La situación #
Algunas actividades se basan en una amplia red de colaboradores puntuales
que se movilizan para misiones breves, repartidas por numerosos lugares. Es necesario
asignar personal rápidamente, asegurarse de que cada persona solo vea las misiones que le
corresponden y llevar un control de las presencias sobre el terreno.
El ejemplo más ilustrativo es el de una empresa de inventarios: moviliza
a miles de inventaristas en cientos de puntos de venta, en
franjas horarias muy cortas, a veces varios cientos de encargos en un mismo mes. Cuando un
responsable anuncia que una operación está confirmada, cientos de personas se
conectan casi al mismo tiempo para reservar su plaza.
El mismo patrón se repite en muchas otras profesiones: véase la tabla de
correspondencia al final de la página.
El objetivo n. º
- Cada participante solo ve las tareas que le corresponden.
- Se registra por su cuenta, desde su teléfono, en unos segundos.
- Justifica su presencia en el lugar mediante un código de identificación.
- La organización crece sin perder capacidad de respuesta.
Configuración paso a paso #
1. Modelar a los participantes #
Describa su base de datos de candidatos en el módulo «Personas», indicando los campos que se utilizarán para
segmentarlos: zona geográfica, competencias, cualificaciones y disponibilidad.
2. Crear listas y limitar la visibilidad #
Crea listas de personas según criterios (zona, cualificación…) y
asigna esas listas a las tareas para que cada una de ellas solo sea visible para las
personas adecuadas. Este es el núcleo del sistema, descrito en detalle en
Proteger las intervenciones mediante listas de personas.
3. Abrir el espacio para los participantes #
Otorga acceso alespacio para colaboradores: allí, tus colaboradores pueden consultar las misiones
activas, inscribirse, cancelar su participación si es necesario y consultar su historial. Ver
El espacio para colaboradores.
4. Gestionar el terreno: presencia y tiempo de trabajo #
Una vez allí, el colaborador presenta su código de identificación para confirmar su
presencia. Cuando las misiones se refieren a empleados, Kafinea
gestiona además de forma integral las hojas de horas (registro y seguimiento del
tiempo de trabajo); véase
Las hojas de horas.
Ten en cuenta la zona horaria de los lugares remotos (por ejemplo, en el extranjero):
Las fechas y los límites de las jornadas se tienen en cuenta según la zona horaria de
el ponente.
5. Control en tiempo real a través de la API #
Para las organizaciones que gestionan una torre de control de operaciones,
Kafinea ofrece una API. De este modo, puede transferir en tiempo real
el estado de las inscripciones, las asistencias y las misiones a sus propios
cuadros de mando o herramientas de terceros. Consulte
la API de Kafinea.
¿Por qué Kafinea se mantiene en la escala #
- Visibilidad controlada: cada intervención solo es visible para las personas adecuadas
, y esta norma se aplica de verdad (no es un simple filtro
de visualización). - Listas extensas que se mantienen fluidas: incluso con miles de participantes y
de intervenciones, las pantallas siguen respondiendo con rapidez. - Picos de conexiones absorbidos: en caso de avalancha de inscripciones, las plazas se asignan
sin sobre-reserva.
Este modelo se aplica en muchos sectores #
El inventario no es más que un ejemplo. El mismo sistema —una cantera de personas, listas
que limitan la visibilidad, inscripción autónoma, presencia sobre el terreno—
se aplica a numerosas actividades:
| Empresas | Ponentes | Lo que se configura |
|---|---|---|
| Stock en tienda | Inventaristas | Listas por zona y categoría; presencia in situ |
| Organización de eventos | Recepcionistas | Listas por evento y competencia; control de acceso |
| Promoción comercial / merchandising | Animadores, promotores | Listas por marca y sector; presencia en los puntos de venta |
| Seguridad / vigilancia | Agentes | Listas por centro y autorización; asistencia por turno |
| Limpieza | Productos de limpieza | Listas por sector; presencia por sede |
| Manipulación de mercancías estacional | Operarios de manipulación | Listas por almacén y disponibilidad; disponibilidad por franja horaria |
En cualquier caso, el esquema es siempre el mismo: describir a las personas, crear
listas, abrir convocatorias, permitir que los participantes se inscriban y, a continuación,
realizar un seguimiento de la presencia sobre el terreno.