Búsqueda de empresas (Sirene)

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Introducción

Esta guía está dirigida a los usuarios de Kafinea que crean o modifican fichas de clientes y proveedores. En ella encontrará toda la información necesaria para:

• Buscar una empresa francesa en los registros oficiales
• Rellenar automáticamente una ficha de cliente o proveedor con los datos oficiales
• Comprender los controles que realiza el sistema (duplicados, IVA, empresa inactiva)

Es bueno saberlo: siempre es posible introducir los datos manualmente. Si el servicio de búsqueda no está disponible o no se encuentra la empresa, puede rellenar el formulario como de costumbre.

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1. Acceder a la búsqueda de empresas #

Requisitos previos #

Esta función debe ser activada por un administrador:

• Ve a Menú principal > Configuración > Gestión de módulos > Funcionalidades
• Activa la opción «Búsqueda de empresas»

Punto de entrada #

El botón «Buscar empresa» está disponible en la pantalla de edición (creación o modificación) de un cliente o un proveedor.

1. Abre la ficha de un cliente o un proveedor en modo de edición
2. Haga clic en el botón «Buscar una empresa»
3. Se abre un asistente en forma de ventana modal

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2. Utilizar el Asistente de búsqueda #

El asistente consta de dos pasos principales: «Búsqueda » y «Vista previa de los datos».

Paso 1: Búsqueda #

La pantalla de búsqueda incluye:

• Un campo de entrada principal: nombre, SIREN o SIRET…
• Un campo opcional: Código postal (para refinar los resultados)
• Un botón de búsqueda

Iniciar una búsqueda #

1. Introduzca un término de búsqueda:
   • El nombre de la empresa (o parte del nombre)
   • Un número SIREN (9 dígitos)
   • Un número SIRET (14 dígitos)
2. Opcional: introduce un código postal para filtrar los resultados por zona geográfica
3. Haz clic en «Buscar» o pulsa Intro

Entender los resultados #

Los resultados se muestran en forma de lista. Para cada empresa, verás:

Nota: Si el número de resultados supera el límite de visualización, aparecerá un mensaje que le invitará a refinar su búsqueda.

Seleccionar una empresa #

Haga clic en la empresa que desee de la lista de resultados.

Caso de una empresa con varios establecimientos:

Si la empresa cuenta con varios centros (sedes), una pantalla intermedia te permite seleccionar el centro adecuado. Cada centro muestra:

• Su número SIRET
• Su dirección
• Su estado (Activa / Cerrada)
• Una insignia de «Sede » si se trata de la sede social

Haz clic en el centro que desees utilizar para continuar.

Consejo: El botón «Atrás» te permite volver a la lista de resultados en cualquier momento.

Detección de duplicados #

Una vez seleccionada una empresa (o un establecimiento), el sistema comprueba automáticamente si ya existe en Kafinea un cliente o proveedor con el mismo número de identificación fiscal.

Si se detecta un duplicado:

• Aparece un aviso con el nombre y el módulo de la ficha existente
• El enlace «Ver ficha existente » permite abrir esa ficha en una nueva pestaña
• Puedes:
  • Cancelar: volver a la búsqueda
  • Seguir adelante de todos modos: continuar a pesar de la duplicación

Paso 2: Resumen de los datos #

Tras la selección, el sistema recupera los datos detallados de la empresa y muestra una tabla de vista previa en la que se comparan los valores actuales de la ficha con los datos oficiales.

Cómo interpretar el cuadro de vista previa #

La tabla tiene tres columnas:

Código de colores de las líneas #

Campos sugeridos #

Los datos oficiales abarcan los siguientes ámbitos:

Proteja sus datos actuales #

Si un valor oficial está vacío, aunque el campo ya contenga un dato (línea roja):

• Por defecto, se mantiene el valor actual
• Aparece una casilla de verificación junto al campo, con la indicación «Marque esta casilla para borrar el valor actual»
• Marque la casilla solo si desea borrar voluntariamente este campo

Empresa inactiva #

Si la empresa seleccionada ya no está en activo (cese de actividad, liquidación, etc.), aparecerá una advertencia en rojo en la parte superior de la vista previa:

⚠ Atención: esta empresa ya no está en activo.

Este aviso es meramente informativo y no impide la aplicación. De todos modos, puede aplicar los datos.

Verificación automática del IVA #

Durante la vista previa de los datos, el sistema comprueba automáticamente el número de IVA a través del servicio europeo VIES.

Posibles resultados de la verificación #

Es bueno saberlo: La verificación VIES tiene carácter informativo. Un número no reconocido o un servicio no disponible no impide aplicar los datos. El número de IVA se calcula automáticamente a partir del SIREN según la fórmula oficial francesa.

Confirmar y aplicar #

1. Comprueba los datos de la tabla de vista previa
2. Si es necesario, marque o desmarque las casillas de las líneas rojas
3. Haz clic en «Confirmar y aplicar»
4. Aparece un mensaje de éxito: «¡Datos oficiales aplicados correctamente!»
5. El asistente se cierra automáticamente al cabo de unos segundos

Importante: Los datos se han introducido en el formulario, pero aún no se han guardado. No olvide guardar el registro una vez cerrado el asistente.

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3. Campos prellenados #

Correspondencia de campos #

Datos de identificación legal #

• El SIRET (14 dígitos) se almacena en un único campo. El SIREN (9 dígitos) corresponde a los 9 primeros caracteres del SIRET.
• El número de IVA intracomunitario se calcula automáticamente a partir del SIREN y, a continuación, se verifica a través del servicio VIES.

Modificación tras el prellenado #

Todos los campos siguen siendo editables tras el rellenado automático. Si es necesario, puede ajustar los valores manualmente antes de guardar el registro.

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4. Gestión de errores #

No se han encontrado resultados #

Si la búsqueda no arroja ningún resultado:

• Aparece el siguiente mensaje: «No se han encontrado resultados. Puede introducir la información manualmente».
• Cierra el asistente y rellena el formulario manualmente

Consejos para mejorar la búsqueda:

• Comprueba la ortografía del nombre de la empresa
• Prueba con el número SIREN o SIRET, si lo conoces
• Utiliza el filtro de código postal para reducir los resultados
• Simplifique el nombre de la búsqueda (por ejemplo, «Dupont» en lugar de «Établissements Dupont et Fils SAS»)

Servicio externo no disponible #

Si el servicio de búsqueda no está disponible temporalmente:

• Aparece un mensaje de error
• Cierra el asistente e introduce la información manualmente
• Inténtalo de nuevo más tarde si quieres utilizar la búsqueda

Demasiadas consultas #

Si realizas demasiadas búsquedas en poco tiempo:

• Aparece un mensaje que le pide que espere unos instantes
• Espere un momento y vuelva a intentarlo

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5. Preguntas frecuentes #

La función no está disponible, no veo el botón #

Comprueba que la función «Búsqueda de empresas » esté activada:

1. Ve a Menú principal > Configuración > Gestión de módulos > Funcionalidades
2. Comprueba que la opción «Búsqueda de empresas » esté activada

Si no aparece la opción, ponte en contacto con tu administrador.

¿Puedo utilizar esta función para empresas extranjeras? #

No, la versión 1 de esta función está limitada a las empresas francesas. Los registros consultados son los registros oficiales franceses (API de búsqueda de empresas). La gestión multipaís podría añadirse en una versión posterior.

¿Es fiable el número de IVA que aparece? #

El número de IVA intracomunitario se calcula automáticamente a partir del SIREN según la fórmula oficial francesa. A continuación, se verifica a través del servicio europeo VIES. Si VIES confirma su validez, el número es fiable. Si VIES no está disponible o invalida el número, puede ser necesaria una verificación manual.

¿Qué pasa si selecciono una empresa que está cerrada? #

Aparece un aviso indicando que la empresa ya no está en activo, pero la selección no se bloquea. Esto puede resultar útil para crear un registro histórico o en el caso de un proveedor con el que tengas facturas pendientes.

¿Se sobrescriben los datos automáticamente? #

No. El sistema nunca sustituye datos de forma silenciosa:

• Siempre puedes previsualizar los cambios antes de aplicarlos
• Los campos cuyo valor oficial esté vacío no se borrarán (a menos que marques explícitamente la casilla)
• Debes hacer clic en «Confirmar y aplicar » para validar

¿Puedo cancelar después de haber aplicado los datos? #

Los datos se han introducido en el formulario, pero aún no se han guardado. Si desea cancelar:

• Antes de guardar: actualiza la página sin guardar
• Después de guardar: modifica manualmente los campos correspondientes

Se ha detectado un número SIRET duplicado, ¿qué hay que hacer? #

Si el sistema detecta que ya existe un cliente o proveedor con el mismo número SIRET:

1. Haz clic en «Ver ficha existente » para comprobar si se trata de un duplicado
2. Si se trata de un duplicado real, haz clic en «Cancelar» y utiliza la ficha existente
3. Si no se trata de un duplicado (por ejemplo, un establecimiento diferente de la misma empresa), haz clic en «Continuar de todos modos»

¿El asistente de IA también puede buscar una empresa? #

Sí. El asistente de IA integrado en Kafinea cuenta con una herramienta de búsqueda de empresas que le permite buscar una empresa por nombre, SIREN o SIRET y mostrar la información oficial. Por ejemplo, puedes pedirle: «Busca la empresa Dupont SAS» o «Encuentra el SIRET 12345678901234».

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6. Glosario #

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¿Necesitas ayuda? #

Si tienes alguna pregunta sobre la función de búsqueda de empresas, ponte en contacto con tu administrador de Kafinea o con el equipo de asistencia técnica.

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Referencias relacionadas 🔗 #

• Perspectivas
• Cuentas de clientes