📍 Où trouver ce module ?
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Introduction #
Depuis votre téléphone, l’extranet vous permet de déclarer vos frais en quelques secondes :
- photographier un ticket : la dépense se remplit toute seule ;
- déclarer un trajet en véhicule personnel ou un forfait repas ;
- soumettre votre note et suivre son remboursement.
Ouvrez le menu de l’extranet, puis Notes de frais. Si l’entrée n’apparaît pas, demandez à votre administrateur de vous ouvrir ce module : les notes de frais ne sont proposées sur l’extranet qu’une fois activées par l’administrateur.
Votre entreprise choisit comment vos dépenses forment les notes : une note par mois (le plus courant), par semaine, par déplacement ou par dépense, éventuellement une par projet. L’écran affiche la note en cours ; c’est elle que ce guide appelle « votre note ».
1. Photographier un justificatif #
- Touchez Photographier un justificatif : l’appareil photo de votre téléphone s’ouvre.
- Prenez le ticket en photo, bien à plat et lisible.
- La dépense apparaît aussitôt dans votre note en cours ; quelques secondes plus tard, elle est remplie : commerçant, date, montant TTC, TVA, catégorie.
Vous n’avez rien d’autre à faire : vous pouvez ranger votre téléphone et vérifier plus tard. Pour une facture reçue par e-mail, touchez Importer et choisissez le fichier PDF ou l’image.
Bon à savoir : une dépense d’une période précédente (mois ou semaine) rejoint la note de cette période tant qu’elle est en brouillon, sinon la note en cours.
2. Vérifier ou compléter une dépense #
Touchez une dépense pour l’ouvrir. Corrigez ce qui doit l’être : vos corrections priment sur la lecture automatique. Pour un repas d’affaires, indiquez les invités (nom, société).
Si votre entreprise fait une note par projet, choisissez le Projet de la dépense : elle rejoint la note de ce projet.
Une dépense peut afficher une alerte, par exemple Plafond dépassé ou Justificatif manquant. Une alerte ne vous empêche pas de soumettre : elle informe votre valideur, qui décide.
Pour ajouter le ticket d’une dépense saisie à la main, ouvrez-la et touchez Joindre le justificatif : photographiez-le ou choisissez le fichier. Si le ticket est lisible, ses informations complètent la dépense, sans remplacer ce que vous avez saisi.
3. Déclarer un trajet #
- La première fois, touchez Mes véhicules puis Ajouter un véhicule : nom, type, puissance fiscale (indiquée sur la carte grise), électrique ou non.
- Touchez Trajet, puis indiquez la date, la distance, l’aller-retour, le départ, l’arrivée et le motif.
Le montant est calculé avec le barème kilométrique, selon votre véhicule et les kilomètres déjà parcourus cette année.
4. Déclarer un forfait repas #
Touchez Forfait repas, choisissez la date et le nombre de repas : le montant suit le barème en vigueur.
5. Soumettre la note #
En bas de votre note, touchez Soumettre la note puis confirmez. Votre valideur est prévenu.
Si votre entreprise a activé l’envoi automatique, la note indique la date à laquelle elle partira seule en validation. Vous recevez un e-mail la veille : vérifiez-la, complétez ce qui manque ou soumettez-la tout de suite. Une note incomplète n’est pas envoyée : elle vous attend.
La liste Mes notes affiche le statut de chacune :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Vous pouvez encore ajouter ou modifier des dépenses. |
| Soumise | En attente de la décision de votre valideur. |
| À corriger | Votre valideur vous la renvoie : son motif s’affiche en tête de la note. Faites les corrections demandées puis touchez Soumettre à nouveau. |
| Refusée | La note n’est pas remboursée : le motif du valideur s’affiche en tête de la note. |
| Approuvée | Validée, en attente de remboursement. |
| Remboursée | Le virement a été enregistré. |
Une note à corriger est signalée en haut de l’écran : touchez Ouvrir pour la retrouver. Si votre valideur refuse une dépense, son motif s’affiche sous la dépense ; elle n’est pas remboursée. Les commentaires de vos valideurs apparaissent sous les dépenses de la note.
Tant que personne n’a encore décidé, vous pouvez reprendre la note pour la modifier, puis la soumettre à nouveau.
Questions fréquentes #
Mon ticket est mal lu.
Ouvrez la dépense et corrigez les champs. Une photo nette, ticket à plat, donne la meilleure lecture.
J’ai oublié un ticket du mois dernier.
Photographiez-le : il rejoint la note de sa période si elle est encore en brouillon, sinon la note en cours.
Le message « Votre accès n’est pas relié à une fiche salarié » s’affiche.
Votre compte extranet doit être rattaché à votre fiche salarié : contactez votre administrateur.
L’entrée Notes de frais n’apparaît pas dans le menu.
Votre administrateur doit activer les notes de frais sur l’extranet et les ajouter à votre profil d’accès : voir Ouvrir la saisie depuis l’extranet.
Le message « Une erreur de configuration empêche la connexion » s’affiche.
L’extranet de votre entreprise n’est pas encore entièrement paramétré : prévenez votre administrateur.