En esta página se explica cómo Kafinea recibe automáticamente las facturas (y las notas de crédito) que tus proveedores emiten a través de la plataforma asociada, y cómo puedes gestionarlas a continuación.
Nota: Para consultar el marco legal, el calendario, el widget «Facturación electrónica» y el estado operativo consolidado, consulte la página de referencia La facturación electrónica.
A partir del 1 de septiembre de 2026, todas las empresas deberán estar en condiciones de recibir sus facturas por vía electrónica. Kafinea cumple con esta obligación de forma nativa, sin que usted tenga que hacer nada: no es necesario introducir ningún dato manualmente para los proveedores conectados a la plataforma.
1. Cómo se reciben las facturas #
- Las nuevas facturas emitidas por tus proveedores se descargan automáticamente desde la plataforma.
- Cada factura recibida crea automáticamente un registro de «Factura de proveedor» en Kafinea. El mismo mecanismo se aplica a las notas de crédito: una nota de crédito recibida crea un registro de «Nota de crédito de proveedor».
- El PDF legible (Factur-X) se adjunta a la ficha siguiendo el procedimiento estándar para archivos adjuntos.
- El widget «Facturación electrónica» aparece inmediatamente en la ficha, con la etiqueta «Pendiente» (naranja).
Consejo: No tienes que hacer nada para iniciar la importación. Si quieres comprobar que has recibido una factura concreta, abre cualquier ficha de ese proveedor y haz clic en «Sincronizar con la plataforma» en el widget.
2. Qué hacer en recepción #
Una factura recibida por vía electrónica se gestiona igual que una factura introducida manualmente. Para conocer los pasos detallados, consulte Las facturas de proveedores. En resumen:
- Comprueba los datos de la factura (importes, partidas, IVA, fecha de vencimiento).
- Si es necesario, compárela con una orden de compra o un albarán de entrega.
- Valida la factura y, a continuación, programa y registra el pago.
- Notifica a la plataforma el estado de avance mediante el botón «Modificar el estado» del widget (véase el apartado 3).
Consejo: Si la factura se ha introducido manualmente antes de recibirla por vía electrónica, conserva el registro creado automáticamente por la plataforma e introduce en él cualquier información específica (conciliación con una orden de compra, pago ya registrado, etc.) y, a continuación, elimina el registro manual duplicado. El registro procedente de la plataforma es el que sirve de referencia para las notificaciones de estado enviadas al proveedor.
3. Notificar al proveedor a través de Kafinea #
El botón «Modificar estado» del widget permite informar al proveedor sobre el estado de tramitación. En el módulo de Compras, las acciones disponibles son las mismas tanto para las facturas de proveedores como para los abonos de proveedores:
| Acción | Cuándo utilizarlo |
|---|---|
| Introducción | Ha recibido la factura y está empezando a tramitarla. |
| Aprobada | La factura ha sido validada en su totalidad. |
| Aprobada parcialmente | Acepta la factura, pero con una salvedad (motivo obligatorio). |
| Cuestionada | Usted impugna la totalidad o parte de la factura (es obligatorio indicar el motivo). |
| Suspensa | Suspende el tratamiento a la espera de recibir más información (motivo obligatorio). |
| Rechazada | Rechaza la factura (motivo obligatorio). |
| Pago emitido | Ha realizado el pago (importe y moneda solicitados). |
Dependiendo de la acción seleccionada, aparecerá una ventana en la que se solicitará información adicional:
- Motivo obligatorio para «Rechazada», «Suspendida», «Impugnada» y «Aprobada parcialmente »: Kafinea ofrece la lista de motivos reconocidos por la plataforma.
- Es obligatorio escribir un comentario si eliges la opción «Otro».
- Importe y moneda del pago emitido: se rellenan automáticamente a partir de la factura, pero se pueden modificar.
Importante: No se envía ningún estado con valores predeterminados ocultos. Si falta algún dato obligatorio (concepto, importe, divisa) o este no es válido, la operación se bloquea y se muestra un mensaje claro.
Consejo: Una vez enviado el estado, el icono del widget se actualiza automáticamente al cabo de unos segundos. La plataforma notifica al proveedor por tu parte, sin que tengas que escribirle.
4. Preguntas frecuentes #
Mi proveedor dice que me ha enviado una factura, pero no la veo en Kafinea. ¿Qué puedo hacer?
Abre cualquier ficha de este proveedor (o una de sus facturas ya registradas) y haz clic en «Sincronizar con la plataforma» en el widget. Si la factura sigue sin aparecer, comprueba con tu proveedor que el número SIREN del destinatario que ha introducido por su parte coincide con el número SIREN de tu empresa en Kafinea: este identificador es el que se utiliza para el envío.
¿Puedo seguir introduciendo manualmente las facturas de proveedores?
Sí. Mientras no estén todos sus proveedores conectados a la plataforma, o en casos concretos (como facturas extranjeras que quedan fuera del ámbito de aplicación), la introducción manual seguirá siendo totalmente posible y se mantendrá.
¿Qué pasa con el OCR de las facturas de proveedores?
El OCR sigue siendo útil para los proveedores que aún no emiten facturas electrónicas. En el caso de las facturas que llegan a través de la plataforma, los datos ya están estructurados (XML Factur-X): Kafinea rellena directamente los campos y no es necesario recurrir al OCR. Véase «OCR de facturas asistido por IA».
He recibido la misma factura por duplicado (en papel y en formato electrónico). ¿Cómo puedo fusionarlas?
Guarde el registro creado por la plataforma, ya que es el que contiene el identificador utilizado para las notificaciones de estado. Introduzca en él la información específica que había introducido manualmente (conciliaciones, pagos, etc.) y, a continuación, elimine el registro duplicado creado manualmente.
¿Tengo que hacer clic siempre en «Modificar el estado»?
No, no es obligatorio, pero sí muy recomendable: así tu proveedor sabrá en qué fase del proceso se encuentra su factura en Kafinea. Como mínimo, recuerda marcar la factura como «Aprobada» (o «Rechazada» o «Impugnada», según el caso) y, después, como «Pago emitido» cuando la abones.