📍 ¿Cómo se accede a esta función?
Ficha de un registro > botón «Finalizar»
Introducción
El bloqueo permanente es un mecanismo transversal de Kafinea que permite fijar definitivamente un registro. Una vez bloqueado, el registro ya no se puede modificar ni eliminar. Este mecanismo garantiza la integridad de los documentos validados y cumple con los requisitos legales de conservación de documentos (facturas, contratos, nóminas, etc.).
El bloqueo se activa automáticamente mediante un flujo de trabajo cuando el registro alcanza un estado específico (por ejemplo, la validación de una factura o la formalización de un contrato).
1. Módulos afectados #
El bloqueo permanente se aplica a los siguientes módulos:
| Módulo | Disparador típico | Consecuencia |
|---|---|---|
| Facturas | Validación de la factura | La factura está cerrada y se le ha asignado su número definitivo |
| Presupuesto | Aprobación del presupuesto | El presupuesto ya está cerrado con su número definitivo |
| Contratos de trabajo | Formalización del contrato | El contrato ya no se puede modificar; a continuación, se puede enviar para su firma electrónica |
| Ausencias | Certificación de ausencia | El registro de ausencias está bloqueado |
2. Funcionamiento #
Cuando el bloqueo se activa mediante el flujo de trabajo, se ejecutan dos acciones:
- Bloqueo del registro: todos los campos pasan a ser no editables. El registro ya no se puede eliminar.
- Asignación del número definitivo: si el módulo utiliza una numeración provisional/definitiva, en este momento se asigna el número definitivo del documento. Este número sigue el formato de numeración configurado en Configuración > Formatos de numeración.
Importante: El bloqueo es irreversible. No existe ningún mecanismo para desbloquearlo. Si un documento bloqueado contiene un error, el procedimiento habitual consiste en crear un documento correctivo (por ejemplo, una nota de crédito para corregir una factura).
3. Numeración definitiva #
En algunos módulos (facturas, presupuestos), Kafinea utiliza un sistema de doble numeración:
- Número provisional: se asigna al crear el documento y puede cambiar mientras este no esté bloqueado
- Número definitivo: se asigna en el momento del bloqueo, es inmutable y sigue una secuencia continua
Este mecanismo garantiza una numeración secuencial sin saltos, de conformidad con las obligaciones legales en materia de facturación.
Es bueno saberlo: Los formatos de numeración se pueden configurar por módulo en Configuración > Formatos de numeración (véase Formatos de numeración).
4. Preguntas frecuentes #
¿Puedo modificar un registro bloqueado?
No, el bloqueo es definitivo e irreversible. Para corregir un error en una factura bloqueada, cree una nota de crédito. En el caso de un contrato, cree una cláusula adicional o un nuevo contrato.
¿Cómo saber si un registro está bloqueado?
En Kafinea, un registro bloqueado se identifica visualmente. Los botones de modificación y eliminación ya no están disponibles.
¿Es obligatorio el bloqueo?
El bloqueo se activa mediante un flujo de trabajo. Si el flujo de trabajo está activo y se cumplen sus condiciones, el bloqueo se produce automáticamente. Se recomienda encarecidamente no desactivar estos flujos de trabajo, especialmente en el caso de las facturas, a fin de cumplir con las obligaciones legales.
¿Por qué ha cambiado mi número de documento?
Si su módulo utiliza la numeración doble (provisional/definitiva), el número cambia en el momento del bloqueo. El número provisional se sustituye por el número definitivo secuencial.