📍 Contexto
Interfaz general de Kafinea
Nota: La estructura básica de todos los registros de Kafinea es la misma. Una vez que te hayas familiarizado con el sistema, podrás navegar por el ERP con total autonomía.
1. Crear un registro #
Hay muchas formas de crear un registro en Kafinea. Aquí tienes una lista no exhaustiva:
-
Creación manual: en la parte superior derecha de todos los módulos de cada aplicación hay un botón «+ Añadir registro», que a veces aparece con el nombre del registro en cuestión, como por ejemplo «+ Añadir cliente potencial». Al hacer clic en él, aparece un formulario de introducción de datos que te permite rellenar los campos que desees. Una vez rellenado el formulario, pulsa «Guardar».
-
Creación rápida desde otro registro: algunos registros se pueden crear desde un campo de introducción de datos presente en otro registro. Por ejemplo, es posible crear un nuevo producto en el módulo Catálogo directamente desde la pantalla de introducciónde una nueva factura de cliente. Se trata de una función muy práctica para evitar tener que interrumpir la introducción de datos de un registro en curso. Para ello, pulse el botón + situado al final del campo en cuestión. Se mostrará un formulario de creación rápida con un número reducido de campos. Una vez pulsado Guardar, se creará el nuevo registro en su módulo correspondiente.
-
Creación automatizada mediante flujos de trabajo: los flujos de trabajo pueden activar la creación automática de un registro. Por ejemplo, un flujo de trabajo aplicado a una orden de compra de cliente puede generar automáticamente una factura de cliente recurrente.
-
Importación .csv: utilizando la función de importación de datos a través de .csv, puede importar registros preexistentes a Kafinea.
-
Importación mediante API: la API de Kafinea permite crear nuevos registros de forma dinámica y automatizada utilizando datos procedentes de un sistema informático externo a Kafinea.
2. Estructura de un registro #
Un registro de Kafinea siempre incluye los siguientes elementos:
- un encabezamiento
- una vista Resumen
- a Vista detallada
- a Ficha Modificaciones
- una o varias fichas relacionales
El encabezado #
El encabezado se encuentra en la parte superior izquierda de un registro. Es personalizable y muestra la información que usted elija para tener algunos datos importantes de un solo vistazo. Para personalizar este encabezado, utilice el gestor de diseño en los ajustes de Kafinea.
La vista Resumen #
La vista «Resumen» muestra parte de la información del registro y las acciones que deben realizarse en relación con él. Se compone de varios bloques. Algunos son comunes a todos los registros:
-
Campos clave: este bloque agrupa los campos que se pueden utilizar en informes gráficos (por ejemplo, histogramas) o en widgets de los paneles de control. Estos campos se pueden personalizar para cada módulo desde el gestor de diseño.
-
Documentos: este bloque permite cargar y consultar los documentos relacionados con el registro en cuestión. Por ejemplo, aquí es donde se añaden los justificantes en PDF de documentos contables, como las facturas de proveedores. Al añadir un documento, este se introduce en el potente sistema de gestión electrónica de documentos de Kafinea, lo que permite clasificarlo por carpeta o por etiqueta (tag).
-
Actividades: este bloque permite añadir y mostrar tareas pendientes o actividades planificadas en un registro. Por ejemplo, una tarea como «Llamar al cliente potencial» puede asignarse a todo un equipo comercial o solo a uno de los agentes comerciales.
-
Comentarios: este bloque permite añadir y consultar los comentarios publicados por todos los usuarios que tienen acceso a este registro. Es muy práctico para intercambiar información o tomar notas que se desean conservar.
Algunos módulos disponen de bloques adicionales con funciones avanzadas específicas del módulo al que pertenecen.
Consejo: En el bloque «Comentarios» de algunos registros hay un conmutador llamado «Roll up ». Si el conmutador está en ON, se mostrarán los comentarios añadidos a las fichas relacionadas con la ficha consultada. Por ejemplo, se podría pensar que nunca se ha contactado con una empresa que no ha pagado una factura, ya que nadie ha dejado ningún comentario en la ficha de la factura pendiente de pago. Sin embargo, al activar el roll up, se puede ver que un contable ha llamado a la empresa y ha dejado un comentario en el registro de la cuenta de cliente indicando que el litigio está en proceso de resolución. ¡Un auténtico sistema de información cruzada!
La vista Detalles #
La vista «Detalles» muestra toda la información de un registro en forma de bloques. En la parte inferior de esta pantalla se encuentra la tabla en la que figuran los productos y servicios objeto de una transacción en los registros de presupuestos, órdenes de compra, facturas y abonos.
La pestaña «Modificaciones» #
La pestaña «Modificaciones» contiene un historial de todas las operaciones realizadas en un registro, como la creación de dicho registro, la adición, modificación o eliminación de un campo, etc. El sistema indica qué usuario realizó cada operación y en qué momento.
Las pestañas de relaciones #
Esta función es uno de los grandes puntos fuertes de Kafinea. Para cada registro, con un solo clic puede ver sus relaciones con otros registros y pasar a uno de esos registros relacionados sin tener que volver al menú de navegación.
Ejemplo: Desde una cuenta de cliente, puede hacer clic en la pestaña relacional «Facturas de cliente». El sistema muestra todas las facturas emitidas a nombre de ese cliente. Al hacer clic en una de ellas, aparecerá una ventana emergente con la información de dicha factura. Si desea ver más detalles o modificar esta factura, tiene a su disposición los botones «Detalles» y «Modificar ». Una vez en esta factura, puede hacer clic en la pestaña relacional «Asientos contables», visualizar la lista de asientos contables vinculados a esta factura y hacer clic en uno de ellos para abrirlo y obtener más detalles en el módulo de Contabilidad. Un sistema de desglose que permite navegar en profundidad por el software con solo unos pocos clics.
3. Modificar un registro #
Hay dos formas de modificar un registro:
-
El botón «Modificar»: desde la vista «Detalles» o la vista «Resumen», haz clic en el botón «Modificar» situado en la parte superior de la ficha. El registro pasa al modo de edición: todos los campos modificables se pueden editar. Una vez realizadas las modificaciones, haz clic en «Guardar».
-
Edición en línea: desde la vista Detalles, haz clic directamente en el valor de un campo para modificarlo sin tener que pasar al modo de edición completo. Confirma haciendo clic en el icono de confirmación que aparece junto al campo.
Nota: Algunos campos son de solo lectura y no se pueden modificar (campos calculados, campos del sistema, etc.).
4. Duplicar un registro #
Para duplicar un registro, abre el menú Más (⋮) situado en la parte superior derecha de la ficha y, a continuación, haz clic en Duplicar. Se creará un nuevo registro con los mismos valores que el original. A continuación, puedes modificar los campos que desees antes de guardar.
Consejo: La duplicación resulta especialmente útil para crear rápidamente registros similares, como, por ejemplo, presupuestos o órdenes de compra con líneas de productos idénticas.
5. Eliminar un registro #
-
Eliminación desde la ficha: abre el menú Más (⋮) situado en la esquina superior derecha de la ficha y, a continuación, haz clic en Eliminar. Se te pedirá que confirmes antes de que se elimine definitivamente.
-
Eliminación masiva desde una lista: en una lista, marque los registros que desee eliminar y, a continuación, utilice el botón de acción masiva «Eliminar».
Importante: Es posible que algunos registros estén protegidos por un bloqueo permanente. En ese caso, no se podrá eliminar el registro y aparecerá un mensaje informándole de ello.
6. Otras acciones en una entrada #
El menú «Más» (⋮) situado en la parte superior derecha de la ficha permite acceder a acciones adicionales según el módulo:
-
Generar un documento PDF: permite crear un documento a partir de una plantilla (presupuesto, factura, orden de compra, etc.).
-
Enviar por correo electrónico: permite enviar el registro o un documento generado directamente por correo electrónico desde Kafinea.
-
Etiquetas: puedes asignar etiquetas a un registro para clasificarlo y encontrarlo fácilmente mediante los filtros.
-
Seguir un registro: al hacer clic en el botón «Seguir», te suscribes a las notificaciones de cambios en ese registro. Se te informará cuando otros usuarios realicen modificaciones en él.
7. Preguntas frecuentes #
¿Cómo recuperar una grabación eliminada?
Kafinea dispone de una papelera a la que se puede acceder desde Menú principal > Configuración > Ajustes > Papelera. Los registros eliminados se guardan allí temporalmente y se pueden recuperar.
¿Cómo se puede saber quién ha modificado un campo?
Consulte la pestaña «Modificaciones del registro». En ella se muestra el historial completo de operaciones, con el nombre del usuario y la fecha de cada modificación.
¿Cómo se pueden personalizar los bloques que se muestran en la vista Resumen?
Utiliza el gestor de diseño para configurar los bloques y los campos que se muestran en la vista «Resumen» de cada módulo.