📍 ¿Dónde se encuentra este módulo?
Menú principal > Marketing
Este módulo le permite seguir y transmitir información a su personal de ventas y desencadenar multitud de acciones de venta. Puede ver y filtrar todos sus clientes potenciales de marketing, realizar un seguimiento de sus interacciones con ellos y convertirlos en cuentas de clientes.
Es bueno saberlo: un cliente potencial es un contacto comercial entrante que aún no es cliente. Una vez calificado, puede convertirse en un registro de Cuenta (Cliente), Contacto y Oportunidad.
Kafinea > Marketing > Clientes potenciales
La vista de lista ofrece varios filtros predefinidos:
| Vista | Descripción |
|---|---|
| Todos | Todos los clientes potenciales |
| Clientes potenciales prometedores | Clientes potenciales con un alto potencial |
| Mis clientes potenciales | Clientes potenciales de los que usted es responsable |
Consejo: Puedes crear tus propias vistas personalizadas haciendo clic en «Crear vista» para filtrar según tus criterios.
Creación de un lead #
Hay muchas formas de crear un cliente potencial en Kafinea:
Creación rápida #
- Haz clic en el botón + (Añadir rápidamente) desde cualquier página
- Selecciona «Prospecto»
- Rellena los campos obligatorios (el nombre es obligatorio)
- Haz clic en «Guardar»
Diseño completo #
- En la vista de lista de clientes potenciales, haz clic en «Añadir un cliente potencial»
- Rellene todos los campos del formulario
- Haz clic en «Guardar»
Otros métodos de creación #
- A través de la API: automatización completa mediante la API de Kafinea
- A través de un formulario web: un formulario de contacto en tu sitio web conectado a tu instancia de Kafinea crea automáticamente un cliente potencial con la información introducida
- Mediante importación CSV: desde la vista de lista de clientes potenciales, haz clic en Acciones > Importar, prepara un archivo CSV y sigue las instrucciones del asistente de importación
Es bueno saberlo: Solo el campo «Nombre» es obligatorio. El resto de campos son opcionales, pero cuanto más completa esté la ficha, mejor será el seguimiento comercial.
Seguimiento de prospectos
Para garantizar que un cliente potencial se convierta en cliente, es necesario realizar un seguimiento eficaz.
Requisitos de calificación #
El estado permite realizar un seguimiento del avance del cliente potencial en el proceso comercial:
| Estatuto | Descripción |
|---|---|
| No se ha contactado con él | Estado inicial por defecto: nuevo cliente potencial, sin acciones realizadas |
| A la espera de que se pongan en contacto | Intento de contacto: llamada o correo electrónico enviado, a la espera de respuesta |
| Contacto | Volver a contactar más adelante — recordatorio programado |
| Contactado | Contacto establecido — intercambio realizado |
| Frío | Poco interés — baja probabilidad de conversión |
| Ardiente | Gran interés — cliente potencial comprometido, hay que seguirlo de cerca |
| Caliente | Gran potencial — alta probabilidad de conversión |
| Preclasificado | En proceso de calificación — se están evaluando las necesidades |
| Clasificado | Listo para la conversión: cliente potencial validado, conversión posible |
| En suspenso | Cliente potencial no relevante — pospuesto temporalmente |
| Perdido | Cliente potencial perdido definitivamente — ya no hay ninguna oportunidad |
Ciclo de vida recomendado #
Non contacté → Attente de contact → Contacté → Pré qualifié → Qualifié → Conversion
↓
Froid / En sommeil / Perdu
Consejo: Actualiza periódicamente el estado de tus clientes potenciales para tener una visión clara de tu cartera de ventas y sacar el máximo partido a los paneles de control.
Fuentes de adquisición #
La fuente indica el origen del cliente potencial:
| Fuente | Descripción |
|---|---|
| Llamada en frío | Telemarketing |
| Cliente actual | Recomendación de un cliente |
| Generado automáticamente | Generado internamente |
| Empleado | Aportado por un empleado |
| Socio | Aportado por un socio |
| Relaciones públicas | Acciones de relaciones públicas |
| Correo directo | Campaña de correo electrónico |
| Conferencia | Conocido en una conferencia |
| Feria profesional | Conocido en una feria |
| Sitio web | Formulario web, solicitud en línea |
| El boca a boca | Recomendación informal |
| Otros | Otra fuente |
Actividades y comentarios
Los apartados «Actividades» y «Comentarios» que aparecen en las fichas de clientes potenciales permiten a los comerciales registrar un resumen de sus interacciones y enumerar las diferentes actividades realizadas o planificadas (llamadas, SMS, correos electrónicos, videoconferencias, etc.).
Para programar una visita de seguimiento:
- Desde la ficha del cliente potencial, ve a la pestaña «Actividades»
- Haz clic en «Añadir un evento» o «Añadir una tarea»
- Rellena los datos (fecha, hora, descripción)
- Guardar
Campañas
A través de la pestaña «Campañas» de la sección de relaciones, puedes añadir al cliente potencial a una campaña de correo electrónico o SMS ya existente.
Documentos #
Adjunte archivos y documentos a la ficha del cliente potencial (presupuestos, presentaciones, justificantes):
- Añadir: descargar un nuevo documento
- Seleccionar: vincular un documento existente en Kafinea
Productos y servicios #
Asocia productos o servicios al cliente potencial para identificar sus intereses a través de la pestaña «Productos» o «Servicios».
Widgets del panel de control #
Puedes añadir un widget a uno de tus paneles de control:
| Widget | Descripción |
|---|---|
| Clientes potenciales creados | Número de clientes potenciales creados en un periodo determinado |
| Por estatuto | Distribución de los clientes potenciales según su estado |
| Por fuente | Distribución de los clientes potenciales según su fuente de captación |
| Por sector | Distribución de los clientes potenciales por sector de actividad |
Convertir una perspectiva en un cliente #
La conversión es el paso clave que transforma un cliente potencial cualificado en datos útiles.
¿Cuándo convertir? #
Convierte a un cliente potencial cuando:
- El cliente potencial está cualificado (necesidad confirmada, presupuesto identificado)
- ¿Desea crear una oportunidad de negocio?
- El cliente potencial se convierte en cliente o en contacto activo
¿Cómo se convierte? #
- Abre la ficha del cliente potencial que deseas convertir
- Haz clic en el botón «Convertir» (en la barra de acciones)
- Aparece un formulario de conversión con los datos ya rellenados
- Comprueba los valores y ajústalos si es necesario
- Seleccione los módulos que desea crear (Cuenta, Contacto, Oportunidad)
- Haz clic en «Guardar» para iniciar la conversión
Módulos creados durante la conversión #
La conversión puede generar hasta tres registros:
| Módulo de destino | Descripción |
|---|---|
| Cuenta (Cliente) | Datos de la empresa del cliente potencial: nombre de la empresa, correo electrónico, teléfono, fax, sitio web, sector, valoración, plantilla, facturación anual, dirección completa |
| Contacto | La persona física — incluye tratamiento, nombre, apellidos, cargo, correo electrónico, teléfono fijo, móvil, fax, fuente, dirección |
| Asunto | La oportunidad comercial — nombre de la empresa, fuente, descripción |
Importante: Puedes elegir crear uno, dos o los tres registros, según tus necesidades. La dirección del cliente potencial se copia en las direcciones de facturación y de entrega de la cuenta.
¿Qué ocurre con el cliente potencial tras la conversión? #
- El cliente potencial aparece como convertido
- Ya no aparece en las vistas activas por defecto
- Los datos relacionados (actividades, documentos, etc.) se transfieren a los nuevos registros
- La ficha del cliente potencial sigue estando disponible en el historial
Es bueno saberlo: es posible modificar la asignación de los datos de conversión de clientes potenciales desde la configuración de Kafinea.
Establecer un #túnel de conversión
Gracias a estas diferentes funciones, Kafinea ofrece la posibilidad de configurar un túnel de conversión personalizado mediante flujos de trabajo.
Estudio de caso
Una empresa farmacéutica rellena un formulario de contacto en su sitio web. Se crea automáticamente como prospecto en su instancia de Kafinea y se asigna a un agente de ventas especializado en este campo. Una vez contactado y convencido, el cliente potencial se convierte en contacto y su empresa en cuenta de cliente en un solo clic. La potencia de la automatización de Kafinea garantiza túneles de conversión rápidos y eficaces.
Exportar a PDF #
Puede generar un PDF de la ficha del cliente potencial:
- Abre la ficha del cliente potencial
- Haz clic en el botón Más (⋮) de la barra de acciones
- Selecciona «Exportar a PDF»
- Seleccione la plantilla del documento si hay varias disponibles
Preguntas frecuentes #
¿Cuál es la diferencia entre un cliente potencial y un contacto? #
Un cliente potencial es un contacto comercial no cualificado (pista, lead). Un contacto es una persona física vinculada a una cuenta de cliente. El cliente potencial se convierte en contacto en el momento de la conversión.
¿Se puede eliminar un cliente potencial? #
Sí, pero se recomienda cambiarlo al estado «Perdido» o «Inactivo» en lugar de eliminarlo, para conservar el historial.
¿Puedo convertir a un cliente potencial sin crear una cuenta? #
Sí, durante la conversión puedes elegir qué módulos quieres crear. Por ejemplo, puedes crear solo un contacto sin cuenta, o una cuenta sin operación.
¿Se elimina el cliente potencial tras la conversión? #
No. El cliente potencial aparece como convertido y sigue estando disponible en el sistema. Simplemente ya no aparece en las vistas activas predeterminadas.
¿Cómo localizar a los clientes potenciales que se han convertido en clientes? #
Crea una vista personalizada con el filtro del campo «Convertido» o busca directamente al cliente potencial por su nombre o número.
¿Puedo modificar la asignación de campos durante la conversión? #
Sí, el administrador puede configurar la asignación en «Configuración > Asignación de campos» del módulo de clientes potenciales. Esto permite seleccionar qué campos del cliente potencial se corresponden con qué campos de los módulos de destino.
Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Cliente potencial (Lead) | Contacto comercial entrante, aún sin calificar ni convertido en cliente |
| Conversión | Proceso para convertir un cliente potencial en una cuenta, un contacto y/o una oportunidad de negocio |
| Cuenta (Account) | Ficha de una empresa cliente |
| Contacto | Ficha de una persona física vinculada a una cuenta |
| Asunto (Potencial) | Oportunidad comercial con un importe y una probabilidad de cierre |
| Estatuto | Indicador del avance del cliente potencial en el ciclo de calificación |
| Fuente | Origen del cliente potencial (cómo se ha captado) |
| Responsable | Usuario de Kafinea encargado del seguimiento del cliente potencial |