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Introducción
Kafinea incorpora un servicio de firma electrónica que permite firmar documentos directamente desde la aplicación, sin necesidad de imprimirlos ni enviarlos por correo postal. Los documentos se envían a los firmantes por correo electrónico y se firman en línea con validez legal. Se puede acceder a esta función desde las fichas de los documentos correspondientes (presupuestos, contratos, etc.).
1. Enviar un documento para su firma #
Desde la ficha de un registro que cuente con una plantilla de documento PDF (presupuesto, orden de compra, contrato…):
- Genera el documento PDF mediante el botón Exportar PDF
- Utilice la acción Firma electrónica para iniciar el proceso
- Indique los datos de los firmantes (nombre, correo electrónico) y los lugares donde deben firmar en el documento
- Envíe la solicitud de firma
El firmante recibe un correo electrónico con un enlace seguro para consultar y firmar el documento en línea.
2. Seguimiento de las firmas #
Desde Kafinea, puedes seguir el estado de cada solicitud de firma:
- Pendiente: el documento se ha enviado y está a la espera de ser firmado
- Firmado: todos los firmantes han firmado el documento
- Rechazado: un firmante se ha negado a firmar
- Caducado: se ha superado el plazo de firma
Una vez firmado, el documento final con las firmas se archiva automáticamente en Kafinea.
3. Valor jurídico #
La firma electrónica que ofrece Kafinea tiene un valor jurídico reconocido por el Reglamento europeo eIDAS. El documento firmado se marca con la fecha y la hora y se genera un certificado de firma, lo que garantiza la integridad del documento y la identidad de los firmantes.
Importante: La firma electrónica tiene el mismo valor jurídico que una firma manuscrita en la mayoría de los documentos comerciales (presupuestos, contratos, órdenes de compra). Algunos documentos específicos pueden requerir una firma cualificada.
4. Firma automática mediante flujos de trabajo #
La firma electrónica puede activarse automáticamente mediante un flujo de trabajo, sin necesidad de intervención manual. Este es el caso, por ejemplo, de los contratos de trabajo: cuando se asigna a una persona a un proyecto, Kafinea puede generar automáticamente el contrato, bloquearlo y, a continuación, enviar la solicitud de firma al firmante.
Este proceso automatizado se describe detalladamente en la página «Modelos de contratos de trabajo».
Es bueno saberlo: La automatización de la firma mediante flujos de trabajo resulta especialmente adecuada para organizaciones que gestionan un gran volumen de documentos que deben firmarse (contratos breves, contratos de trabajo temporal, etc.).
5. Preguntas frecuentes #
¿Es necesario que el firmante tenga una cuenta en Kafinea?
No, el firmante recibe un enlace por correo electrónico y puede firmar directamente desde su navegador, sin necesidad de crear una cuenta.
¿Puedo enviar un documento a varios firmantes?
Sí, puede designar a varios firmantes y establecer un orden de firma si es necesario.
¿Se puede modificar el documento firmado?
No, una vez firmado, el documento queda sellado y ya no se puede modificar. Cualquier intento de modificación invalidaría la firma.