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Menú principal > Ventas
Introducción
El módulo «Cuentas» centraliza la información de tus clientes, clientes potenciales, socios y proveedores. Se puede acceder a él a través del menú principal > Ventas > Cuentas.
Una cuenta representa una entidad (empresa, asociación, administración) con la que mantienes una relación comercial. Es el punto de referencia de todos los documentos comerciales: presupuestos, pedidos, facturas, abonos, tickets de asistencia, etc.
1. Crear una cuenta #
Acceso #
- Acceda al módulo «Cuentas» a través del menú principal > Ventas > Cuentas
- Haz clic en el botón «Añadir cuenta»
Datos que hay que rellenar #
Información principal:
- Nombre de la cuenta: la razón social o el nombre de la entidad (obligatorio)
- Tipo de cuenta: la naturaleza de la relación (cliente, cliente potencial, socio, distribuidor, etc.)
- Sector de actividad: el sector en el que opera la entidad
- Sitio web: la URL del sitio web de la entidad
- Teléfono / Correo electrónico: datos de contacto principales
Direcciones:
- Dirección de facturación: se utiliza por defecto en los presupuestos, los pedidos y las facturas
- Dirección de entrega: se utiliza por defecto en los albaranes
Es bueno saberlo: los datos de contacto de la cuenta se copian automáticamente al crear documentos comerciales (presupuestos, pedidos, facturas). Puede modificarlos caso por caso en cada documento.
Cuenta matriz:
El campo «Cuenta matriz» permite establecer una jerarquía entre cuentas. Por ejemplo, una filial puede vincularse a su empresa matriz. Este árbol jerárquico permite visualizar la estructura organizativa de los grupos con múltiples entidades y puede utilizarse en la facturación periódica y en la tarificación mediante tarifas (véase la sección 5).
2. Tipos de cuenta #
El tipo de cuenta define la naturaleza de su relación con la entidad:
| Tipo | Uso habitual |
|---|---|
| Cliente | Entidad que ya ha realizado una compra |
| Cliente potencial | Entidad en fase de prospección comercial |
| Socio | Entidad con la que colabora |
| Distribuidor | Entidad que se encarga de la distribución de sus productos o servicios |
| Otros | Cualquier otro tipo de relación |
Es bueno saberlo: el tipo de cuenta no tiene ninguna repercusión funcional en los documentos comerciales. Se utiliza principalmente para la segmentación y la elaboración de informes.
3. Resumen de una cuenta #
La ficha de una cuenta ofrece una visión completa de la relación comercial gracias a las pestañas de relaciones:
- Contactos: las personas físicas vinculadas a esta cuenta
- Presupuestos: las ofertas comerciales emitidas
- Pedidos de clientes: los pedidos registrados
- Facturas: las facturas emitidas
- Créditos a clientes: créditos emitidos
- Documentos: archivos relacionados (contratos, archivos adjuntos, etc.)
- Actividades: llamadas, reuniones y tareas relacionadas con esta cuenta
- Tickets: solicitudes de asistencia relacionadas
- Direcciones: las diferentes direcciones (direcciones de entrega) asociadas a esta cuenta
Esta vista centralizada permite consultar rápidamente el historial completo de un cliente sin tener que navegar entre los distintos módulos.
4. Acciones disponibles #
Crear un documento desde la cuenta #
Desde la ficha de una cuenta, puedes crear directamente:
- Un presupuesto
- Un pedido de un cliente
- Una factura
La cuenta se rellenará automáticamente en el nuevo documento.
Enviar un correo electrónico #
Puede enviar un correo electrónico directamente desde la ficha de la cuenta. El correo electrónico se archivará en el historial de actividades.
Duplicar #
Utiliza la función «Duplicar» para crear una nueva cuenta a partir de una ya existente. Se copian los datos principales (excepto los documentos adjuntos).
5. Jerarquía de cuentas #
El campo «Cuenta principal» te permite organizar tus cuentas en forma de árbol:
- Una cuenta principal puede tener varias subcuentas
- Cada subcuenta conserva sus propios documentos y contactos
- La jerarquía se puede ver desde la ficha de la cuenta principal
Importante: Kafinea no ofrece una vista consolidada de los presupuestos y las facturas de un grupo de cuentas. Cada cuenta (principal o secundaria) gestiona sus propios documentos de forma independiente.
Cobro periódico en la cuenta principal #
Al crear una orden de compra recurrente, en el bloque «Información de facturación recurrente» aparece la opción «Facturar a la cuenta principal ». Cuando se activa esta opción, las facturas generadas automáticamente se vinculan a la cuenta principal en lugar de a la cuenta de la orden de compra. Esto permite, por ejemplo, centralizar la facturación en la empresa matriz, al tiempo que se gestionan los pedidos a nivel de cada filial.
Ejemplo de uso:
Un grupo industrial (cuenta principal) con varias filiales (subcuentas). Las órdenes de compra recurrentes se registran en cada filial, pero al activar la opción «Facturar a la cuenta principal», las facturas generadas se vinculan automáticamente a la empresa matriz.
Tarificación según una tabla de tarifas basada en el grupo #
Las tablas de tarifas ofrecen dos estrategias de fijación de precios que aprovechan la jerarquía de cuentas:
- Tarifa decreciente (grupo): el precio unitario viene determinado por el consumo total del grupo (matriz + filiales). A cada filial se le factura su propio consumo, al precio unitario determinado por el volumen global del grupo.
- Tarifa decreciente por tramos (grupo): los tramos tarifarios se calculan sobre el consumo total del grupo. La parte correspondiente a cada filial es proporcional a su contribución al consumo global.
Estas estrategias permiten a un grupo beneficiarse de tarifas más ventajosas gracias a la puesta en común de los volúmenes de consumo entre la empresa matriz y sus filiales. Para obtener más detalles y ejemplos de cálculo, consulte la documentación sobre estrategias de tarificación.
6. Casos particulares #
Cuenta con varias direcciones de entrega #
Cada cuenta tiene una dirección de facturación y una dirección de entrega predeterminadas. Para los clientes que disponen de varias direcciones de entrega, Kafinea ofrece la función «Ubicaciones».
Los sitios permiten definir varias direcciones asociadas a una misma cuenta. Cada sitio cuenta con:
- Un código y un nombre para identificarlo fácilmente
- Una dirección completa (calle, ciudad, código postal, país)
- Un indicador de «Sitio predeterminado » para designar el sitio principal
Los sitios de una cuenta se pueden ver y gestionar directamente desde la ficha de la cuenta, en la pestaña «Sitios». Esto le permite mantener un registro centralizado de todas las direcciones de entrega de su cliente.
Al crear un documento comercial (pedido, albarán, etc.), puedes modificar la dirección de entrega consultando las direcciones guardadas en la cuenta.
Fusión de entradas duplicadas #
Si se ha creado un cliente por duplicado, utilice la función «Fusionar» para combinar ambos registros. Los documentos vinculados al duplicado se asociarán a la cuenta que se mantenga.
Eliminación de una cuenta #
Al eliminar una cuenta no se eliminan los documentos asociados (presupuestos, facturas, etc.). Estos simplemente pierden su vinculación con la cuenta. Antes de eliminar una cuenta, comprueba que no haya documentos pendientes.
7. Preguntas frecuentes #
¿Cuál es la diferencia entre una cuenta y un contacto? #
La cuenta representa a la entidad (empresa, organización), mientras que el contacto representa a una persona física dentro de dicha entidad. Una cuenta puede tener varios contactos.
¿Cómo convertir a un cliente potencial en cliente? #
Solo tienes que cambiar el campo «Tipo de cuenta» de «Cliente potencial» a «Cliente». No hay ningún proceso de conversión específico para las cuentas.
¿Cómo puedo ver todas las facturas de un cliente? #
Desde la ficha de la cuenta, acceda a la pestaña «Facturas» para consultar todas las facturas emitidas para ese cliente.
¿Se pueden importar cuentas de forma masiva? #
Sí, Kafinea ofrece una función de importación que permite crear o actualizar cuentas a partir de un archivo CSV. Accede a esta función a través del menú de acciones del módulo Cuentas.
8. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Cuenta | Ficha que representa una entidad (empresa, organización) con la que mantienes una relación |
| Contacto | Persona física vinculada a una cuenta |
| Cuenta de padre | Cuenta de nivel superior en una jerarquía (p. ej., empresa matriz) |
| Tipo de cuenta | Clasificación de la relación comercial (cliente, cliente potencial, socio, etc.) |