec la distance à vol d’oiseau.

Les tournées : ajoutez des fiches à la tournée depuis leur bulle ou depuis la liste Autour de
(25 étapes au plus). Le volet Tournée les numérote dans l’ordre de visite : changez l’ordre avec
les flèches, ou Optimiser l’ordre pour raccourcir le trajet. Calculer l’itinéraire trace le
trajet par la route (service d’itinéraire de l’IGN) et donne la distance et la durée de chaque étape et
du total ; Revenir au départ boucle la tournée. Quand un centre est choisi dans Autour de, la
tournée part de ce point. Ouvrir dans une application de cartes transmet les étapes à votre
application de navigation (sauf sur les adresses personnelles). La tournée est gardée pour chaque
liste sur votre appareil ; imprimez-la avec le bouton imprimante pour en faire une feuille de route.

Comment les adresses sont localisées : les adresses en France, outre-mer compris, sont localisées
par le service public de géocodage de l’IGN (Base Adresse Nationale), puis conservées : une adresse
n’est envoyée de nouveau que si elle change. Une nouvelle liste se localise par lots de quelques
centaines d’adresses ; Localiser les suivantes poursuit sans attendre. Le fond de carte est le
Plan IGN.

Les adresses à l’étranger sont localisées si un administrateur a activé la carte hors de France ;
un bouton en haut à droite de la carte propose alors le fond de carte du monde entier. Sinon, elles
figurent dans Non localisées avec la raison « Hors de France ».

Note : Les modules de personnes (personnes, contacts, prospects) n’ont pas de carte tant qu’un
administrateur ne l’a pas autorisée, car leurs adresses sont des données personnelles. Une fois
autorisée, chaque carte de ces modules le rappelle à ses utilisateurs : utilisez-la pour les
besoins de votre activité. Voir Les affichages des listes par module.

---

8. L’Analyse #

L’Analyse croise les fiches de la liste selon deux champs et les compte, ou totalise un montant :
par exemple le chiffre d’affaires des affaires par étape et par commercial, ou le nombre de tickets
par client et par mois. Le tableau et le graphique se lisent ensemble.

Dans la barre :

• % affiche la répartition de chaque ligne en pourcentage (ou la part de chaque ligne dans le
  total quand il n’y a pas de colonnes).
• Un clic sur l’en-tête d’une colonne trie les lignes par cette colonne ; un second clic inverse le
  tri, un clic sur l’en-tête des lignes revient à l’ordre du champ.
• Un clic sur une case liste les fiches qui la composent, avec un lien vers chacune.
• La flèche entre Lignes et Colonnes les inverse.
• Le bouton de téléchargement exporte le tableau en Excel ou en CSV (dans l’ordre du champ,
  avec la ligne Total), ou le graphique en image PNG, avec un titre qui dit ce qu’il montre.
• Les cases sont d’autant plus colorées que leur valeur est grande.
• Au-delà de 60 lignes ou de 24 colonnes, les plus petites valeurs (en montant quand vous totalisez un
  montant, sinon en nombre de fiches) sont regroupées dans Autres, toujours en dernière ligne ; le
  graphique en barres ou en courbes ne la montre pas, pour ne pas écraser les autres barres.
• Pour une date, au-delà de 60 périodes, les plus anciennes sont regroupées dans une première ligne
  Avant … (par exemple « Avant déc. 2021 »), absente du graphique : choisissez une période plus
  longue (trimestre, année) pour tout voir. Une période sans fiche compte pour zéro sur le graphique.
• Quand les lignes sont triées par une colonne, le graphique suit le même ordre : un classement des
  clients par chiffre d’affaires se lit d’un coup d’œil.

Exemples

Vos choix sont gardés pour vous sur cette liste. Pour qu’ils valent pour tous ses utilisateurs,
ouvrez le panneau Affichage et cliquez sur Enregistrer pour cette liste.

Note : Une moyenne ne compte que les fiches qui ont un montant : une fiche sans montant ne la
fait pas baisser. Les totaux de lignes et de colonnes sont calculés sur les fiches elles-mêmes, pas
sur les cases.

---

9. Régler un affichage #

Le bouton Affichage de la barre ouvre les réglages de l’affichage en cours : champ des colonnes,
couloirs, champs montrés sur les cartes, dates utilisées, couleur, personne en vignette, limites
d’en-cours… Chaque changement s’affiche aussitôt sur le tableau ; rien n’est enregistré tant que vous
n’avez pas validé.

Le réglage La liste s’ouvre en choisit l’affichage d’arrivée sur la liste. Les mêmes choix sont
proposés dans la section Affichage de l’écran de création ou de modification d’une liste.

Note : Les réglages s’empilent : ceux de la liste priment sur ceux du module, et les vôtres sur
ceux de la liste. Le bandeau « Vous voyez ce tableau avec vos propres réglages » le rappelle ;
Revenir aux réglages de la liste l’efface.

Les administrateurs retrouvent les réglages par défaut de tous les modules sur une même page :
Les affichages des listes par module.

---

10. Questions fréquentes #

Une fiche n’apparaît pas dans le Calendrier ou le Gantt. Elle n’a pas de date de début : elle
figure dans À planifier (Calendrier et Planning). Vérifiez aussi les conditions de la liste et le
bouton Mes fiches.

Une carte revient à sa place après un déplacement. Le changement a été refusé : champ obligatoire
manquant, valeur non autorisée pour votre rôle, fiche verrouillée. Le motif s’affiche.

Le tableau indique « couloirs de plus ne sont pas affichés ». Le champ des couloirs a beaucoup de
valeurs : filtrez la liste ou choisissez un champ qui en a moins.

Une fiche est mal placée sur la carte. L’adresse est incomplète ou ambiguë (une ville seule, une
rue sans numéro) : complétez-la, elle sera localisée de nouveau au prochain affichage.

Je ne vois pas le changement qu’un collègue vient de faire. La mise à jour en direct vérifie
toutes les cinq secondes quand vous travaillez, moins souvent quand l’écran reste inactif, et attend
que vous ayez fini de glisser ou de taper. Si le point
vert est gris, cliquez n’importe où : le suivi reprend aussitôt.

Les affichages ne sont pas proposés. Ils s’activent instance par instance : voir
Les affichages des listes par module.

---

Références associées 🔗 #

• Les listes
• L’agenda
• Liens entre éléments
• Les tâches de projet
• Les affichages des listes par module