📍 ¿Dónde se encuentra este módulo?
Menú principal > Ventas
Introducción
El módulo «Presupuestos de clientes» te permite crear, gestionar y convertir tus propuestas comerciales. Se puede acceder a él a través del menú principal > Ventas > Presupuestos.
Allí encontrarás las funciones para:
- Elaborar presupuestos para tus clientes actuales o potenciales
- Seguir el estado de cada propuesta (enviada, en proceso de revisión, aceptada, rechazada)
- Convertir un presupuesto aceptado en un pedido de cliente, una factura o un pedido a proveedores
- Enviar un presupuesto por correo electrónico o solicitar su firma electrónica
1. Crear un presupuesto #
Acceso #
- Accede al módulo de Presupuestos a través del menú principal > Ventas > Presupuestos
- Haga clic en el botón «Añadir presupuesto»
Datos que hay que rellenar #
Un presupuesto se compone de varios apartados de información:
Información general:
- Asunto: título del presupuesto (obligatorio)
- Cuenta de cliente: el cliente o cliente potencial destinatario
- Contacto: el contacto asociado por parte del cliente
- Fecha de validez: fecha límite de validez de la oferta
- Asignado a: el comercial responsable del presupuesto
Líneas de productos/servicios:
- Añade uno o varios productos o servicios del catálogo
- En cada línea, indique la cantidad, el precio unitario y el descuento, si lo hubiera
- Los impuestos aplicables se calculan automáticamente según la configuración del producto
Nota: Los impuestos y las regiones fiscales se configuran en el panel de administración. Para obtener más información, consulta «Configuración de impuestos».
Es bueno saberlo: puedes añadir productos de diferentes categorías en un mismo presupuesto. Los subtotales y el total general se recalculan automáticamente.
Divisa #
El presupuesto se puede elaborar en la moneda que usted elija. La moneda se selecciona en el formulario y se aplica a todas las líneas del documento.
2. Ciclo de vida de un presupuesto #
Cada presupuesto pasa por diferentes etapas que reflejan su estado de tramitación comercial:
| Etapa | Significado |
|---|---|
| Creado | El presupuesto acaba de crearse, aún no se ha enviado al cliente |
| Enviado | El presupuesto se ha enviado al cliente (por correo electrónico u otro medio) |
| Resumen | El cliente examina la propuesta |
| Aceptado | El cliente ha aceptado el presupuesto; ahora se puede convertir |
| Rechazado | El cliente rechazó la propuesta |
Importante: para convertir el presupuesto en un pedido o en una factura, es necesario que su estado sea «Aceptado». No obstante, puede iniciar la conversión manualmente independientemente del estado.
3. Acciones disponibles en un presupuesto #
Enviar por correo electrónico #
Desde la ficha de un presupuesto, puedes enviarlo directamente por correo electrónico al contacto asociado. El sistema genera automáticamente un PDF del presupuesto y lo adjunta al mensaje.
Exportar a PDF #
Puede descargar el presupuesto en formato PDF en cualquier momento para imprimirlo o guardarlo.
Firma electrónica #
Si el módulo de firma electrónica está activado, puede iniciar un proceso de firma directamente desde la ficha del presupuesto. El destinatario recibe un enlace para firmar el documento en línea.
Es bueno saberlo: la firma electrónica tiene validez legal. Una vez firmado el documento, se archiva junto con la prueba de la firma.
4. Convertir un presupuesto #
Un presupuesto se puede convertir en varios tipos de documentos. Se puede acceder a estas conversiones desde la ficha del presupuesto a través del menú de acciones.
Hacia un pedido de cliente #
La conversión transfiere automáticamente toda la información del presupuesto (cliente, líneas de productos, importes) a un nuevo pedido de cliente.
Hacia una factura #
La conversión crea una factura prellenada a partir de los datos del presupuesto. La fecha de facturación y la fecha de vencimiento se establecen por defecto en la fecha de hoy.
Hacia un pedido a un proveedor #
A partir de un presupuesto, puede generar pedidos a proveedores para los productos que se van a adquirir. El sistema permite seleccionar las líneas que se van a convertir y crea automáticamente los pedidos a proveedores correspondientes.
Es bueno saberlo: si los productos del presupuesto proceden de diferentes proveedores, se creará un pedido de proveedor independiente para cada uno de ellos.
Generación automática de facturas #
Se puede configurar un flujo de trabajo para que genere automáticamente una factura cuando un presupuesto pase al estado «Aceptado». Esta opción se puede configurar en la configuración de flujos de trabajo del módulo.
5. Relaciones con los demás módulos #
El presupuesto es un documento fundamental del proceso comercial. Desde la ficha de un presupuesto, las pestañas de relaciones te permiten consultar:
- Pedidos de clientes: las órdenes de compra generadas a partir de este presupuesto
- Facturas: las facturas generadas a partir de este presupuesto
- Pedidos a proveedores: los pedidos de aprovisionamiento relacionados
- Documentos: archivos relacionados (PDF firmado, archivos adjuntos, etc.)
- Actividades: llamadas, reuniones y tareas relacionadas con este presupuesto
6. Casos particulares #
Presupuesto de varias líneas con diferentes descuentos #
Cada línea de producto puede tener su propio descuento (en porcentaje o en importe fijo). También puedes aplicar un descuento global a nivel del presupuesto.
Modificación de un presupuesto tras su envío #
Un presupuesto se puede modificar en cualquier momento, independientemente de su estado. No olvide reenviar el documento al cliente si se han realizado modificaciones tras el envío inicial.
Duplicar un presupuesto #
Utiliza la función «Duplicar» para crear rápidamente un nuevo presupuesto a partir de uno ya existente. Se copiará toda la información, incluidas las líneas de productos.
7. Preguntas frecuentes #
¿Cómo saber si se ha convertido un presupuesto? #
Consulte las pestañas de relaciones en la ficha del presupuesto. Si se ha generado un pedido de cliente o una factura, aparecerá en la pestaña correspondiente.
¿Se puede convertir un mismo presupuesto varias veces? #
Sí, un presupuesto se puede convertir varias veces. Esto puede resultar útil para crear varios pedidos o facturas parciales a partir de un mismo presupuesto.
¿Cómo puedo consultar todos los presupuestos de un cliente? #
Desde la ficha del cliente, acceda a la pestaña «Presupuestos» para ver la lista de todos los presupuestos asociados a ese cliente.
¿Puede el cliente consultar sus presupuestos en línea? #
Si el portal del cliente (extranet) está activado, el cliente puede consultar los presupuestos finalizados desde su espacio en línea.
8. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Presupuesto | Oferta comercial detallada dirigida a un cliente o posible cliente |
| Cuenta de cliente | Ficha de la empresa que representa al cliente o al cliente potencial |
| Contacto | Persona física vinculada a una cuenta de cliente |
| Finalizar | Bloquear definitivamente un documento para impedir cualquier modificación posterior |
| Pedido de cliente | Documento que confirma el compromiso de compra del cliente |
| Flujo de trabajo | Automatización activada por un evento (por ejemplo: cambio de estado) |