Esta página está dirigida a los administradores y responsables que preparan las
intervenciones. Para ver la perspectiva sobre el terreno, consulte
El espacio del ponente.
El objetivo n. º
Cuando se involucra a muchos participantes, lo ideal es que cada
intervención solo sea visible para las personas adecuadas: aquellas de la zona geográfica adecuada
, con la cualificación adecuada o que cumplan cualquier otro criterio.
Para eso sirven las listas de personas.
El principio es sencillo: se vincula una lista de personas a una
actividad. Solo las personas que cumplan los criterios de esa lista verán
la actividad en su espacio y podrán inscribirse en ella. Cada actividad puede
vincularse a una lista diferente.
Paso 1: Describe a tus partes interesadas #
Introduzca los datos de sus colaboradores en el módulo «Personas», utilizando los campos que le
servirán para segmentarlos: zona geográfica, competencias, disponibilidad,
estatus… Cuanto más precisos sean sus criterios de segmentación, más
pertinentes serán sus listas.
Paso 2 – Crear listas de personas #
En el módulo «Personas», cree listas (vistas filtradas) que se adapten a
sus necesidades, por ejemplo:
- una lista de «Intervinientes – zona Norte»;
- una lista de «Profesionales cualificados: inventario»;
- una lista de «Disponibles los fines de semana».
Una lista se define mediante unos criterios: cualquier persona que cumpla dichos
criterios pasa automáticamente a formar parte de la lista, sin necesidad de intervención manual.
Para que cualquiera pueda participar en una intervención, solo tienes que vincularla a una
lista que incluya a todas las personas.
Paso 3: adjuntar una lista a una intervención #
En la tarea del proyecto (la actividad), seleccione la lista de personas
autorizadas e indique que la actividad admite inscripciones a través de
el espacio para participantes. Especifique el número de plazas deseadas.
A partir de ahí:
- solo las personas de la lista pueden ver la publicación;
- pueden inscribirse mientras queden plazas disponibles;
- Las demás personas no ven nada de esta intervención.
Importante: nadie puede ver una entrada si no se ha incluido en una lista. Es un
voluntario: mientras no se haya designado quién puede ver una entrada,
esta permanecerá oculta.
Seguridad real, no solo un filtro de visualización #
La lista de personas no es solo un filtro de visualización: la autorización se
vuelve a comprobar con cada inscripción y cada cancelación. Por lo tanto, una persona no puede
eludir la norma para inscribirse en una actividad a la que no tiene
acceso.
Notificar a las personas afectadas #
Cuando se abre una intervención, Kafinea puede enviar un correo electrónico a las
personas de la lista autorizada para que se inscriban rápidamente, lo cual resulta
útil cuando hay que cubrir una intervención con urgencia.
Mantener la carga #
Este mecanismo está diseñado para grandes volúmenes: miles de ponentes y
de ponencias, con picos de inscripciones cuando muchas personas se
conectan al mismo tiempo. Las listas se pueden consultar con fluidez incluso a gran
escala, y las plazas se asignan sin sobreventa.