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Ajustes > Gestión de módulos > Gestión comercial: filtrado de ventanas emergentes de productos/servicios
1. Introducción #
Al crear o modificar un documento comercial (presupuesto, pedido de cliente, factura, etc.), se seleccionan los productos y servicios a través de una ventana emergente del catálogo. Por defecto, esta ventana emergente muestra todos los productos o servicios activos.
La función de filtrado de ventanas emergentes de Productos/Servicios permite:
- Filtrar automáticamente los productos y servicios que se muestran en la ventana emergente utilizando una lista personalizada (vista personalizada / vista de lista)
- Configurar un filtro predeterminado diferente para cada módulo de gestión comercial (presupuestos, pedidos, facturas, etc.)
- Permitir o no que el usuario elija una lista distinta a la predeterminada
¿A quién va dirigida esta guía? #
- Administradores: configurar el filtrado para cada módulo de gestión comercial
- Usuarios: comprender el comportamiento de la ventana emergente al seleccionar productos o servicios
2. Configuración (Administrador) #
2.1 Acceder a la página de configuración #
- Ve a Ajustes (icono de la rueda dentada)
- En la sección «Gestión de módulos», haz clic en «Gestión comercial: filtrado de ventanas emergentes de productos/servicios»
2.2 Comprender la tabla de configuración #
La página muestra una tabla con una fila por cada módulo de gestión comercial:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Módulo | El módulo de gestión comercial correspondiente (por ejemplo: presupuesto, pedido de cliente, factura…) |
| Activado | Activa o desactiva el filtrado para este módulo |
| Permitir al usuario seleccionar una lista | Si está marcado, el usuario puede seleccionar otra lista en la ventana emergente. Si no está marcado, se aplica la lista predeterminada. |
| Lista de productos predeterminada | La vista personalizada (custom view) del módulo Productos que se utiliza por defecto en la ventana emergente |
| Lista de servicios predeterminados | La vista personalizada (custom view) del módulo Servicios que se utiliza por defecto en la ventana emergente |
2.3 Configurar el filtrado para un módulo #
- Marque «Activado» en la línea del módulo deseado
- Seleccione una lista de productos predeterminada en el menú desplegable (las listas disponibles son las del módulo «Productos»)
- Seleccione una lista de servicios predeterminada en el menú desplegable (las listas disponibles son las del módulo Servicios)
- Marque o desmarque «Permitir al usuario elegir una lista» según el comportamiento deseado
- Haz clic en «Guardar»
2.4 Modos de funcionamiento #
Modo libre (Permitir al usuario elegir una lista = ✅) #
- La ventana emergente muestra un selector de listas que permite al usuario cambiar de vista
- La lista predeterminada configurada aparece preseleccionada
- Si la lista predeterminada no está disponible para el usuario, la ventana emergente vuelve al comportamiento estándar (todos los registros)
Modo forzado (Permitir al usuario elegir una lista = ❌) #
- La lista predeterminada es obligatoria: el usuario no puede cambiarla
- El selector de listas no aparece en la ventana emergente
- Si la lista predeterminada no está disponible para el usuario (permisos insuficientes), la ventana emergente muestra un mensaje de error en el que se le invita a ponerse en contacto con el administrador
Importante: En el modo forzado, no hay una alternativa silenciosa. Si el usuario no puede acceder a la lista configurada, no se mostrará ningún producto ni servicio. Esto garantiza que solo se ofrezcan los artículos autorizados.
3. Uso (Usuario) #
3.1 Seleccionar un producto o servicio en un documento comercial #
- Abre un documento comercial (presupuesto, pedido, factura, etc.)
- Añadir o modificar una línea de producto/servicio
- Haz clic en el icono de selección para abrir la ventana emergente del catálogo
3.2 Ventana emergente con filtrado activado – Modo libre #
Si el administrador ha activado el filtrado y ha permitido seleccionar la lista:
- La ventana emergente se abre con la lista predeterminada preseleccionada: solo se muestran los productos o servicios que figuran en dicha lista
- En la parte superior de la ventana emergente aparece un selector de listas
- Puede cambiar de lista mediante este selector para ver otros productos o servicios
- La búsqueda y la paginación funcionan con normalidad en el contexto de la lista seleccionada
3.3 Ventana emergente con filtrado activado – Modo forzado #
Si el administrador ha activado el filtrado sin permitir la selección:
- La ventana emergente se abre directamente con la lista establecida por el administrador
- No hay selector de listas: no puedes cambiar la vista
- Si la lista configurada no está disponible para tu cuenta, aparecerá un mensaje de error:
Error de configuración
La lista predeterminada configurada para esta ventana emergente no está disponible para su usuario. Póngase en contacto con su administrador.
En ese caso, ponte en contacto con tu administrador para que ajuste la configuración o tus permisos.
3.4 Ventana emergente sin filtrado #
Si el filtrado no está activado para el módulo actual, la ventana emergente funciona con normalidad y muestra todos los productos y servicios activos.
4. Ejemplos de uso #
Ejemplo 1: Filtrar productos por categoría #
La empresa desea que los presupuestos solo incluyan los productos de la categoría «Software».
- Crear una lista personalizada en el módulo «Productos» filtrada por la categoría «Software»
- En la configuración de filtrado, activa el filtrado para el módulo de presupuestos
- Seleccionar esta lista como lista de productos predeterminada
- Desmarca la casilla «Permitir al usuario seleccionar una lista para aplicar el filtro»
Ejemplo 2: Proponer un filtro predeterminado que se pueda modificar #
La empresa desea que las facturas muestren por defecto los productos activos recientes, sin impedir que el usuario acceda a todo el catálogo.
- Crear una lista personalizada en el módulo «Productos» filtrada por productos recientes
- En la configuración de filtrado, activa el filtrado para el módulo Facturas
- Seleccionar esta lista como lista de productos predeterminada
- Marca la casilla «Permitir al usuario elegir una lista»
5. Preguntas frecuentes #
¿Se aplica el filtrado también a los servicios? #
Sí. La configuración permite definir una lista predeterminada independiente para los productos y para los servicios. Las dos ventanas emergentes se gestionan de forma independiente.
¿Puedo activar el filtrado en algunos módulos y no en otros? #
Sí. Cada módulo de gestión comercial se configura de forma independiente. Por ejemplo, puedes activar el filtrado solo para los presupuestos y dejarlo desactivado para las facturas.
¿Qué ocurre si se elimina la lista predeterminada? #
Si se elimina la lista personalizada configurada o deja de estar disponible:
- Modo libre: la ventana emergente vuelve al comportamiento predeterminado (todas las entradas)
- Modo forzado: aparece un mensaje de error en la ventana emergente
El usuario no ve ningún producto en la ventana emergente y aparece un mensaje de error #
Esto significa que el filtrado está en modo forzado y que este usuario no tiene acceso a la lista predeterminada configurada. El administrador debe:
- Comprueba que la lista personalizada esté compartida con el perfil o rol del usuario
- O modificar la lista predeterminada para elegir una que sea accesible para todos
¿El filtrado modifica los datos de mis documentos existentes? #
No. El filtro solo afecta ala visualización de la ventana emergente al seleccionar un elemento. Los productos y servicios que ya se hayan añadido a los documentos no se ven afectados.