📍 ¿Dónde se encuentra este módulo?
Menú principal > Compras
El módulo «Proveedores» centraliza la información de tus socios comerciales en Kafinea. Cada ficha de proveedor incluye los datos de contacto, la información legal y financiera, así como el historial completo de transacciones (pedidos, facturas, abonos y pagos).
1. Acceder a los proveedores #
Se puede acceder a los proveedores a través del menú Compras > Proveedores.
La lista muestra todos tus proveedores con la información principal (nombre, teléfono, correo electrónico, categoría). Puedes filtrar y buscar según tus necesidades.
2. Crear un proveedor #
Haga clic en Añadir un proveedor en la lista de proveedores.
Los datos que hay que rellenar se organizan en varios bloques:
- Datos del proveedor: nombre del proveedor, teléfono, correo electrónico, sitio web, código contable (cuenta general), categoría
- Dirección: dirección completa del proveedor (calle, ciudad, código postal, país). Esta dirección se incluye automáticamente en las órdenes de compra creadas a partir de la ficha del proveedor
- Información legal: número SIRET y código APE, necesarios para la identificación administrativa
- Información financiera: palabras clave para la conciliación bancaria, número de cuenta contable
Es bueno saberlo: El campo Palabras clave permite definir términos que se utilizarán durante la conciliación bancaria automática para identificar las transacciones relacionadas con este proveedor.
3. La ficha de proveedor #
Desde la ficha de un proveedor, dispone de varias acciones contextuales:
- Enviar un correo electrónico directamente al proveedor
- Crear un pedido a un proveedor: el formulario aparece rellenado previamente con los datos del proveedor (datos de contacto, dirección)
Las pestañas de la ficha de proveedor permiten acceder a todos los documentos relacionados:
| Pestaña | Contenido |
|---|---|
| Pedidos a proveedores | Pedidos realizados a este proveedor |
| Facturas de proveedores | Facturas registradas para este proveedor |
| Notas de crédito de proveedores | Créditos emitidos por este proveedor |
| Pagos a proveedores | Pagos realizados a este proveedor |
| Cuentas bancarias | Datos bancarios del proveedor (RIB/IBAN) |
| Perfiles de pago | Formas de pago configuradas para este proveedor |
| Certificados de recepción | Recepciones de mercancías relacionadas |
| Documentos | Archivos y archivos adjuntos relacionados |
| Sitios web | Sitios de mantenimiento relacionados con este proveedor |
| Ofertas de proveedores | Ofertas de precios del proveedor |
4. Saldo con el proveedor #
Kafinea calcula automáticamente el saldo con el proveedor, que representa la situación financiera con ese socio en una fecha determinada. Este saldo se calcula de la siguiente manera:
Saldo = Pagos realizados + Abonos de proveedores − Facturas pendientes de pago a proveedores
Un saldo negativo indica que aún queda una cantidad pendiente de pago al proveedor. Un saldo positivo indica un exceso de pago o un crédito a su favor.
5. Vinculación con una cuenta de cliente #
Es posible asociar un proveedor a una cuenta de cliente existente a través del campo Cuenta de cliente asociada. Esto resulta útil cuando un mismo socio es a la vez su proveedor y su cliente, lo que permite tener una visión global de la relación comercial.
6. Eliminación de un proveedor #
Importante: No es posible eliminar un proveedor que tenga facturas, pedidos, abonos o pagos pendientes. Esta protección garantiza la integridad de su historial contable y comercial.
7. Preguntas frecuentes #
¿Cómo localizar rápidamente las facturas pendientes de pago de un proveedor?
Desde la ficha del proveedor, acceda a la pestaña Facturas del proveedor. Puede filtrar por estado para identificar las facturas pendientes de pago.
¿Puedo importar una lista de proveedores?
Sí, el módulo «Proveedores» permite importar y exportar datos. Utiliza el menú de acciones de la lista para acceder a estas funciones.
¿Cómo gestionar a un proveedor que también es cliente?
Utilice el campo Cuenta de cliente asociada en la ficha del proveedor para crear el vínculo entre ambas fichas. Las dos entidades siguen siendo independientes, pero están vinculadas para facilitar el seguimiento.