📍 ¿Dónde se encuentra este módulo?
Menú principal > Herramientas
Introducción
El sistema de gestión electrónica de documentos ( GED ) de Kafinea permite almacenar, organizar y compartir archivos directamente en la aplicación. Los documentos se pueden vincular a cualquier registro (cliente, factura, pedido, ticket...) para centralizar la información. Se puede acceder al módulo Documentos a través de Herramientas > Documentos.
1. Añadir un documento #
Puedes añadir documentos de varias maneras:
- Desde el módulo Documentos: haga clic en Añadir un documento para subir un archivo o crear un enlace a un documento externo
- Desde cualquier registro: la pestaña Documentos permite adjuntar archivos directamente a una ficha (cliente, factura, ticket…)
Datos que debe proporcionar:
- Título: el nombre del documento
- Archivo: el archivo que se va a subir (o una URL para un documento externo)
- Expediente: el expediente de archivo
- Descripción: una nota explicativa
2. Organización por carpetas #
Los documentos se pueden organizar en carpetas para facilitar la navegación. Crea carpetas temáticas (Contratos, Facturas, Procedimientos…) para estructurar tu base documental.
3. Documentos relacionados con los registros #
Cada módulo de Kafinea cuenta con una pestaña Documentos que muestra los archivos adjuntos. Esto permite:
- Encontrar rápidamente los archivos adjuntos de un expediente de cliente
- Conservar los justificantes junto con los registros correspondientes
- Compartir documentos entre usuarios a través de los registros compartidos
Es bueno saberlo: un mismo documento puede estar vinculado a varios registros. Por ejemplo, un contrato marco puede estar vinculado tanto a la cuenta de cliente como a varios pedidos.
4. Preguntas frecuentes #
¿Qué formatos de archivo se admiten?
Kafinea admite todos los formatos de archivo habituales: PDF, Word, Excel, imágenes, archivos comprimidos, etc. El tamaño máximo depende de la configuración de su instancia.
¿Se controlan las versiones de los documentos?
Kafinea conserva la versión actual del documento. Para gestionar varias versiones, suba la nueva versión para sustituirla o conserve las versiones con nombres distintos.
¿Cómo compartir un documento con un cliente?
Si el portal del cliente está activado, los documentos relacionados con los registros a los que tiene acceso el cliente serán visibles desde su espacio.