Les dotations passent dans votre comptabilité au rythme que vous choisissez : chaque mois pour suivre un résultat mensuel fiable, chaque trimestre, ou une fois à la clôture. Le calcul se fait au jour près : quel que soit le rythme, les montants d’un exercice s’additionnent exactement à sa dotation annuelle.
1. Aperçu puis comptabilisation #
- Ouvrez Comptabilité > Immobilisations, onglet Dotations.
- Choisissez la date Comptabiliser jusqu’au : Fin du mois dernier, Clôture du … (fin de l’exercice), ou toute autre date.
- Cliquez sur Aperçu. Pour chaque bien en service, Kafinea montre la période couverte (depuis le lendemain de la dernière dotation comptabilisée), la dotation et, le cas échéant, l’amortissement dérogatoire. Voir les écritures par compte détaille les débits et les crédits.
- Cliquez sur Comptabiliser.
L’onglet Registre signale aussi, bien par bien, le montant à comptabiliser ; et le bouton Comptabiliser de la fiche d’un bien passe sa seule dotation due.
Note : Une période ne chevauche jamais deux exercices : une comptabilisation jusqu’au 31 mars d’un bien en retard depuis l’exercice précédent passe une écriture à la clôture de cet exercice, puis une au 31 mars.
2. Les écritures passées #
Les écritures vont au journal des opérations diverses, une par bien et par période, avec le numéro du bien comme pièce : depuis le grand livre, vous ouvrez la fiche du bien.
| Opération | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Dotation aux amortissements | 6811 | 28 (compte d’amortissement de la catégorie) |
| Amortissement dérogatoire (plan fiscal plus rapide) | 6872 | 145 |
| Reprise du dérogatoire (plan fiscal plus lent) | 145 | 7872 |
Les comptes se règlent par catégorie et dans les réglages des immobilisations. Les écritures d’un bien sont figées avec leurs comptes : changer une catégorie ne réécrit pas le passé.
3. Les biens laissés de côté #
L’aperçu liste les biens qui ne peuvent pas être comptabilisés, avec la raison :
- un exercice clos ou absent : pour un bien acquis avant le premier exercice tenu dans Kafinea, renseignez la reprise (amortissements déjà pratiqués à la clôture précédente) ;
- un compte manquant dans la catégorie ;
- un plan incomplet (durée absente, dégressif sur moins de 3 ans).
Les autres biens sont comptabilisés ; corrigez ceux-là puis relancez.
4. Annuler une comptabilisation #
L’Historique des comptabilisations liste les dotations, sorties et dépréciations passées, avec leur auteur. La dernière comptabilisation de la société s’annule tant que ses exercices sont ouverts : ses écritures sont retirées, et une sortie remet le bien en service.
5. Questions fréquentes #
Une dotation mensuelle d’un bien mis en service le 15 du mois ? Elle couvre les jours du 15 à la fin du mois.
Puis-je passer les dotations d’un exercice clos ? Non : un exercice clos n’est jamais modifié. Pour un bien antérieur, la reprise de ses amortissements déjà pratiqués suffit.
Relancer le calcul de la comptabilité change-t-il les dotations ? Non : les écritures sont reconstruites à l’identique à partir du registre.