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Interfaz general de Kafinea
Kafinea permite importar y exportar datos de varias formas, según tus necesidades: manualmente a través de archivos CSV o de forma automatizada mediante la API. Esta guía te guiará en cada uno de estos métodos, tanto si deseas cargar tus datos existentes al configurar Kafinea como si quieres exportar información de forma puntual.
1. Importar datos desde un archivo CSV #
La importación CSV es el método más habitual para incorporar un gran volumen de datos en Kafinea. El proceso se desarrolla en tres pasos.
Iniciar la importación #
Desde cualquier módulo, haz clic en el botón «Importar» situado en la parte superior derecha de la lista. Se abrirá el formulario de importación correspondiente a ese módulo.
Paso 1 — Cargar el archivo CSV #
Selecciona tu archivo CSV y, a continuación, especifica:
- si el archivo contiene una línea de encabezado
- la codificación de caracteres (UTF-8, ISO-8859-1…)
- el símbolo delimitador (coma, punto y coma, barra vertical o signo de intercalación)
Paso 2 — Gestionar los duplicados #
Elige cómo tratar los registros que ya existen en Kafinea:
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Aplastar | Sustituye las fichas existentes por los nuevos datos |
| Combinar | Actualiza únicamente los campos rellenados en el archivo |
| Ignorar | Mantiene las fichas existentes tal y como están |
Seleccione los campos que se utilizarán para detectar la correspondencia entre una fila del archivo CSV y un registro existente (por ejemplo: la dirección de correo electrónico, el número de cliente, etc.).
Nota: Este paso es opcional. Si tus datos son completamente nuevos, puedes saltártelo.
Paso 3 — Asignar los campos #
Asigna cada columna de tu archivo CSV a un campo del módulo Kafinea. También puedes:
- Introducir un valor por defecto para un campo que no aparece en el archivo
- Guarda la asignación (casilla «Guardar esta asignación») para volver a utilizarla en futuras importaciones con una estructura de archivo similar
Consejo: Si falta algún campo en Kafinea, puedes crearlo directamente desde el gestor de diseño sin salir del proceso de importación.
Haz clic en «Importar » para iniciar el proceso.
2. Exportar datos en formato CSV #
Puede exportar datos en cualquier momento desde cualquier módulo.
Iniciar la exportación #
En la lista de un módulo, haz clic en Más > Exportar. Tienes tres opciones:
| Opción | Ámbito |
|---|---|
| Exportar los registros seleccionados | Solo las fichas marcadas en la lista |
| Exportar los datos de la página actual | Todas las fichas visibles en la página actual |
| Exportar todos los datos | Todas las fichas del módulo |
El archivo CSV generado se puede abrir en una hoja de cálculo o importar a otro sistema.
3. Automatizar el intercambio de datos a través de la API #
Además de las operaciones manuales, Kafinea cuenta con una API que permite automatizar la importación y exportación de datos con el resto de sus programas especializados.
Lo que permite la API #
- Importación automática: un programa externo envía datos a Kafinea (por ejemplo, pedidos desde una tienda online)
- Exportación automática: Kafinea envía datos a un sistema externo (por ejemplo, una lista de piezas que hay que fabricar a un programa de producción)
- Activación mediante flujo de trabajo : los flujos de trabajo de Kafinea pueden activar automáticamente estos intercambios según las reglas de negocio que usted defina
Ejemplo: Una empresa que cuente con una cadena de montaje robotizada puede sacar partido de la API de Kafinea: por cada nuevo pedido de un cliente, Kafinea envía automáticamente la lista de productos que hay que fabricar (exportación) y, a continuación, recibe la confirmación de que la fabricación ha finalizado (importación). A continuación, un flujo de trabajo envía una notificación al cliente para informarle de que su pedido está en proceso de envío.
Nota: La API permite intercambios en tiempo real o programados. Para obtener más información, consulta la documentación de la API de Kafinea.
4. Preguntas frecuentes #
¿Qué formatos de archivo se admiten para la importación?
Kafinea solo admite archivos en formato CSV. Si tus datos están en una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets…), expórtalos primero a CSV.
¿Puedo cancelar una importación?
No, una importación no se puede cancelar automáticamente. Comprueba bien tu archivo y los parámetros de asignación antes de iniciar la operación. En caso de error, tendrás que corregir los registros manualmente o realizar una nueva importación con la opción «Sobrescribir».
Importante: Antes de realizar cualquier importación masiva, se recomienda realizar una prueba con un archivo que contenga solo unas pocas líneas para comprobar la correspondencia de campos y el tratamiento de los duplicados.
¿Gestiona la importación las relaciones entre módulos?
Sí, puede asignar un campo de su archivo CSV a un campo de relación (por ejemplo, vincular un contacto a una organización existente). La correspondencia se establece en función del campo que elija como clave de relación.
¿Puedo programar una importación automática periódica?
Las importaciones CSV son manuales. Para importaciones periódicas y automatizadas, utiliza la API de Kafinea, que te permite programar intercambios de datos con tus otros sistemas.
¿Cómo exportar solo determinados registros?
Utiliza las listas para filtrar los registros que desees, márcalos y, a continuación, haz clic en Más > Exportar > Exportar los registros seleccionados.