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Introducción
Esta guía le ayudará a utilizar el portal extranet de Kafinea para gestionar sus vacaciones. Desde su espacio personal, podrá:
- Consulte su saldo de vacaciones en tiempo real
- Solicitar permisos de ausencia
- Seguir el estado de tus solicitudes
1. Consultar tu saldo de vacaciones #
Acceder al widget «Mis saldos de vacaciones» #
- Inicie sesión en su área de extranet
- En el panel de control (página de inicio), el widget «Mis saldos de vacaciones» muestra automáticamente tus derechos.
- En la parte inferior del widget hay un botón de acción rápida:
- Gestionar mis ausencias: te redirige a la lista completa de tus solicitudes de ausencia.
Entender la información que se muestra #
| Columna | Significado |
|---|---|
| Tipo de permiso | El tipo de ausencia en cuestión (permiso remunerado, día libre compensatorio, etc.) |
| Periodo | El año de baja actual para este tipo |
| Logros | El número total de días u horas que has acumulado |
| Reservado | Los días u horas ya reservados por tus futuras solicitudes confirmadas |
| Disponible | Los días u horas que aún puedes solicitar |
¿Cómo se calcula el saldo «disponible»? #
Disponible = Acquis - Réservé
Ejemplo:
Tienes 25 días acumulados y 5 días ya reservados para futuras vacaciones
→ Todavía te quedan 20 días disponibles para tomarte
El año sabático #
Es bueno saberlo: cada tipo de permiso puede tener su propio período anual.
Ejemplos comunes:
- Vacaciones pagadas (CP): Del 1 de junio al 31 de mayo del año siguiente
- RTT: Del 1 de enero al 31 de diciembre (año natural)
Esto significa que tus días de vacaciones acumulados del periodo actual abarcan, por ejemplo, el periodo comprendido entre el 1 de junio de 2025 y el 31 de mayo de 2026, mientras que tus días de descanso compensatorio abarcan el año natural 2026.
2. Solicitar una baja #
Paso 1: Crea tu solicitud #
- Accede al módulo «Solicitudes de ausencia » desde el menú principal
- Haga clic en «Nueva solicitud»
- Rellene los datos generales:
- Primer día de baja: la fecha de inicio de tu baja
- Último día de baja: la fecha de finalización de tu baja
- Unidad de tiempo: elija entre «Días » o «Horas» según el tipo de ausencia
Importante:La unidad de duración es obligatoria. Mientras no se introduzca, la solicitud no se podrá calcular ni enviar.
Días de ausencia: gestionar las medias jornadas #
Si su ausencia se cuenta en días, puede especificar:
| Campo | Opciones | Utilidad |
|---|---|---|
| Salida | Por la mañana / Por la tarde | Indique si sale por la mañana (día completo) o por la tarde (medio día) |
| Volver | Por la tarde / Al día siguiente | Indique si volverá por la tarde (media jornada) o al día siguiente (jornada completa) |
Ejemplos:
- Ausencia de lunes a viernes, salida por la mañana, regreso al día siguiente → 5 días completos
- Ausencia el lunes, salida por la tarde, regreso al día siguiente → 0,5 días (solo la tarde)
- Ausencia de lunes a martes, salida por la mañana, regreso por la tarde → 1,5 días
Ausencias en horas #
Para algunos tipos de ausencia (cita médica, ausencia breve, etc.), puede introducir una duración en horas:
- Selecciona «Horas » como unidad de tiempo
- Indique el número de horas en los detalles de su solicitud
Importante: Las ausencias expresadas en horas deben corresponder a un solo día. Para ausencias que abarquen varios días, utilice la unidad «Días».
Cambiar la unidad durante la introducción de datos #
Si cambia la unidad cuando ya hay líneas:
- Aparecerá un mensaje de confirmación indicando que las líneas se eliminarán.
- Si lo confirma, las líneas se reiniciarán y se cambiará la unidad.
- Si cancela, la unidad no sufrirá cambios y se mantendrán sus líneas.
Paso 2: Añade los detalles de tu ausencia #
Una solicitud de baja puede incluir varios tipos de baja diferentes. Por ejemplo, puedes combinar días de vacaciones y días de descanso compensatorio en una misma solicitud si tu saldo de días de vacaciones es insuficiente.
Para cada línea de detalle:
- Haga clic en «Añadir un tipo de ausencia»
- Seleccione el tipo de ausencia que desee (días de vacaciones, días de descanso compensatorio, etc.)
- Rellene la línea según la unidad:
- En días: introduzca el primer día y el último día en la línea (la cantidad se calcula automáticamente)
- En horas: introduce la cantidad en horas
Ejemplo de solicitud combinada:
¿Quieres pedir 10 días de vacaciones, pero solo te quedan 7 días de vacaciones acumuladas?
Puedes crear una solicitud con:
- Línea 1: CP – segmento de inicio de período
- Línea 2: RTT – segmento de fin de período
El sistema calcula automáticamente la cantidad descontada de cada línea según las fechas y el método de cálculo de la clase de ausencia.
Importante: El total de las líneas debe coincidir con la duración total de tu ausencia.
Ayuda para rellenar y comprobaciones automáticas (nuevo) #
Al introducir una solicitud en días, la extranet te ayuda a evitar errores:
- El resumen muestra los contadores de período (días naturales, laborables, días hábiles, festivos, fin de semana) y la información de salida y regreso.
- Los contadores Días festivos y Fin de semana se muestran incluso cuando están en
0. - En el modo «Días», la cantidad de líneas se calcula automáticamente a partir de las fechas de las líneas.
- Cada línea muestra un resumen del cálculo: periodo, modo de cálculo (días laborables / días hábiles / días naturales), días naturales, días laborables, días hábiles, días festivos, fin de semana y días contabilizados.
- En el modo «Días», las líneas deben estar ordenadas, sin solapamientos ni huecos.
- En el modo «Horas», todas las líneas deben corresponder a la misma fecha y el total no puede superar las 24 horas.
- El sistema bloquea el registro si las líneas no abarcan exactamente el período solicitado.
- Si el periodo es incoherente o no se puede calcular, aparece un mensaje claro.
Paso 3: Enviar y esperar la validación #
Una vez creada su solicitud:
- Su estado es «En espera de validación»
- Tu superior o el departamento de Recursos Humanos la revisarán
- Se le notificará la decisión
Paso 4: Realizar un seguimiento de tus solicitudes #
Sus solicitudes pueden tener los siguientes estados:
| Estatuto | Significado | ¿Se puede modificar? |
|---|---|---|
| Pendiente de validación | Su solicitud está siendo tramitada | ✅ Sí |
| Aceptada | Tu solicitud ha sido validada ✓ | ❌ No |
| Rechazada | Tu solicitud ha sido rechazada ✗ | ❌ No |
Es importante saber que solo se pueden modificar o eliminar las solicitudes que están pendientes de validación. Una vez que se ha tramitado una solicitud (ya sea aceptada o rechazada), los botones «Modificar» y «Eliminar» desaparecen y aparece un mensaje informativo que indica que la solicitud ya no se puede modificar.
3. Repercusión en tus saldos #
Cuando se apruebe tu solicitud #
En cuanto su solicitud pase al estado «Aceptada »:
- Los días u horas en cuestión se reservan de inmediato
- Tu saldo «disponible» se reduce en consecuencia
- Tu saldo «Acumulado» no ha variado
Ejemplo:
Antes: 25 días acumulados, 0 reservados → 25 disponibles
Solicitas 5 días de permiso compensatorio y te los conceden:
- Acumulado: 25 días (sin cambios)
- Reservado: 5 días
- Disponible: 20 días
Solicitud con varios tipos de ausencia #
Si su solicitud combina varios tipos de ausencia, cada tipo se contabiliza por separado:
Ejemplo:
Solicitud aceptada: 7 días de vacaciones + 3 días de compensación por horas extras
- Saldo de CP: -7 días reservados
- Saldo de días libres acumulados: -3 días reservados
Cuando se cancela tu solicitud #
Si se anula una solicitud aceptada:
- Los días u horas reservados quedan libres
- Tu saldo «disponible» vuelve a aumentar
Cuándo te has tomado las vacaciones #
Una vez que haya finalizado tu periodo de baja:
- Los días pasan de «Reservado» a «Consumido»
- Tu saldo «Acumulado» está disminuyendo
- Este proceso es automático
4. Casos particulares #
Solicitud que abarca dos años de baja #
Si su solicitud de ausencia abarca dos períodos de vacaciones diferentes (por ejemplo, una solicitud de vacaciones del 25 de mayo al 5 de junio), el sistema gestiona automáticamente la distribución:
- Una parte se imputará al año de baja actual
- La otra parte del año siguiente
Sus saldos se actualizarán en consecuencia para cada período.
Tipos de ausencia sin consumo de derechos #
Hay algunos tipos de ausencias que no afectan a tus saldos de vacaciones:
- Baja por enfermedad
- Permiso por maternidad/paternidad
- Eventos familiares
Estas ausencias se registran en el sistema, pero no se deducen de tus días de vacaciones.
5. Preguntas frecuentes #
No veo el widget «Mis saldos de vacaciones» #
El widget solo aparece si:
- El módulo de gestión de ausencias está activado para su perfil
- Tienes al menos un tipo de ausencia que consume derechos
Si cree que debería tener acceso a ello, póngase en contacto con su departamento de Recursos Humanos.
¿Puedo combinar varios tipos de ausencia en una sola solicitud? #
¡Sí! Una solicitud de baja puede incluir varias líneas de detalle con diferentes tipos de baja. Esto resulta útil, por ejemplo, si no tienes suficientes días de vacaciones acumulados y quieres completarlos con días de descanso compensatorio.
¿Puedo modificar una solicitud que ya se ha tramitado? #
No. Una vez que una solicitud ha sido aceptada o rechazada, ya no se puede modificar ni eliminar desde la extranet. El sistema se lo indica claramente:
- Ya no se muestran los botones «Modificar » y «Eliminar»
- Una barra superior con un icono de candado te indica que la solicitud ya ha sido tramitada
Si necesita corregir una solicitud que ya se ha tramitado:
- Póngase en contacto con su responsable o con el departamento de RR. HH. para cancelar la solicitud existente
- Crea una nueva solicitud con los datos correctos
¿Cuál es la diferencia entre «Días» y «Horas»? #
- Días: Para ausencias de un día o más (días de permiso por motivos personales o días de descanso compensatorio). Se pueden utilizar medias jornadas.
- Horas: Para ausencias breves (cita médica, etc.). La duración se cuenta en horas y debe corresponder a un solo día.
¿Por qué el número de días contabilizados es diferente del número de días naturales? #
El cálculo de los días de ausencia depende de la configuración del tipo de ausencia:
- Algunos tipos solo cuentan los días laborables (de lunes a viernes): los fines de semana no se tienen en cuenta
- Otros cuentan los días laborables (de lunes a sábado)
- Otros, por su parte, cuentan los días naturales
Además, los días festivos pueden excluirse del recuento según la configuración de su empresa.
Ejemplo: Si introduces los días de viernes a lunes en el modo «Días laborables», solo se contabilizarán 2 días (viernes y lunes), ya que el fin de semana queda excluido.
¿Cuándo se actualizan mis derechos? #
- Adquisición: Según las normas de tu empresa (normalmente cada mes)
- Reserva: En cuanto se valide su solicitud
- Consumo: automáticamente tras la fecha de finalización de tu ausencia
¿Por qué mi saldo «disponible» es diferente de mi saldo «acumulado»? #
El saldo «Disponible» tiene en cuenta tus días de vacaciones ya aprobados pero aún no disfrutados. Si tienes solicitudes aceptadas para fechas futuras, esos días están «reservados» y ya no están disponibles para otras solicitudes.
¿Cuántos días me quedan? #
Fíjate en la columna «Disponible» del widget de saldos. Es el número de días u horas que aún puedes solicitar para el periodo actual.
6. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Logros | Total de días de vacaciones que ha acumulado durante el periodo |
| Reservado | Días u horas ya contabilizados para futuras vacaciones |
| Disponible | Días u horas que aún puede solicitar |
| Consomé | Días u horas de permiso disfrutados |
| Año sabático | Período de referencia para un tipo de permiso (por ejemplo: del 1 de junio al 31 de mayo para las vacaciones de verano) |
| Naturaleza de la ausencia | El tipo de permiso utilizado (permiso compensatorio, día libre compensatorio, baja por enfermedad, etc.) |
| Unidad de tiempo | Indica si la ausencia se contabiliza en días o en horas |
¿Necesitas ayuda? #
Si tiene alguna pregunta sobre sus derechos de vacaciones o sobre el funcionamiento del sistema, póngase en contacto con su departamento de Recursos Humanos.