Peticiones de vacaciones

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Menú principal > Recursos humanos

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Introducción

Esta guía está dirigida a los responsables de RR. HH. que utilizan el backend de Kafinea para gestionar las vacaciones de los empleados. En ella encontrarás toda la información necesaria para:

• Consultar y gestionar los saldos de vacaciones de los empleados
• Aprobar o rechazar las solicitudes de ausencia
• Comprender el funcionamiento del sistema de gestión de vacaciones

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1. Consultar el saldo de vacaciones de un empleado #

Acceso desde la ficha de persona n. º

1. Accede al módulo «Personas» a través de Menú principal > Recursos humanos > Personas
2. Abra la ficha del empleado en cuestión
3. El widget «Saldo de vacaciones» muestra los derechos del empleado

Nota: El widget «Saldo de vacaciones» solo aparece en la vista de resumen de la ficha de persona. Si no ves este widget, comprueba que la vista de resumen esté activada (consulta la sección «Activar la vista de resumen» más abajo).

Entender las columnas que se muestran #

El año sabático #

Importante: Cada tipo de permiso puede tener su propio periodo anual, que se configura en los parámetros del tipo de ausencia.

Ejemplos habituales en Francia:

• Vacaciones pagadas (CP): Del 1 de junio al 31 de mayo del año siguiente
• RTT: Del 1 de enero al 31 de diciembre (año natural)

Activar la vista de resumen #

Si el widget «Saldo de vacaciones» no aparece en la ficha de la persona, debes activar la vista de resumen:

1. Ve a Menú principal > Configuración > Ajustes > Gestión de módulos > Funcionalidades
2. En el bloque «Otras funciones»
3. Activa la opción «Personas: Mostrar vista resumida»
4. Guarda los cambios

Una vez activada, la ficha «Persona» mostrará la vista de resumen con el widget «Saldos de vacaciones».

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2. Gestionar las solicitudes de ausencia #

Acceso a las solicitudes #

1. Acceda al módulo «Solicitudes de ausencia » a través de Menú principal > Recursos humanos > Solicitudes de ausencia
2. Utiliza los filtros para ver las solicitudes según su estado:
   • Pendiente de validación: Solicitudes pendientes de tramitar
   • Aceptadas: Solicitudes validadas
   • Rechazadas: Solicitudes denegadas

Comprender la estructura de una solicitud #

Una solicitud de ausencia consta de:

Información general:

• Trabajador: El empleado demandante
• Primer día de ausencia / Último día de ausencia: El período en cuestión
• Unidad de tiempo: días u horas
• Salida / Regreso: Para las solicitudes en días, especifica las medias jornadas

Líneas de detalle:
Una solicitud puede contener varios tipos de ausencia diferentes. Cada línea indica:

• Tipo de ausencia: baja por enfermedad, días libres compensatorios, etc.
• Modo «Días »: Primer día / Último día (la cantidad se calcula automáticamente)
• Modo Horas: Cantidad introducida en horas

Solicitudes en días: medias jornadas #

En las solicitudes que se calculan en días, los campos «Salida » y «Regreso» permiten gestionar las medias jornadas:

Solicitudes en horas #

Algunas ausencias se pueden registrar en horas (cita médica, ausencia breve, etc.). En ese caso:

• La unidad de medida es «horas»
• La cantidad que aparece en las líneas de detalle corresponde a horas

Importante: La unidad de medida es obligatoria. Sin valor (Jours o Heures), la solicitud no se puede calcular ni registrar.

Cambiar la unidad de tiempo mientras se introduce el dato #

Si ya hay líneas de detalle y cambias la unidad de duración:

• El sistema muestra una confirmación explícita.
• Si lo confirma, se reiniciarán las líneas y se cambiará la unidad.
• Si cancela la operación, se mantiene la unidad anterior y las líneas permanecen sin cambios.

Comprobaciones de coherencia e información de cálculo (nuevo) #

En la pantalla de edición del backend, un pie de página con un resumen y la información por línea facilitan la comprobación:

• El pie de página muestra los contadores de período (días naturales, laborables, días hábiles, festivos, fin de semana), así como la información de salida y regreso.
• Los contadores Días festivos y Fin de semana ahora se muestran de forma permanente, incluso cuando su valor es 0.
• Cada línea ofrece un resumen del cálculo (modo, período, calendarios, días laborables, días hábiles, días festivos, fin de semana, descontados).
• En el modo «Días», el sistema calcula automáticamente la cantidad consumida de cada línea a partir de las fechas de la línea.
• En el modo «Días», las líneas deben estar ordenadas, sin solapamientos ni huecos en el periodo solicitado.
• En el modo «Horas», todas las líneas deben corresponder a la misma fecha y el total de horas no puede superar las 24 horas.
• El registro se bloquea si las líneas no abarcan exactamente el periodo solicitado.
• Si no es posible realizar el cálculo, se muestra un mensaje claro al usuario (no se aplica ninguna corrección silenciosa).

Aprobar o rechazar una solicitud #

1. Abra la solicitud de ausencia correspondiente
2. Comprueba la información:
   • Trabajador: El empleado demandante
   • Tipos de ausencia: CP, RTT, etc. (consulte los detalles)
   • Fechas y duración: Periodo y número de días/horas
   • Saldo disponible: Comprueba que el empleado tenga suficientes derechos para cada tipo
3. Cambia el estado:
   • Aceptar: Cambia el estado de la solicitud a «Aceptada»
   • Rechazar: Cambia el estado de la solicitud a «Rechazada»

Repercusiones de la validación #

En cuanto se acepta una solicitud:

• Los días o las horas se descuentan inmediatamente del saldo del empleado
• El saldo «disponible» del empleado se reduce en consecuencia
• Si la solicitud incluye varios tipos de ausencia, cada tipo se contabiliza por separado
• El empleado puede consultar este cambio en su extranet
• El empleado ya no puede modificar la solicitud en la extranet (desaparecen los botones «Modificar» y «Eliminar» y aparece un mensaje informativo)

Nota: Esta protección se aplica a todas las solicitudes cuyo estado ya no sea «En espera de validación». El empleado solo puede modificar o eliminar las solicitudes que estén en espera a través de la extranet. La protección se garantiza a nivel del servidor: incluso cualquier intento de manipulación de las solicitudes HTTP será rechazado.

Cancelar una solicitud aceptada #

Si necesita cancelar una solicitud que ya ha sido aceptada:

1. Abra la solicitud correspondiente
2. Cambia el estado a «Rechazada» o «En espera de validación»
3. Los días o horas reservados se liberan automáticamente
4. El saldo «Disponible» del empleado vuelve a aumentar

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3. Comprender el ciclo de vida de las vacaciones #

Reserva (solicitud aceptada) #

Cuando se valida una solicitud:

• Se crea un movimiento de reserva para cada línea de detalle
• Los días o las horas se contabilizan en la columna «Reservado»
• El saldo «Disponible» disminuye

Consumo (días de vacaciones disfrutados) #

Una vez finalizado el período de vacaciones (una vez superada la fecha de finalización):

• Un proceso automático diario convierte la reserva en consumo
• El saldo de «Acumulado» disminuye, al igual que el de «Reservado»

Liberación (cancelación) #

Cuando se cancela una solicitud aceptada:

• Un movimiento de liberación anula la reserva
• Los días o las horas vuelven a estar disponibles

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4. Configuración de los tipos de ausencia #

Acceso a la configuración #

1. Acceda al módulo «Tipos de ausencia » a través del menú principal > Recursos humanos > Tipos de ausencia
2. Selecciona el tipo que deseas configurar

Método de cálculo de la duración #

El campo «Cálculo de la duración» define cómo se contabilizan los días de ausencia:

Ejemplo práctico:

Un empleado solicita de lunes a viernes (5 días naturales):

• Modo «Días laborables»: se cuentan 5 días
• Modo «Días laborables»: se cuentan 5 días
• Modo «Días naturales»: 5 días contados

Un empleado solicita de viernes a lunes (4 días naturales, incluido el fin de semana):

• Modo «Días laborables»: se han descontado 2 días (viernes + lunes)
• Modo «Días laborables»: se han descontado 3 días (viernes + sábado + lunes)
• Modo «Días naturales»: 4 días restados

Gestión de días festivos #

Los días festivos se gestionan en el módulo «Días festivos» (Menú principal > Recursos humanos > Días festivos).

Cada día festivo tiene una opción «Día festivo laborable »:

• Sin marcar (por defecto): El día festivo se excluye del recuento en los modos «Días laborables» y «Días hábiles»
• Marcado: El día festivo cuenta como un día normal (en las empresas en las que se trabaja ese día festivo)

Nota: En el modo «Días naturales», se cuentan todos los días, independientemente de si el día festivo es laborable o no.

Parámetros del año de baja #

Cada tipo de ausencia puede tener su propio período anual:

Ejemplos de configuración:

• CP: Mes = 6, Día = 1 → Año del 1 de junio al 31 de mayo
• RTT: Mes = 1, Día = 1 → Año natural del 1 de enero al 31 de diciembre

Indicador de consumo #

El campo «Consume derechos» determina si este tipo de ausencia afecta al saldo de vacaciones:

• Activado: Las solicitudes de este tipo consumen derechos (días de permiso, días de descanso compensatorio, etc.)
• Desactivado: Se realiza un seguimiento de las solicitudes, pero estas no consumen derechos (enfermedad, maternidad, etc.)

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5. Casos particulares #

Solicitud que abarca dos años de baja #

Si una solicitud de ausencia abarca dos períodos de vacaciones diferentes (por ejemplo, del 25 de mayo al 5 de junio por vacaciones de verano):

• El sistema divide automáticamente la solicitud
• Una parte se imputa al año de baja actual
• La otra parte del año siguiente
• Los movimientos y los saldos se actualizan para cada período correspondiente

Solicitud con varios tipos de ausencia #

Una misma solicitud puede combinar varios tipos de ausencia. Por ejemplo:

• Un empleado quiere tomarse 10 días, pero solo tiene 7 días de vacaciones acumuladas disponibles
• Puede presentar una solicitud con: 7 días de permiso por motivos personales + 3 días de compensación por horas extras
• Al validar, cada saldo se contabilizará por separado

Consulta de movimientos #

Para auditar los movimientos de un empleado:

1. Acceda al módulo «Movimientos de vacaciones » a través del menú principal > Recursos humanos > Movimientos de vacaciones
2. Filtrar por empleado o por solicitud de origen
3. Consulte el historial detallado: tipo de movimiento, cantidad, fechas, origen

Consulta de los saldos agregados #

Para obtener una visión general de las rebajas:

1. Acceda al módulo «Saldos de vacaciones » a través de Menú principal > Recursos humanos > Saldos de vacaciones
2. Filtra por empleado o por tipo de ausencia
3. Consulte los totales por período

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6. Preguntas frecuentes (Administrador) #

¿Cómo añadir manualmente días de vacaciones a un empleado? #

Crea un movimiento de ajuste:

1. Acceda al módulo «Movimientos de vacaciones » a través del menú principal > Recursos humanos > Movimientos de vacaciones
2. Crea un nuevo movimiento de tipo «Ajuste»
3. Introduce la cantidad (positiva para añadir, negativa para restar)
4. El saldo se actualizará automáticamente

No veo el widget «Saldo de vacaciones» en la ficha de la persona n. º

El widget solo aparece en la vista de resumen de la ficha de persona. Para activarlo:

1. Ve a Menú principal > Configuración > Ajustes > Gestión de módulos > Funcionalidades
2. En el bloque «Otras funciones », activa «Personas: Mostrar vista resumida»

Consulte la sección «Activar la vista de resumen» para obtener más información.

Un empleado no ve el widget de rebajas en la extranet #

Comprueba que:

• El módulo de gestión de ausencias está activado para el perfil del empleado
• El empleado tiene al menos un tipo de ausencia que consume derechos
• El empleado está correctamente vinculado a una ficha de persona

¿Cómo se puede consultar el historial completo de un empleado? #

Utilice el módulo «Movimientos de vacaciones» y filtre por el empleado en cuestión. Verá todos los movimientos: acumulaciones, reservas, consumos y ajustes.

¿Cómo gestionar una solicitud que incluye varios tipos de ausencia? #

La consulta muestra las líneas de detalle con cada tipo de ausencia y su segmento. Al validar:

• Comprueba que el saldo disponible sea suficiente para cada tipo
• Si lo confirmas, se reservarán todos los tipos
• Si te niegas, nadie se verá afectado

¿Cuál es la diferencia entre una solicitud en «días» y en «horas»? #

• Días : Para las ausencias habituales (vacaciones, días libres compensatorios). Introduzca las fechas de la línea (Premier jour / Dernier jour) y el recuento se calcula automáticamente.
• Horas: Para ausencias breves. La cantidad se traduce directamente en horas.

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7. Glosario #

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¿Necesitas ayuda? #

Si tienes alguna pregunta técnica sobre el sistema de gestión de vacaciones, consulta la documentación técnica o ponte en contacto con el equipo de asistencia.

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Referencias relacionadas 🔗 #

• Tipos de ausencia
• El pueblo
• Gestión de vacaciones — extranet
• El portal del empleado