📍 Contexto
Interfaz general de Kafinea
Nota: En los módulos que lo admiten, Kafinea puede guardar automáticamente los cambios que realices mientras escribes, sin que tengas que hacer clic en «Guardar». En esta página se explica en qué consiste esta función, cómo activarla en tu instancia y cómo desactivarla de forma individual.
1. ¿Para qué sirve la grabación automática ? #
Al introducir un registro extenso (por ejemplo, un documento de venta con muchas líneas), resulta incómodo tener que acordarse de guardar el trabajo con frecuencia. La función de guardado automático responde a esta necesidad:
- Los cambios que realices se guardan en segundo plano poco después de que introduzcas los últimos datos.
- Un indicador de estado muestra en todo momento en qué punto se encuentra el proceso de guardado de tu documento.
- Siempre tiene la posibilidad de forzar un registro inmediato en cualquier momento.
Consejo: Aunque la grabación automática esté activada, el botón de grabación clásico sigue estando disponible y funciona como de costumbre.
2. El indicador de estado de grabación #
Cuando la función de grabación automática está disponible en la ficha actual, aparece un indicador en el que se puede hacer clic en la barra de herramientas, en la parte superior de la pantalla. Este indicador puede adoptar uno de los siguientes estados:
| Estado mostrado | Significado |
|---|---|
| Registrado | Todos tus cambios se han guardado. No hay que hacer nada más. |
| Cambios no guardados | Ha modificado la ficha y la grabación se realizará automáticamente en unos segundos. Si desea guardar los cambios inmediatamente, puede hacer clic en el botón «Guardar». |
| Grabando… | Se está realizando una grabación. |
| Error | El último registro ha fallado (problema de red, conflicto, etc.). Haz clic para volver a intentarlo. |
| Se ha detectado un conflicto | Otro usuario ha modificado el documento desde que lo abriste. Haz clic para elegir cómo resolver el conflicto. |
| Grabación automática desactivada | La grabación automática está desactivada en tu cuenta. Recuerda grabar manualmente. |
Forzar un registro inmediato #
Tres formas equivalentes de iniciar una grabación de inmediato, sin esperar a que se active la grabación automática:
- Haz clic en el indicador de estado cuando muestre «Cambios no guardados».
- Utilizar el atajo de teclado
Ctrl+S(Cmd+S(en Mac). Kafinea intercepta este atajo durante la edición: no guardará la página del navegador, sino tu formulario. - Haz clic en el botón «Guardar» que hay en la parte inferior de la ficha, como de costumbre.
Importante: Si intentas cerrar la pestaña o salir de la página sin haber guardado los cambios, Kafinea te pedirá que confirmes la acción para evitar que se pierdan los datos introducidos.
3. Activar la función para tu instancia #
El guardado automático forma parte de un modo de edición avanzado que debe activar un administrador a nivel de la instancia. Esta activación se realiza una sola vez y, a partir de entonces, beneficia a todos los usuarios.
Procedimiento (administrador):
- Ve a Menú principal > Configuración > Ajustes.
- Abre la sección «Gestión de módulos» > «Funcionalidades».
- Activa la función de edición avanzada de documentos (barra de herramientas fija, secciones plegables, atajos de teclado, paleta de comandos…).
- Graba.
Una vez activada la función, la nueva pantalla de edición —con el indicador de estado— se muestra automáticamente a todos los usuarios cuando abren una ficha que cumpla los requisitos.
Gestión de conflictos (bloqueo optimista) #
Por defecto, si dos usuarios modifican el mismo documento, el último en guardar «gana» y sobrescribe los cambios del anterior. Para evitarlo, puede activar la gestión de conflictos de edición.
Procedimiento (administrador):
- Ve a Menú principal > Configuración > Ajustes.
- Abre la sección «Gestión de módulos» > «Funcionalidades».
- Busca el grupo «Descripción general».
- Active la función «Gestión de conflictos de modificación» (avisa si otro usuario ha modificado el documento).
- Graba.
Cuando esta función está activada:
- Kafinea guarda la versión del documento en el momento en que lo abres.
- Cada vez que se guarda un documento (ya sea de forma automática o manual), comprueba que nadie más lo haya guardado entretanto.
- En caso de conflicto, aparecerá una ventana en la que se te propondrá volver a cargar la versión del servidor (perdiendo tus modificaciones locales) o forzar la sobrescritura (si estás seguro de lo que haces).
Nota: Si la grabación automática no aparece en un módulo concreto aunque la función esté activada, ponte en contacto con tu administrador. Él podrá confirmarte si el módulo en cuestión ya está cubierto o no.
4. Desactivar el inicio de sesión automático en tu cuenta #
Algunos usuarios prefieren tener un control total sobre el momento en que sus modificaciones se guardan en la base de datos. Kafinea permite desactivar el guardado automático de forma individual, sin que ello afecte al resto de usuarios.
Desde la barra de herramientas de edición #
- Abre una ficha en modo de edición.
- En la barra de herramientas de la parte superior, abre el menú ⋯ (tres puntos).
- Haz clic en «Grabación automática activada » para desactivar la opción.
El indicador de estado mostrará entonces de forma permanente un mensaje que dice «Guardado automático desactivado» mientras no se guarden los cambios. Esto es intencionado: se trata de un recordatorio visual para que no te olvides de hacer clic en «Guardar».
Desde tus preferencias de usuario #
Esta opción también está disponible en tus preferencias de usuario, en la sección «Registro automático de presupuestos y facturas». Desmarcar esta opción tiene el mismo efecto que desactivarla desde la barra de herramientas.
Consejo: La configuración se guarda en tu cuenta (no en el navegador). Por lo tanto, la encontrarás igual en otro dispositivo o después de borrar la caché.
Importante: Cuando la grabación automática está desactivada, sigues totalmente responsable guarde los cambios antes de salir de la ficha. El atajo
Ctrl+Sy la confirmación al cerrar la pestaña siguen activas para ayudarte.
5. Preguntas frecuentes #
¿Con qué frecuencia se activa la grabación automática?
Unos segundos después de tu última modificación, sin interrumpir la introducción de datos. El tiempo de espera se adapta automáticamente al tamaño del documento y a la velocidad del último guardado, para evitar sobrecargar el servidor en el caso de fichas muy grandes.
¿Qué pasa si otra persona modifica la misma ficha al mismo tiempo que yo?
Si el administrador ha activado la función «Gestión de conflictos de modificación» (véase la sección 3), Kafinea detecta las modificaciones simultáneas. Si otro usuario ha modificado el registro desde que lo abrió, este muestra un mensaje de conflicto y le ofrece la opción de volver a cargar la versión más reciente o de guardar su propia versión.
Si esta función no está activada, se aplica el principio del «último editor»: la última versión guardada sustituye a la anterior sin previo aviso.
¿Funciona el registro automático en todas las fichas?
No. Está disponible en las pantallas de edición en las que Kafinea ha implementado el modo de edición avanzado. Si no está disponible en un módulo que te interese, ponte en contacto con tu administrador: él podrá comprobar la configuración de la instancia y, si es necesario, comunicar la necesidad.
No veo el indicador de estado en la barra de herramientas, ¿por qué?
Hay dos posibles causas: o bien la función «Edición avanzada de documentos» no está activada en tu instancia (véase la sección 3), o bien el módulo en el que estás trabajando aún no está incluido. En ambos casos, tu administrador puede ayudarte.
Mis compañeros han activado la grabación automática, pero yo no la quiero. ¿Es posible?
Sí. La preferencia es estrictamente individual: desactivarla en tu cuenta no afecta en absoluto a los demás usuarios (véase la sección 4).