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Menú principal > Ventas
Introducción
El módulo «Contactos» permite gestionar a las personas físicas con las que mantiene una relación comercial. Se puede acceder a él a través de Menú principal > Ventas > Contactos.
Un contacto es una persona de contacto dentro de una empresa (una cuenta). Puede tratarse de un responsable de la toma de decisiones, un responsable técnico, un contacto de facturación, etc. Los contactos están vinculados a las cuentas y aparecen como destinatarios en los documentos comerciales.
1. Crear un contacto #
Acceso #
- Accede al módulo «Contactos» a través del menú principal > Ventas > Contactos
- Haz clic en el botón «Añadir contacto»
Datos que hay que rellenar #
Identidad:
- Tratamiento: Señor, Señora, etc.
- Nombre / Apellidos: datos de contacto (el nombre es obligatorio)
- Cargo: el puesto que ocupa en la empresa
- Servicio: el departamento o la dirección
Datos de contacto:
- Correo electrónico: dirección de correo electrónico principal
- Teléfono / Móvil: números de teléfono
- Teléfono secundario: número alternativo
Dependencia:
- Cuenta: la empresa a la que pertenece este contacto
- Superior jerárquico: otra persona designada como superior jerárquico (opcional)
Dirección:
- La dirección del contacto se puede introducir independientemente de la de la cuenta. Resulta útil cuando el contacto trabaja desde una sede distinta a la central.
Es bueno saberlo: desde la ficha de una cuenta, puedes crear un contacto directamente a través de la pestaña «Contactos». Los datos de la cuenta se rellenarán automáticamente.
2. Acceso al portal del cliente (extranet) #
El campo «Acceso al portal del cliente» permite activar el acceso a la extranet para un contacto. Una vez activado, el contacto puede iniciar sesión en el portal del cliente para (entre otras cosas):
- Consultar los presupuestos y las facturas finalizados
- Crear y realizar un seguimiento de los tickets de asistencia
- Seguir el avance de los proyectos
- Acceder a los documentos compartidos
Importante: para activar el acceso al portal, es necesario que el contacto disponga de una dirección de correo electrónico válida. Se puede enviar automáticamente un correo electrónico de bienvenida con los datos de acceso.
3. Relaciones con los demás módulos #
Desde la ficha de un contacto, las pestañas de relaciones te permiten consultar:
- Cuenta: la empresa a la que pertenece el contacto
- Presupuestos: los presupuestos en los que se indica a este contacto como persona de contacto
- Pedidos de clientes: pedidos relacionados
- Facturas: las facturas emitidas
- Tickets: solicitudes de asistencia creadas por o para este contacto
- Documentos: archivos compartidos con este contacto
- Actividades: llamadas, reuniones y tareas relacionadas con este contacto
- Campañas: las campañas de marketing en las que participa este contacto
4. Acciones disponibles #
Enviar un correo electrónico #
Desde la ficha del contacto, puedes enviar un correo electrónico directamente a la dirección indicada. El correo se archivará en el historial de actividades.
Crear un documento a partir del contacto #
Desde la ficha de un contacto, puedes crear directamente un presupuesto, un pedido o un ticket. Los datos del contacto y su cuenta se rellenarán automáticamente.
Duplicar #
Utiliza la función «Duplicar» para crear un nuevo contacto a partir de uno ya existente.
5. Casos particulares #
Contacto vinculado a varias cuentas #
En Kafinea, cada contacto está vinculado a una sola cuenta. Si una persona trabaja para varias empresas, crea un contacto distinto para cada cuenta.
Contacto sin cuenta #
Se puede crear un contacto sin vincularlo a una cuenta. Esto puede resultar útil para contactos personales o interlocutores independientes. No obstante, se recomienda vincular siempre un contacto a una cuenta para facilitar el seguimiento comercial.
Fechas de soporte #
Los campos «Inicio del soporte» y «Fin del soporte» permiten definir el periodo de contrato de soporte asociado a este contacto. Si el acceso al portal del cliente (extranet) está activado para este contacto, estas fechas condicionan dicho acceso: una vez superada la fecha de fin del soporte, el contacto ya no podrá conectarse al portal.
6. Preguntas frecuentes #
¿Cómo recuperar todos los datos de contacto de un cliente? #
Desde la ficha de la cuenta, ve a la pestaña «Contactos» para ver la lista de todas las personas vinculadas a esa cuenta.
¿Se pueden importar contactos de forma masiva? #
Sí, Kafinea ofrece una función de importación que permite crear o actualizar contactos a partir de un archivo CSV. Accede a esta función a través del menú de acciones del módulo Contactos.
¿Cómo se le da acceso al portal del cliente a un contacto? #
Abre la ficha del contacto, activa el campo «Acceso al portal del cliente» y, a continuación, guarda los cambios. El contacto recibirá un correo electrónico con sus datos de acceso.
¿Se puede eliminar un contacto si tiene documentos asociados? #
Al eliminar un contacto, no se eliminan los documentos asociados. Los presupuestos, las facturas y los tickets conservan su contenido, pero pierden el vínculo con el contacto.
7. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Contacto | Persona física con la que se mantienen relaciones comerciales, normalmente vinculada a una cuenta |
| Cuenta | Entidad (empresa, organización) a la que pertenece el contacto |
| Portal del cliente | Espacio en línea (extranet) que permite al usuario consultar sus documentos y crear tickets |
| Superior jerárquico | Otra persona de contacto designada como superior en la organización del cliente |