📍 ¿Cómo se accede a esta función?
Menú principal > Ventas > Pedidos de clientes > abrir un pedido > sección «Facturación periódica»
La facturación periódica permite generar automáticamente facturas a los clientes a intervalos regulares a partir de un pedido de cliente. Este modo resulta especialmente adecuado para suscripciones, contratos de mantenimiento, alquileres o cualquier servicio que se facture de forma periódica.
La recurrencia se configura directamente en el pedido del cliente: solo tienes que definir la frecuencia, el periodo y el contenido de las facturas, y Kafinea se encarga de emitirlas a lo largo del tiempo, sin necesidad de intervención manual.
1. Activar la recurrencia #
- Abre el pedido de cliente correspondiente (Menú principal > Ventas > Pedidos de cliente)
- En el bloque «Facturación periódica», activa la opción «Activar periodicidad»
- Configura los ajustes básicos:
- Frecuencia: diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral o anual
- Inicio / Fin: el periodo durante el cual se generarán las facturas
- Plazo de pago: el plazo de pago aplicable a las facturas emitidas (p. ej.: 30 días netos, 45 días netos, 60 días netos)
- Estado de la factura: el estado inicial asignado a cada factura generada (p. ej.: Creada automáticamente, Enviada, etc.)
Consejo: la facturación periódica se basa en un pedido de cliente. Si vas a facturar una suscripción, crea primero el pedido con las líneas de productos o servicios correspondientes y, a continuación, activa la periodicidad en dicho pedido.
2. Tema dinámico de las facturas #
El campo «Asunto de la facturación periódica» permite definir un modelo de título para las facturas generadas. Este modelo puede contener variables dinámicas que se sustituirán automáticamente por los valores correspondientes a la fecha de la factura:
| Variable | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
{YYYY} |
Año con cuatro dígitos | 2026 |
{YY} |
Año en dos cifras | 26 |
{MM} |
Mes de dos dígitos | 03 |
{MMM} |
Nombre del mes | Marzo |
{DD} |
Día de dos dígitos | 01 |
{Q} |
Trimestre (1 a 4) | 1 |
Ejemplo: el tema Abonnement {MMM} {YYYY} generará facturas con el título «Suscripción de marzo de 2026», «Suscripción de abril de 2026», etc.
Es bueno saberlo : puedes forzar el idioma del nombre del mes añadiendo
{lang_xx_xx}en el asunto (p. ej.:{lang_en_us}(para ver los meses en inglés).
3. Fecha preferida del documento n. º
El campo «Fecha predeterminada del documento» permite controlar con precisión la fecha que se incluirá en cada factura generada. Las opciones disponibles son:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Fecha de creación | La factura lleva la fecha del día en que el sistema la genera efectivamente |
| Último día del periodo anterior | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 31 de marzo |
| Primer día del periodo actual | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 1 de abril |
| Último día del periodo actual | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 30 de abril |
| Primer día del próximo periodo | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 1 de mayo |
| Último día del próximo periodo | Ej.: para una recurrencia mensual en abril, la factura tendrá fecha del 31 de mayo |
Es bueno saberlo: el concepto de «período» se adapta automáticamente a la frecuencia seleccionada. En el caso de una recurrencia trimestral, el período corresponde a un trimestre; en el caso de una recurrencia anual, a un año, etc.
4. Incorporación automática de consumos #
La facturación periódica puede integrar automáticamente los consumos (lecturas de consumo) registrados en Kafinea. Hay tres parámetros que permiten configurar esta función:
- Incluir consumos: elija si desea incluir los consumos del periodo correspondiente a la fecha de la factura, del periodo anterior o no incluir ninguno
- Filtrado de consumos: seleccione un filtro personalizado para limitar los consumos que se van a incluir
- Agrupación de consumos: agrupa las líneas de consumo por período o por mes
Es bueno saberlo: esta función resulta especialmente útil para los contratos del tipo «suscripción + consumo variable» (por ejemplo: tarifa plana de teléfono, alquiler de material con contador, etc.). Para obtener más información, consulta «La facturación del consumo de artículos».
5. Facturar a la empresa matriz #
La opción «Facturar a la empresa matriz» permite redirigir automáticamente la facturación a la cuenta principal (empresa matriz) del cliente. Cuando esta opción está activada, las facturas generadas por la recurrencia se emitirán a nombre de la cuenta principal, en lugar de a nombre de la cuenta del cliente del pedido.
6. Generación automática y recuperación #
Una vez activada la recurrencia, el sistema genera automáticamente una factura según la frecuencia definida. Las facturas generadas se vinculan al pedido original y recogen las mismas líneas de productos, importes e impuestos.
Importante: la facturación periódica se lleva a cabo mediante un proceso automático en segundo plano. Si el proceso se interrumpe, las facturas pendientes se generarán automáticamente en la siguiente ejecución: el sistema detecta los vencimientos pasados que no se han procesado y genera todas las facturas correspondientes.
7. Cuadro de mando de seguimiento #
Kafinea ofrece un panel de control específico, «Análisis de la facturación recurrente», al que se puede acceder desde la lista de facturas de clientes (Menú principal > Ventas > Facturas de clientes, menú de acciones de la lista). Permite supervisar todos los pedidos con recurrencia activa y muestra, para cada pedido:
- El cliente, el importe y la frecuencia
- La próxima fecha de generación y la fecha ajustada según las preferencias
- Las facturas ya generadas para el período actual
- Las anomalías detectadas automáticamente: factura faltante, duplicado, discrepancia en el importe, correo electrónico faltante, incoherencia en la cuenta o la organización
Es bueno saberlo: este panel de control es una herramienta muy útil para garantizar que la facturación periódica funcione correctamente y para identificar rápidamente las situaciones que requieren una intervención.
8. Detener la recurrencia #
Para desactivar la generación automática de facturas, abre el comando correspondiente y:
- desactiva la opción «Activar recurrencia», o
- Modifica la «Fecha de finalización » para establecer la fecha en la que finaliza la recurrencia.
Es bueno saberlo: incluso después de finalizar el pedido, los parámetros de recurrencia siguen pudiendo modificarse (activación, frecuencia, fechas, preferencias). Esto permite ajustar la facturación recurrente sin tener que crear un nuevo pedido.
9. Preguntas frecuentes #
¿En qué documento se activa la facturación periódica? #
En un pedido de cliente. La periodicidad se configura en el bloque «Facturación periódica » de la ficha del pedido.
¿Qué ocurre si el servidor está fuera de servicio en la fecha de vencimiento de una factura? #
No se pierde ninguna factura. El procesamiento automático recupera los vencimientos anteriores que no se hayan tramitado en su próxima ejecución y genera las facturas que faltan.
¿Se pueden incluir consumos variables en las facturas periódicas? #
Sí. El módulo «Facturación periódica» permite añadir automáticamente los consumos del periodo, con opciones de filtrado y agrupación.
¿Cómo puedo comprobar que todo funciona correctamente? #
Utiliza el panel de control «Análisis de la facturación recurrente», que muestra los pedidos recurrentes activos y señala automáticamente las anomalías.