📍 Contexto
Interfaz general de Kafinea
Las etiquetas, o «tags», son palabras clave que sirven como marcadores y permiten vincular entre sí las fichas de Kafinea. Esta función resulta muy útil para organizar y localizar rápidamente los registros, especialmente en el contexto de la gestión electrónica de documentos.
1. Crear una etiqueta #
Hay dos formas de crear una etiqueta en Kafinea:
-
Desde una ficha: haz clic en el botón «+ Añadir etiqueta» en el encabezado de un registro. El formulario que aparece te muestra las etiquetas ya existentes. En la parte derecha del formulario puedes crear una nueva etiqueta.
-
Desde las preferencias de usuario: ve a Menú principal > Configuración > Ajustes > Mis preferencias > Mis etiquetas. Desde esta pantalla, puedes añadir, modificar o eliminar etiquetas. Consulta las preferencias de usuario para obtener más detalles.
Consejo: Puedes crear varias etiquetas a la vez escribiendo el nombre de cada nueva etiqueta separado por una coma.
Etiquetas privadas o públicas:
Por defecto, una etiqueta es privada (solo la puede ver su creador). Para que sea accesible a todos los usuarios de la instancia, marca la casilla «Etiquetas públicas» al crearla.
2. Asignar una etiqueta a un registro #
Para asociar una etiqueta existente a un registro:
- Abre la ficha del registro en cuestión
- Haz clic en el botón «+ Añadir etiqueta» en el encabezado
- Seleccione la etiqueta que desee de la lista que se muestra
Un mismo registro puede tener varias etiquetas. Para eliminar una etiqueta, haz clic en la cruz (×) situada junto a su nombre en el encabezado de la ficha.
3. Filtrar por etiqueta #
Para ver los registros que llevan la misma etiqueta, haz clic en la etiqueta deseada en la sección «Etiquetas» del panel izquierdo del módulo correspondiente. La tabla de fichas se actualiza y muestra únicamente los registros que llevan la etiqueta seleccionada.
4. Las etiquetas y los documentos #
Cada documento importado a Kafinea (presupuestos, facturas, albaranes, currículos, etc.) se considera una ficha del módulo «Documentos». Por lo tanto, las etiquetas aplicadas a estos distintos tipos de documentos son transversales: al hacer clic en una etiqueta, verás todos los documentos que la llevan, independientemente de su tipo.
¿Dónde puedo encontrar documentos con la misma etiqueta?
Ve a Kafinea > Documentos > Etiquetas para ver todos los documentos clasificados por etiqueta.
Ejemplo: Una empresa de construcción crea una etiqueta llamada «Algeco». Al utilizar esta etiqueta en distintos documentos, la empresa solo tiene que ir a Documentos > Etiquetas para ver todos los documentos que llevan esa etiqueta. De este modo, encontrará en un mismo lugar los presupuestos que incluyen el alquiler de contenedores, la factura del proveedor por dicho alquiler y los albaranes de recepción de dichos contenedores. ¡Una funcionalidad que facilita enormemente la gestión electrónica de documentos!
5. Preguntas frecuentes #
¿Cómo se elimina una etiqueta?
Ve a Menú principal > Configuración > Ajustes > Mis preferencias > Mis etiquetas. Selecciona la etiqueta que deseas eliminar y haz clic en Eliminar. Las etiquetas públicas solo pueden ser eliminadas por su creador o por un administrador.
¿Cuál es la diferencia entre una baliza privada y una pública?
Una etiqueta privada solo es visible y puede ser utilizada por el usuario que la ha creado. Una etiqueta pública es accesible para todos los usuarios de la instancia de Kafinea.
¿Se puede filtrar por varias etiquetas a la vez?
Sí, puedes hacer clic en varias etiquetas en el panel de la izquierda para refinar tu búsqueda.