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Introducción
El módulo «Notas de gastos» permite a los empleados presentar sus gastos profesionales para su reembolso: comidas, alojamiento, transporte, alquiler de vehículos, etc. Se puede acceder a él a través de Recursos Humanos > Notas de gastos.
1. Crear una nota de gastos #
Haga clic en Añadir una nota de gastos desde la lista del módulo o desde la ficha de una persona.
Información general:
- Persona: el empleado que presenta la nota de gastos (obligatorio)
- Fecha: la fecha del gasto
- Tipo: la categoría de la nota de gastos
- Hoja de pedido: enlace a un pedido de cliente si el gasto está relacionado con un proyecto o una misión
Importes:
Los gastos se desglosan por categorías:
| Categoría | Descripción |
|---|---|
| Alimentación | Comidas y restauración |
| Hotel | Alojamiento |
| Alquiler de coches | Alquiler de vehículos |
| Otros | Cualquier otro gasto profesional |
| Importe total | Calculado automáticamente |
Comentarios:
- Un campo libre para detallar las circunstancias del gasto
2. Documentos justificativos #
Desde la ficha de una nota de gastos, la pestaña Documentos permite adjuntar los justificantes (tickets, facturas, recibos) en formato digital.
Es bueno saberlo: Los empleados pueden presentar sus notas de gastos y adjuntar los comprobantes directamente desde el portal de empleados (extranet).
3. Preguntas frecuentes #
¿Cómo se pueden consultar las notas de gastos pendientes de reembolso?
Utiliza los filtros de la lista para ver las notas de gastos por estado, por persona o por periodo.
¿Generan los informes de gastos asientos contables?
Los informes de gastos pueden vincularse al proceso contable mediante entradas manuales o pagos, según la configuración de su instancia.
¿Puede un empleado modificar una nota de gastos ya enviada?
Depende de los derechos de acceso configurados. Por lo general, una nota de gastos validada ya no debería poder ser modificada por el empleado.